Gérer ses formations avec AIDA
L’implémentation d’AIDA est effective en France à partir de septembre 2014. Ainsi, les entreprises peuvent s’équiper de ce nouveau moyen de paiement virtuel, aussi bien pour les besoins individuels que pour les besoins groupes et formations.
Dans le cadre des formations des entreprises (formations des salariés, formations continues, séminaires internes ou gestion de groupes de petite capacité), la solution CDS AIDA va permettre de réserver, régler et dématérialiser l’intégralité du flux de facturation.

Process d’accompagnement des formations
• Toute grande entreprise dispose aujourd’hui en interne d’universités, de campus ou de centres de formations pour accompagner les collaborateurs dans leur développement professionnel.
• Les budgets alloués à ces formations sont en majorité détachés sous des centres de coûts multiples et délocalisés dans les régions.
• Les collaborateurs responsables de l’organisation des formations peuvent désormais accéder à l’outil de CDS intégrant l’offre de paiement AIDA d’AirPlus. Depuis leur centre de formation, ils accèdent à l’offre hôtel dédiée ainsi qu’aux accords cadres négociés en centrale par la Direction des achats. Ils réservent ensuite en ligne avec disponibilité immédiate pour des groupes de 6 à 15 personnes en moyenne.
• Les établissements reçoivent une carte virtuelle du montant moyen du groupe de la formation pour garantir le règlement.

L’hôtel peut, au choix, et, en fonction des conditions générales de vente, débiter sous forme d’acompte plusieurs montants cumulables identiques au montant global de la réservation. Ceci permet la maitrise des acomptes et de limiter la prestation en excluant les extras.
• Le ou la chargé(e) de formation peut, le jour de la formation, actualiser le nombre de participants et ainsi modifier le montant réel à débiter.

Une fois la formation passée, l’hôtel débite l’intégralité de la prestation à J+2 en date de check out.
• L’entreprise ne gère plus les dépenses (acompte, règlement, solde) de manière manuelle; un relevé mensuel est envoyé au centre de coût, reprenant les codes nécessaires internes (code de la formation, numéro de projet, numéro de matricule des profils…).
• Les montants sont affichés en HT isolant ainsi la TVA récupérable sur ce type de prestation. La facture est entièrement dématérialisée et intégrable avec les partenaires d’AirPlus (Cegedim par exemple) pour atteindre le « zéro papier ».

Totalement no touch, la solution CDS intégrant AIDA répond en France aux attentes liées aux déplacements individuels comme aux besoins de réservation groupe avec pour points forts :
• la réservation immédiate groupe,
• l’accès à la politique hébergement négociée pour l’individuel,
• la dématérialisation des flux de paiement et de facturation,
• le reporting analytique ainsi que la sécurité.

C’est un gain optimal de production pour les responsables et les directeurs administratifs et financiers des entreprises.

Fonctionnement CDS AIDA en Bref
• A chaque réservation, une carte Mastercard est envoyée à l’hôtelier qui bénéficie ainsi d’une garantie de paiement et d’un moyen de paiement paramétré selon les conditions d’achats de chaque entreprise.
• Les entreprises peuvent maîtriser leur dépense hôtel et régler AirPlus selon les délais négociés.
• Les achats et les directions financières bénéficient d’un reporting de niveau 3.
• Les reportings sont consolidés sur une même interface AIM (AirPlus Information Manager, outil de reporting).

Les bénéfices de la solution AIDA Mastercard résident dans la possibilité de pouvoir régler toutes les dépenses hôtelières auprès d’un seul partenaire financier au moyen d’un seul règlement mensuel tout en bénéficiant des avantages de la carte virtuelle, notamment le contrôle à priori de la dépense et l’accès aux hôtels économiques.