Voyages d'affaires 67

Portées par l’évolution des modes de travail et l’arrivée des nouvelles générations dans les entreprises, la mobilité et l’hyperconnectivité des collaborateurs sont devenues une réalité. Une tendance qui n’est pas sans conséquences sur les comportements d’achats dans les entreprises, notamment en termes de voyages d’affaires. Des achats qui se font de plus en plus hors des circuits traditionnels, en mode open booking.


Alors que de nombreux nouveaux prestataires investissent le marché du voyage d’affaires, les entreprises se trouvent plus que jamais confrontées à la démultiplication des données à traiter. Or, de la bonne analyse des données dépend l’optimisation de leur politique voyage.


La traque aux coûts cachés se renforce

jeudi, 19 février 2015 09:05 Écrit par

En matière de coûts cachés ou non identifiés, les postes voyage d’affaires et Mice ne font pas figure d’exception. Bien qu’ils soient particulièrement surveillés et fassent l’objet d'une stratégie de maîtrise des coûts, ces postes offrent néanmoins encore plusieurs leviers d’optimisation. Les activer suppose donc que les gestionnaires, qui en ont la charge, les identifient.

Que ce soit sur le voyage d’affaires comme sur les Mice, de nombreux coûts directs ou indirects ne sont pas toujours identifiés par les entreprises. « Par exemple, sur des centres de coûts classiques tels que l’aérien ou l’hôtellerie, certains sont peu connus et suivis, tels que ceux liés aux frais annexes. Or, ces coûts ne sont pas anodins ! », souligne à ce sujet Sébastien Marchon, directeur business consulting d’American Express GBT.


De plus en plus, les voyageurs d’affaires entendent gagner en autonomie et en liberté en matière de réservation de leurs déplacements professionnels. Une tendance que les travel managers doivent concilier avec leurs impératifs de maîtrise des coûts et de sécurité des voyageurs.

Les études du marché restent unanimes : malgré la persistance de la crise, les entreprises ne renoncent pas pour autant aux déplace­ments professionnels. Selon le baromètre 2014 3Mundi/DéplacementsPros, 30 % des voyageurs d’affaires ont ainsi davantage voyagé en 2014 qu’en 2013 et 53 % d’entre eux ont autant voyagé. « Les entreprises, et notamment les PME, continuent d’aller chercher de nouveaux relais de croissance à l’étranger, constate Jordy Staelen, co-fondateur et directeur général de 3Mundi. Mais, en dépit de cette tendance, elles n’investissent pas pour autant davantage dans l’amélioration des conditions de voyage de leurs collaborateurs ». La politique voyage est en effet devenue plus restrictive pour 25 % des voyageurs interrogés et n’a pas changé pour 61 % d’entre eux. « Cela montre la grande prudence qui conduit les entreprises à ne pas toucher aux grandes lignes de leur politique voyage », précise Jordy Staelen.


Alors que la législation en matière de sécurité des collaborateurs ne cesse de se renforcer, les entreprises sont amenées à se pencher de plus en plus sur les garanties et assurances auxquelles elles souscrivent. Leur objectif : répondre à leurs obligations légales mais aussi anticiper et éviter toutes prises de risques inutiles à leurs collaborateurs et qui pourraient s’avérer coûteuses pour elles.

En matière de droit du travail, la responsabilité de l’employeur relative à la santé et à la sécurité de son collaborateur est engagée dès lors que ce dernier quitte son domicile et ce, jusqu’à son retour. « Dans le cadre d’un déplacement professionnel, cette obligation s’exporte à l’étranger et s’intensifie, explique Joël Gosset, directeur général assistance Paris et Genève, International SOS. En effet, si en France les infrastructures médicales et les garanties en termes de sécurité sont très bonnes, ce n’est pas le cas de toutes les zones géographiques où les voyageurs d’affaires sont amenés à se déplacer. Certains pays ne présentent pas le niveau de qualité médicale et les conditions de sécurité de la France. Dans ces pays, l’entreprise expose alors potentiellement ses collaborateurs à des situations de risques accrus. Parallèlement, elle les emmène au-delà de leurs conditions de travail en France et sa responsabilité s’étend donc de la sphère de la vie professionnelle à celle de la vie privée ». Ainsi, bien que l’employeur dispose souvent d’une garantie au titre de sa responsabilité civile, il peut néanmoins aussi être mis en cause s’il ne prend pas les mesures d’information et de sécurisation de ses collaborateurs en déplacement.


