Si les archives numériques n’échappent pas à la politique globale de l’entreprise en la matière et à son patrimoine (catégorisation selon leur nature – archive vitale, légale, probante, etc. –, durées légales de conservation, exceptions, etc.), les processus et technologies liés à leur traitement et leur conservation ont considérablement évolué par rapport à ceux mis en place pour leurs consœurs physiques.

 
Autrefois, lorsque seul le papier existait, un document n’était archivé qu’en fin de vie, une fois toutes ses informations traitées. Aujourd’hui, la tendance s’inverse : un document est archivé dès sa création, et se voit greffer au fil de l’eau tous les flux relatifs à son cycle de vie. L’archive n’est donc plus statique, elle est vivante, car les opérations de modification, de lecture, de diffusion viennent s’adjoindre au versement initial, constituant un historique indissociable du document. Cette dynamique lui donne une autre dimension patrimoniale.

Pour autant, l’entreprise n’est pas exemptée d’appliquer au numérique l’ensemble des principes de l’archivage papier. Elle doit en effet assurer tout à la fois la pérennité, l’intégrité, la sécurité, la traçabilité, l’exhaustivité et l’interopérabilité de ses données informatiques. Il lui faudra pour cela être en mesure de contrecarrer la nature immatérielle et modifiable du document électronique, en l’ancrant dans le réel et en en garantissant l’authenticité (via l’empreinte électronique, la signature électronique, l’horodatage via tiers certifié, la traçabilité des accès, etc.).

 
Pour une efficience maximum, l’entreprise devra répondre à l’ensemble des spécifications de l’AFNOR telles qu’explicitées dans la norme NF Z 42-013 (ISO 14641-1:2012) pour les Systèmes d’Archivage Electronique (SAE) – soit en propre, soit en faisant appel à un tiers archiveur disposant de cette certification ; et la norme NF Z 42-020, qui définit les spécifications fonctionnelles d'un composant coffre‑fort numérique, destiné à la conservation de documents électroniques dans des conditions qui garantissent leur intégrité dans le temps.

 
Elle pourra acquérir la certification NF 461 – Système d’Archivage Electronique, qui garantit que l’entreprise a bâti un SAE sécurisé pour protéger l’entreprise contre les pertes de documents et les accès non autorisés, et se basant sur des formats de conservation normalisés pour que n’importe quel document puisse être lu tout au long de son cycle de vie, de son versement à sa destruction.

 
Il s’agira, au niveau international, de la norme ISO 14721, basée sur le modèle conceptuel Open Archival Information System (OAIS). Pour l’OAIS, chaque information constitue des "paquets" différents, suivant qu’on est en train de la produire, de l’archiver, ou de la diffuser : il s’agit en amont, avant archivage, des SIP (Submission Information Package) ; des AIP (Archival Information Package) une fois archivés ; et en aval, des DIP (Dissemination Information Package), mis à la disposition d’utilisateurs. Chaque paquet devra être constitué du document à conserver et des informations initiales qui lui sont relatives, sous forme de métadonnées, des propriétés du document et de son historique.

 
L’interopérabilité des archives entre les différents acteurs est aussi prise en compte. Effectués dans le cadre de la commission de normalisation de l'AFNOR, les travaux de standardisation ont permis d’établir la future norme MEDONA (Modélisation des échanges de données pour l’archivage) NF Z44-022. La période d’appel à commentaires vient de se terminer fin août dernier, et cette norme va permettre aux entreprises, administrations, tiers juridiques et services Archives d’échanger aisément, dans un cadre référencé et normé, les « Informations Package » de la vie d’une archive. Les flux sont modélisés en UML et les messages en XML. La future norme aborde aussi les aspects liés au langage OWL (Web Ontology Language), qui fournit un schéma de description standardisé (ou ontologie) facilitant le partage d’informations.

 
C’est dire si l’archivage électronique ne s’improvise pas. Pour les DSI, il est très important de différencier l’archivage et le stockage, il ne s’agit pas uniquement d’une question de technologies. C’est un véritable triptyque technique, archivistique et qualitatif qui doit s’instaurer. Car les risques – juridiques, fiscaux et donc financiers – d’une mauvaise gestion de ses archives, qu’elles soient d’ailleurs papier ou numériques, peuvent porter préjudice à l’entreprise jusqu’à remettre en cause son existence.

 
En identifiant clairement ces deux notions – stockage (production) et archivage (patrimoine) – dans son système d’information global, le DSI doit également penser à optimiser ses coûts d’infrastructure et de gestion, et à minimiser ses risques. Il s’inscrira alors pleinement dans la gouvernance de l’entreprise.