Cet outil va révolutionner le mode de fonctionnement des équipes de comptabilité fournisseurs, et notamment les centres de services partagés et les Global Business Services qui traitent chaque jour des milliers de factures et de transactions back-office via une myriade de systèmes financiers. Les équipes de comptabilité fournisseurs pourront ainsi mieux équilibrer la répartition de la charge de travail en ayant une idée plus précise des tâches accomplies par chaque collaborateur, comme par exemple le nombre de factures traitées par jour.

Ces équipes sont indispensables pour limiter les arriérés de factures et respecter les accords de niveau de service (SLA) conclus avec les fournisseurs. Cependant, par manque de visibilité sur les activités de leurs équipes, les responsables ont souvent du mal à optimiser la répartition de la charge de travail et à contrôler les performances individuelles. Le tableau de bord ‘AP Team Performance’ et la fonctionnalité ‘Workload Management’ de Basware sont les premiers outils permettant aux responsables de la comptabilité fournisseurs de remédier à ces problèmes.

Tableau de bord ‘AP Team Performance’

Le tableau de bord ‘AP Team Performance’ fournit la visibilité nécessaire pour améliorer la productivité collective et individuelle de l'équipe. Les équipes de comptabilité fournisseurs pourront surveiller les indicateurs clés de performance de chaque collaborateur et les délais de traitement des factures.

Le tableau de bord mesure le volume de factures entrantes et traitées par jour, ainsi que la durée moyenne du traitement à chaque étape. Les responsables peuvent ainsi dégager des tendances saisonnières dans ce domaine et prévoir la charge de travail et l'affectation des ressources en conséquence. Ils peuvent également suivre le nombre de factures traitées par chaque membre et effectuer des comparaisons, identifier les plus performants et remédier à tout éventuel déséquilibre ou engorgement.

Workload Management

Basware a également lancé sa fonctionnalité ‘Workload Management’ (gestion de la charge de travail) qui permet d'automatiser la répartition des factures à traiter au sein de l'équipe selon des règles prédéfinies. Les responsables des équipes de comptabilité fournisseurs peuvent désormais prendre des décisions plus éclairées et classer les factures par ordre d’urgence et d’importance, et obtenir ainsi toutes les clés en main pour respecter les accords de niveau de service (SLA).

L'outil propose un indicateur qui précise depuis combien de temps une facture est en attente de traitement à chaque étape du processus, ce qui permet aux équipes de mieux gérer les arriérés selon une méthode FIFO (premier entré, premier sorti). Grâce à cette fonctionnalité en temps réel, les responsables peuvent répartir le travail avec uniformité et efficacité, et garantir ainsi l’optimisation des ressources et la ponctualité des traitements.

Pour Perttu Nihti, Chief Product Officer chez Basware : « L’efficacité des opérations financières de nos clients repose sur une équipe de comptabilité fournisseurs efficace. Pour la première fois, nous offrons à nos clients une visibilité sur la charge de travail de leurs équipes et la possibilité d’optimiser leurs performances. Nos dernières solutions visent à rendre les équipes de comptabilité fournisseurs plus flexibles, plus productives et plus autonomes. Ce produit confirme notre engagement à conjuguer automatisation et valeur pour le client. Nous avons déjà constaté les avantages que ces informations procurent à un grand nombre de nos clients internationaux (plus de 100) dans le domaine des Global Business Services et des centres de services partagés. Par exemple, certains de nos clients disposent d'une équipe de comptabilité fournisseurs de 50 personnes qui gère des millions de factures par an. Auparavant, la gestion de leur charge de travail et l'affectation de leurs ressources reposaient sur des données quotidiennes et des fichiers Excel. Grâce à nos outils de productivité, ils sont désormais en mesure d’y consacrer moins d’heures par jour, d'accélérer le traitement des factures et de renforcer l’autonomie de leurs équipes ».