> AirPlus International
Les moyens de paiement : la pierre angulaire du voyage d'affaires

En 2014, les maîtres-mots des Travel Managers seront la rationalisation des coûts, encore et toujours, mais également la qualité de service. Deux tendances fortes qui ressortent de l’ensemble des études réalisées sur le voyage d’affaires ces derniers mois et qui vont également dans le sens d’une meilleure convergence entre les attentes des entreprises et les besoins des collaborateurs.


Au cœur de l’arrière-pays provençal, le domaine du château de Berne se situe aux portes des Gorges du Verdon et à deux pas de la méditerranée. Il s’agit là d’un domaine viticole unique de 500 ha, vaste propriété chargée d’âme et d’histoire où se cultive l’art de vivre provençal. Ici se mêlent oenotourisme de qualité, activités nature, découverte d’une région riche en émotions et hédonisme au sein d’une « demeure » tout en élégance et authenticité.


Si le voyageur d’affaires est contraint de suivre la politique voyages de son entreprise, il n’en demeure pas moins qu’il exprime des besoins, notamment en termes de simplicité et de confort, voire, pour certains, de sécurité.

Depuis plusieurs années maintenant, les entreprises compriment les coûts liés aux voyages d’affaires. Une stratégie qui parfois n’est pas sans conséquence sur la qualité des déplacements. Un fossé s’est ainsi créé entre les politiques voyages mises en place par les voyageurs d’affaires et les attentes de leurs collaborateurs. Or, ces derniers expriment de plus en plus des besoins spécifiques.


> HCorpo
HCorpo agit pour la maîtrise des dépenses hôtelières

Après avoir mis en place des programmes voyages d’affaires et optimisé la gestion de leurs processus liés aux déplacements professionnels, les entreprises cherchent aujourd’hui d’autres leviers de rationalisation des coûts inhérents à ce poste. Les plus en avance en la matière remplacent les déplacements professionnels par des réunions virtuelles, traquent les coûts cachés, tels que les frais annexes, ou font la chasse à la récupération de la TVA...

La plupart des entreprises ont aujourd’hui mis en place une politique voyage d’affaires et ont engagé des procédures de rationalisation et de maîtrise des coûts liés aux déplacements de leurs collaborateurs. Dans le cadre de ces démarches, elles ont notamment imposé à leurs voyageurs des modes de transports et des catégories d’hôtels. Parallèlement, elles se sont attachées à réduire le nombre de leurs fournisseurs et prestataires de voyages et à centraliser leurs processus de gestion.


Note de la Rédaction : en complément de la tribune parue dans notre édition du 15 décembre 2013 (elle vous alertait sur la nécessité de formation comportementale de vos salariés voyageurs), voici une tribune qui souligne l’ensemble des difficultés sur le terrain et les arcanes des polices d’assurances. Nous vous conseillons de la lire très attentivement.  

Aujourd’hui, les voyages d’affaires font partie du quotidien de beaucoup de salariés à travers l’Europe ou le monde. Les entreprises se développant sur des marchés étrangers, elles vont rechercher la croissance en dehors de leur marché domestique, parfois en difficulté. Force est de constater que les destinations des voyageurs d’affaires deviennent de plus en plus « exotiques ». Bangalore, Bogota ou Pékin rivalisent dorénavant avec Frankfort ou Londres.


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