Le thème de la croissance verte et de la transition énergétique, l’objectif d’une économie décarbonée, sont au cœur des préoccupations des pouvoirs publics et des marchés et sous le regard attentif des citoyens et consommateurs que nous sommes tous. Parallèlement, l’accélération et la personnalisation de la relation client induites par le digital exigent de fluidifier les processus internes. Et la meilleure façon d’y parvenir est de réduire l’effort collaborateur, c’est-à-dire la complexité d’accès et d’échange de l’information. Cette exigence en rejoint une autre. La nécessité d’adapter rapidement les méthodes de travail et les outils de l’entreprise aux nouvelles générations de collaborateurs. Car ceux-ci ne veulent plus expérimenter en entreprise ces obstacles au partage de l’information que la technologie leur a permis d’éliminer de leur vie privée. Il est intéressant de noter que la convergence de ces deux attentes, environnementales, et business, s’effectue à deux niveaux.

D’abord parce que ces deux objectifs se rejoignent dans leurs effets : éviter d’imprimer plusieurs fois un document, par exemple un courrier de réclamation client, c’est économiser de l’énergie et des ressources. Mais aussi simplifier le travail du collaborateur et répondre plus rapidement à la demande du client.

Ensuite parce que ces deux exigences s’inscrivent dans le temps long. Parce qu’elles dessinent déjà le futur des entreprises et de leur rapport à la société et à l’environnement. Et enfin, et peut-être surtout, parce qu’elles constituent désormais des critères majeurs de l’évaluation continue des entreprises par leurs clients et, peut-être plus important encore, par leurs collaborateurs. Ces derniers, satisfaits de leur façon de travailler, insuffleront alors naturellement une dynamique positive aux clients.

Bonnes technologies pour bonnes pratiques
Chacun le constate dans sa vie personnelle, le numérique augmente l’individu plus qu’il ne lui dispute son potentiel. Les plateformes collaboratives, les réseaux sociaux, et aujourd’hui l’interconnexion intelligente de tous les moyens de partage d’information dans les entreprises -Tableau blanc interactif, visioconférence, vidéoprojection, solutions documentaires, applications métiers embarquées sur multifonctions - permettent à chacune et à chacun d’accéder à l’information quand il en a besoin sans effort superflu : Mobilité et simplicité d’utilisation sont totales. La collaboratrice ou le collaborateur peut ainsi se concentrer sur ce qu’il sait faire de mieux, exprimer son intelligence métier, faire parler son intuition et sa créativité. Interconnectées et interactives, ces mêmes technologies coopèrent pour éliminer les déplacements inutiles, grâce à la visioconférence par exemple. Elles permettent de mieux exploiter les espaces de travail et de réunion en s’orientant vers le flex office par l’utilisation des vidéoprojecteurs à courte focale « bords de table », faciles à installer dans n’importe quel espace bureau. Sans parler de tableaux blancs partagés qui permettent à plusieurs équipes, distantes chacune de plusieurs centaines de kilomètres, de travailler simultanément sur le même plan d’un bâtiment. Ou encore de l’utilisation d’imprimantes 3D pour accélérer le prototypage industriel ou pour donner une seconde vie à des équipements, parce que l’on est désormais capable d’imprimer à la demande les pièces détachées nécessaires pour une maintenance. On le voit par ces exemples, la promesse n’est pas seulement celle d’un collaborateur augmenté parce qu’il peut accéder plus rapidement et avec moins d’effort à l’information. Le changement de mode de travail (Workstyle) est un bénéfice direct du bien être au travail. Mais ce n’est pas seulement la promesse d’un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle grâce aux déplacements et aux contraintes évités. C’est aussi la promesse d’une entreprise augmentée parce qu’elle devient en mesure de répondre à des attentes clients jusque-là inaccessibles. La collaboration numérique des technologies contribue à la numérisation de l’environnement de travail (Digital workplace) et contribue à la génération du profit en favorisant la compétence des collaborateurs au-delà de la productivité.
En transformant les méthodes de travail et de collaboration, l’entreprise atteint aussi, et presque sans s’en rendre compte, une part de ses objectifs environnementaux. Les déplacements évités contribuent à réduire les émissions de CO2. Le digital ou l’impression 3D permet une utilisation plus responsable des ressources non renouvelables.

