Malheureusement, ce rêve n’est pas encore devenu réalité, très peu de cadres supérieurs utilisent les systèmes ERP. Est-ce parce qu’ils ne se sentent pas concernés ? Non, je pense plutôt que ce type de système est trop complexe à utiliser quand on n’y a pas recours en permanence, huit heures par jour. Les PDG souhaiteraient-ils que leur système ERP soit plus facile d’accès et plus simple à utiliser ? La réponse est incontestablement « oui », et ce pour trois bonnes raisons au moins.

Nous avons toujours nourri le rêve de voir des dirigeants d’entreprises, des directeurs financiers et autres cadres supérieurs utiliser au quotidien nos systèmes ERP. Puisqu’ils sont à l’origine des décisions en matière d’investissement dans ces outils, il semblerait tout à fait naturel qu’ils en deviennent des utilisateurs actifs. Ceci s’avère particulièrement vrai dans les entreprises du mid-market où les cadres exécutifs sont réellement sur le terrain, menant leurs opérations selon une stratégie bien définie.

Diriger en montrant l’exemple

Les ERP ne sont pas employés de manière optimale. En effet, moins de 40% des fonctionnalités installées sont réellement utilisées. “Trop complexe” et “aucune raison suffisamment convaincante pour l’utiliser” sont les arguments les plus invoqués. Seul un nombre limité d’utilisateurs réguliers utilise et exploite le système de manière adéquate. Etant donné que le top management n’y prête que peu d’attention, le reste de l’équipe y accorde logiquement un intérêt limité. Est-il possible de réaliser un ROI si seule une fraction de l’outil est utilisée ?

Dans l’ERP, tout comme dans de nombreux autres domaines, l’exemple doit venir d’en haut. S’il est employé correctement, un système ERP est une mine précieuse de données et se veut le reflet de la vie de l’entreprise. L’accès à ces données et leur exploitation s’avèrent donc essentiels. Pourtant, aujourd’hui, dans la plupart des cas, les cadres supérieurs naviguent à vue, alors que l’accès à tous ces renseignements leur permettrait d’avoir une meilleure vue d’ensemble et que les capacités analytiques additionnelles leur indiqueraient la stratégie la plus adéquate à adopter. De nos jours, le monde évolue trop rapidement pour que les chefs d’entreprises puissent se passer d’informations qualitatives en temps réel.

Prendre des décisions en déplacement

Le temps des cadres supérieurs est précieux, une journée est toujours trop courte. C’est précisément pour cette raison que chaque minute de leur journée doit être productive et efficace. Ici l’ERP mobile peut alors vraiment prendre tout son sens. Si la fonction mobile peut permettre aux cadres supérieurs d’accéder facilement et rapidement à l’information où et quand ils le souhaitent lorsqu’ils ont deux minutes de libre, alors ils deviendront des utilisateurs actifs. La possibilité de bénéficier d’une vue synthétique et en temps réel des informations pour accélérer leur assimilation et faciliter la prise de décision est vitale si l’on souhaite augmenter l’adoption de l’ERP par le top management.

Être de la partie

Pour finir, je souhaiterais souligner que notre monde est devenu de plus en plus ‘social’. La collaboration est actuellement un véritable baromètre de la performance. Les systèmes ERP sont équipés de workflows et d’outils collaboratifs, et ces capacités ne feront que se développer à l’avenir. Je ne conçois pas un réseau social dans une entreprise du mid-market sans une participation active de ses cadres supérieurs. Ces derniers doivent être de la partie s’ils ne veulent pas se retrouver sur la touche. Il est de leur devoir de contribuer tout autant (voire plus) que n’importe quel autre employé car c’est de cette participation, bien plus que de leur position hiérarchique, que viendra leur légitimité.

L’ERP doit devenir suffisamment simple pour encourager les cadres supérieurs à l’utiliser et  y contribuer. Ce changement s’effectuera via la fonctionnalité mobile (ils adorent utiliser les tablettes) et les outils analytiques leur permettant d’accéder à toute l’information disponible et nécessaire à une prise de décision avisée. Lorsque cette évolution aura eu lieu, nous serons en mesure de dire que les systèmes ERP ont atteint leur maturité.