Il identifie les tendances émergentes, les bénéfices, les facteurs clés de succès de la dématérialisation du processus Purchase-to-Pay et compare les pratiques entre les différents pays (Allemagne, Belgique, France, Luxembourg, Royaume-Uni, Suisse). Catherine Bergaud, Associée Mazars et François Lacas, Directeur Opérations Marketing et Communication Groupe ITESOFT reviennent sur les résultats de la cinquième édition du baromètre.

1. La dématérialisation des documents et des processus constitue un enjeu stratégique pour les organisations : quelles sont les pratiques actuelles ?

Catherine Bergaud : Cette cinquième édition du baromètre confirme que les entreprises, tous pays confondus, sont matures en matière de dématérialisation des processus achats et comptabilité fournisseurs. En effet, plus d’une entreprise sur deux a déjà dématérialisé son processus de traitement des demandes d’achats. De plus, près de 80% des entreprises répondantes ont déjà mis en place une ou plusieurs solutions de dématérialisation du processus comptabilité fournisseurs. En hausse de 15% par rapport à 2012, ce chiffre prouve l’accélération de l’adoption. Les entreprises interrogées privilégient d’abord les solutions de dématérialisation simple (numérisation des factures papier avec ou sans saisie automatique) puis l’EDI et enfin la dématérialisation fiscale.
François Lacas : Par ailleurs, on note une sensible amélioration de la performance des processus achats et comptabilité fournisseurs. Le pourcentage de répondants se déclarant « plutôt satisfaits » ou « très satisfaits » de l’efficacité de leurs processus achats et comptabilité fournisseurs atteint 41% de satisfaction en 2013 contre 36% en 2012… et 29% lors de la première édition du baromètre en 2009.
Ce chiffre est à mettre en lien avec un taux moyen d’équipement en hausse pour les solutions de dématérialisation. Comme l’a indiqué Catherine Bergaud, ce taux est 15% plus élevé cette année que l’an dernier. La dématérialisation impacte donc positivement l’efficacité des processus achats et comptabilité fournisseurs. Les entreprises interrogées  sur les apports de la dématérialisation citent notamment la réduction des coûts et la réduction des délais de traitement. Par ailleurs, au-delà de ces gains tangibles, la dématérialisation est aussi perçue comme un outil d’aide au pilotage de la fonction Finance.
 
2. Quelles sont les facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation ?

Catherine Bergaud : Un des aspects essentiels de la réussite d’un projet de dématérialisation est la conduite du changement. En effet, il ne faut oublier que la dématérialisation est un projet de transformation. Avec lui, la fonction comptable évolue : suppression du papier et des tâches de saisie, augmentation du temps passé à l’analyse et à la collaboration avec les fournisseurs et les acheteurs... Ces changements peuvent générer des freins psychologiques qu’il est important d’anticiper et d’accompagner afin de recueillir l’adoption de tous. L’implication de la DG et du Comité de Direction dans le projet, la constitution d’une équipe projet pluridisciplinaire, une cartographie des compétences, un plan de communication interne et externe sont quelques éléments pouvant sécuriser la réussite de ces projets.
Autre élément important, la cartographie des processus collaboratifs. Formaliser les processus de traitement en amont du projet de dématérialisation permet d’identifier des règles métier ou des processus collaboratifs trop complexes. Il est essentiel de cartographier les pratiques, les habilitations et les différents chemins menant au Bon à Payer. Ce travail préalable permettra de construire la solution de dématérialisation sur des bases saines, de maximiser l’atteinte des objectifs et donc l’adhésion des utilisateurs.
François Lacas : Notons également l’importance de la mise à jour et l’enrichissement des référentiels fournisseurs. En effet, la qualité des référentiels fournisseurs conditionne directement le taux d’automatisation du traitement des factures. C’est pourquoi les répondants soulignent l’intérêt de nettoyer sa base régulièrement par exemple en supprimant les doublons de fournisseurs, en ne conservant que les fournisseurs actifs et en enrichissant les données présentes dans les fiches fournisseurs des ERP.
Enfin, autre facteur clé de succès signalé par les répondants : le fait d’harmoniser au préalable ses processus de comptabilité fournisseurs et achats au sein de ses différents sites, filiales ou activités du groupe. Cette approche basée sur le principe du « Core Model » a l’avantage d’autoriser des déploiements plus rapides et de maximiser le ROI des projets.

3. Quelles tendances cette étude permet-elle de révéler ?

Catherine Bergaud : Les organisations comptables doivent traiter leurs flux d’information via un nombre croissant d’applications hétérogènes et non-pérennes, le tout dans un contexte de réduction des coûts et des délais de traitement. Ces évolutions ont fait émerger chez les entreprises de nouveaux critères de choix en matière de solutions de dématérialisation.
Comme l’a expliqué François Lacas précédemment, la dématérialisation est perçue comme un outil d’aide au pilotage de la fonction Finance. Cela fait désormais partie des nouveaux critères pris en compte dans le choix de solutions de dématérialisation. Plus de 84% des répondants considèrent que la capacité de la solution de dématérialisation à générer automatiquement des indicateurs de performance sur l’ensemble de la chaîne Purchase-to-Pay et pour l’ensemble des sites concernés est un critère de choix « assez important » voire « très important »  dans 40% des cas.
L’agilité de la solution est également un critère important : 82% des sondés déclarent qu’il est assez ou très important pour eux de choisir une plate-forme capable d’orchestrer de multiples applicatifs hétérogènes et de s’adapter à des changements organisationnels rapides.
François Lacas : Autre élément important : la collaboration avec les fournisseurs. En effet, 64% des personnes interrogées indiquent qu’il est assez ou très important de pouvoir donner aux fournisseurs un accès sécurisé et instantané à leurs factures et leurs statuts via un portail fournisseurs. Le Royaume-Uni est d’ailleurs précurseur dans ce domaine puisque près de 25% des entreprises de cette zone ont mis en place un portail fournisseur. Cette pratique devrait se développer progressivement  avec 18% de projets signalés pour la France, 27% pour le Royaume-Uni et près de 19% en moyenne pour les autres pays de l’étude.
Enfin, 42% des répondants pensent qu’une offre d’applications complémentaires sur smartphones et tablettes est un critère de choix assez ou très important. Cela permet notamment de gagner en flexibilité et réactivité. A noter qu’aujourd’hui, près de 30% des Directions Financières et Comptables s’appuient déjà sur les smartphones et tablettes pour autoriser un pilotage métier en temps réel, dans 23% des cas elles l’utilisent pour la consultation de documents et 19% pour leur processus collaboratif (validation d’une demande d’achats ou d’une facture).