La liste de points ci-dessous va vous permettre d’appréhender une solution SaaS d’automatisation des processus financiers et vous orienter dans vos choix. Que faut-il savoir ? Quelles sont les questions à poser?

Par exemple, contrairement aux solutions traditionnelles en mode licence et donc sur site, ces solutions dans le Cloud sont hébergées sur une plateforme : aussi, la question de sécurité et de fiabilité de la plateforme est un point clé à soulever.

Accéder aux meilleures performances

Examinez le niveau de compétence du fournisseur et son expertise en termes de numérisation de données et de workflow automatisé.

1 - Combien d'années d'expérience a le prestataire dans le domaine de la dématérialisation des factures fournisseurs ? Fort d'une expérience plus longue, un prestataire sera plus à même d'aborder les défis liés à l’implantation d’une telle solution et de solutions similaires pour d’autres processus financiers.

2- Où sont développées les solutions ? Si le prestataire externalise le développement des solutions, ou s'il a récemment acquis le développeur sans connaissance préalable dans ce domaine d’activité, la responsabilité en cas de non-adéquation de la solution peut être compromise.

3- Le service support du prestataire a-t-il bonne réputation ? Choisissez un prestataire qui met l’accent sur son service client et notamment le support client.

4- Combien de clients a déjà le prestataire ? Plus le fournisseur prouve qu'il a réussi avec d'autres entreprises, mieux c'est. Vérifiez la diversité en termes de taille et d'industrie.


Choisir une  solution qui  puisse facilement s'intégrer à votre système de gestion en interne (ERP)

1- Vérifiez si la solution est déjà utilisée par d'autres organisations avec le même ERP.

2- La solution est-elle certifiée conforme pour cet ERP ? Si la solution est certifiée par les différents ERP, alors elle a été rigoureusement testée : les certifications témoignent d'une longue relation de travail entre le prestataire de la solution et les éditeurs d’ERP.

Évaluer la qualité de la solution par l'intelligence de la reconnaissance optique des caractères (OCR)

1- De quel niveau de précision bénéficie la technologie et comment conduit-elle à l'efficacité du traitement des factures ? La précision pendant la phase initiale de numérisation des données est primordiale pour une solution d’automatisation du traitement des factures fournisseur.

2- Est-ce qu'un modèle de facture est nécessaire ? Si c'est le cas, l'efficacité est compromise.

§Déterminer la fonctionnalité des solutions d'un bout à l'autre

1- Est-ce que la solution comprend l’automatisation du processus de bout en bout : de la numérisation des données de la facture à leur transfert dans l’ERP, en passant par l’attribution et les workflows d'approbation ?

2- Est-elle évolutive ? Il est important de choisir une solution qui puisse évoluer avec votre société.

Garantir la sécurité et la fiabilité de vos données

Tandis que les entreprises ont acquis une grande confiance dans les solutions de dématérialisation, la confidentialité des données et les préoccupations en matière de sécurité en termes de détention des données financières dans le Cloud restent un frein à l'adoption du SaaS. Les dirigeants sont également intimidés par le fait que les processus métiers de leurs sociétés seront déplacés en dehors de leur environnement, conduisant à un changement technologique au sein de la comptabilité (en partant de l'informatique jusqu'au fournisseur d'hébergement).

La sécurité est une préoccupation majeure pour ceux qui souhaitent adopter le mode SaaS. Même si cet aspect est de moins en moins menaçant et évangélisé. Comparativement aux 50 % des personnes interrogées en 2010, seulement 18,9 % citent la sécurité comme leur principale préoccupation pour l’adoption d’une solution de dématérialisation en mode SaaS. 10 % ont déclaré avoir des craintes sur les « problèmes potentiels de bande passante, de connexion ».
La plateforme d’hébergement doit être robuste, et garantir que les données de l’abonné soient sécurisées. Les processus doivent être fonctionnels avec une fiabilité 24h/24, 7j/7.