Eurécia, éditeur de logiciels SaaS de gestion des ressources humaines et management, annonce que son module de gestion des notes de frais a été retenu par Chronodrive, filiale du Groupe Auchan, pionnière des courses en ligne à charger en magasin. Une trentaine de collaborateurs de la société a commencé à utiliser la solution en 2009. Aujourd’hui, plus de 120 utilisateurs sur l'ensemble du territoire sont remboursés sous 10 jours des frais engagés, grâce à la fluidification du processus générée par la mise en place de l’outil en mode SaaS.
 
Chronodrive, pionnier des courses drive
Faire ses courses depuis son ordinateur, smartphone ou tablette, et les récupérer deux heures après en magasin, prêtes à être chargées dans le coffre de sa voiture : c'est le concept lancé en 2002 par Chronodrive. Un pari réussi : aujourd'hui, la filiale du Groupe Auchan emploie plus de 3 000 collaborateurs, et couvre une grande partie du territoire national avec 70 magasins et de nouvelles ouvertures prévues.
 
Les notes de frais, des directeurs de magasins et des collaborateurs nomades chargés de trouver de nouvelles implantations pour Chronodrive, étaient initialement gérées au format papier. En pleine croissance, la société décide, fin 2008, de s’équiper d’un logiciel pour dématérialiser ce processus, automatiser les circuits de contrôle et de validation, et réduire les délais de remboursement.
 
Le SaaS, premier critère de sélection
En charge du projet, le service comptable de Chronodrive se met alors en quête d’une solution, avec un critère de sélection prioritaire : un outil accessible en ligne pour permettre aux utilisateurs itinérants de saisir leurs frais partout, et éviter de trop lourds investissements en termes de déploiement et mise à jour du logiciel.
 
Suite à une recherche sur Internet, deux solutions sont identifiées, et leurs éditeurs respectifs contactés. Le choix de Chronodrive s’arrête sur le module notes de frais d'Eurécia pour son ergonomie, sa flexibilité en termes de paramétrages, sa capacité à s'interfacer avec l'ERP dédié au secteur de la grande distribution ainsi qu’au système comptable de l'entreprise, et ses rapports faciles à personnaliser.
 
Après seulement quelques semaines de paramétrage et d'interfaçage avec le reste du système d'information, Eurécia est déployé début 2009, sans nécessiter d'accompagnement spécifique : en dehors de la formation de l'administrateur du système, la trentaine d'utilisateurs alors concernés par le remboursement des notes de frais a pu rapidement prendre en main la solution.
 
Objectif : remboursement des notes de frais sous 10 jours
Aujourd'hui, 120 utilisateurs utilisent le logiciel : après avoir enregistré leurs dépenses et joint leurs justificatifs scannés, la demande de validation est automatiquement envoyée à leur N+1. Dès que la note de frais est validée, le service comptabilité est notifié : il n’a plus qu’à la contrôler, exporter les données dans l'ERP, et procéder à la mise en paiement. « Nous demandons néanmoins aux collaborateurs de nous adresser une copie papier de la note de frais et les originaux des justificatifs, pour des raisons d’archivage. La note de frais est mise en paiement dès réception de ces éléments », indique Philippe Michaux, Responsable Comptabilité de Chronodrive.
 
Pour Chronodrive, les objectifs de simplification du processus et de réduction du temps de traitement des notes de frais ont été remplis. Suite à la mise en place d’Eurécia, le remboursement des notes de frais est désormais réalisé sous 10 jours. Si bien que, depuis 2014, c’est même un engagement pris par le service comptabilité auprès des collaborateurs de Chronodrive. Les rapports et tableaux de bord d'analyses fournis par Eurécia permettent en outre aux personnes en charge du contrôle de gestion de disposer d'une meilleure visibilité sur les coûts, par type de dépenses ou par projet. Très satisfait de l’outil, Chronodrive songe à activer le contrôle automatique des dépassements, afin de gagner encore en efficacité dans le traitement des notes de frais.