Le collaboratif réduit les distance
Dans une récente étude, Ricoh Europe a mis en évidence que 95% des collaborateurs d’entreprises envisagent de manière positive l’impact des transformations en cours (World of Change – Février 2017), depuis la digitalisation pour réduire l’effort collaborateur, jusqu’à une meilleure prise en compte des impacts environnementaux par une utilisation plus rationnelle des ressources. Ces objectifs stratégiques sont désormais perçus comme des garants de la stabilité et de la pérennité des entreprises au même titre que la stabilité financière. Ce que les collaborateurs d’entreprise ont compris, pour l’expérimenter à titre individuel, c’est que les nouvelles technologies de partage de l’information rendent possible l’élimination de freins majeurs à la compétitivité. Ils comptent aussi sur elles pour réduire les lourdeurs organisationnelles ou les facteurs de dépendance qui ne permettent pas d’exprimer toute sa créativité. Les employés ont aussi compris, exemple des startups disruptives à l’appui, que les entreprises qui auront su se saisir les premières de ces innovations des modes de travail (Workstyle innovation), seront celles qui s’assureront une longueur d’avance. Elles seront aussi celles où, d’après cette étude, ils entendent rester et développer leurs talents, parce qu’elles seront les plus aptes à les écouter et à faire levier de leur créativité pour mieux satisfaire les clients. Demandez à un commercial s’il souhaite pouvoir déclencher une impression chez son client depuis son smartphone. Ou imaginez des équipes projet capables de se réunir dix minutes chaque jour par visioconférence intégrée dans un tableau blanc interactif tout en partageant leurs données, documents et annotations en temps réel, pour résoudre au fur et à mesure les questions soulevées par le développement d’un nouveau produit ; chacun pouvant en fin de réunion, récupérer par email ou sur multifonction local, qu’importe où se trouve l’équipe, un document imprimé résultant du travail collaboratif. Ou encore, pensez à ces ingénieurs de conception capables d’imprimer en quelques heures un modèle 3D de la nouvelle pièce qu’ils viennent de concevoir en réunion d’équipe répartie aux quatre coins du monde.

Disrupter les façons de travailler
Si tous ces potentiels disruptifs sont aujourd’hui à la portée des entreprises, c’est bien à elles qu’il appartient de faire le lien. La disruption n’est pas seulement, comme on l’entend trop souvent, une affaire d’activité commerciale réinventée. Elle se joue aussi et d’abord en interne dans les entreprises pour énergiser les processus internes. Comme auparavant dans leur histoire, elles ont à se réinventer en puisant dans ce que les sciences et les techniques peuvent leur apporter, pour redéfinir des modèles affaires pertinents et en phase avec leur époque. Mais attention, se réinventer ne veut pas dire tout abandonner pour reconstruire à nouveau, comme à partir d’une page blanche. Toute la difficulté et tout l’enjeu, pour les entreprises, résident précisément dans ce juste équilibre entre ce qu’il convient de conserver, parce que cela fait la force de l’entreprise et sa singularité sur le marché, et ce qu’il est nécessaire de redéfinir, parce que les technologies numériques apportent aujourd’hui toujours plus de réponses qui n’existaient pas hier. Il s’agit d’une aventure à la fois stratégique et industrielle, à laquelle les collaborateurs des entreprises sont de plus en plus nombreux à convier leurs dirigeants, avec confiance, mais aussi avec envie et impatience. En effet, les meilleurs auront accompli une partie du chemin de leur Transformation Numérique en changeant dès aujourd’hui leur façon de penser les modes de travail.

Par Jean-Pierre Blanger, Solutions & Services Manager, Ricoh France