Alors que la conjoncture reste difficile, le marché du voyage d’affaires semble, depuis un an, reprendre des couleurs. Les entreprises, soucieuses de pérenniser le développement de leur activité, réactivent leurs démarches de prospection et de fidélisation commerciales, en France comme à l’international. D’après le baromètre « Voyageur d’Affaires » réalisé par 3Mundi et DéplacementsPro.com en 2014, 45 % des entreprises estiment avoir davantage voyagé au premier semestre 2013 que durant la même période en 2012, contre 17 % seulement qui auraient moins voyagé. Pour autant, cette reprise n’exempte pas les Travel Managers de leur volonté de rationaliser les coûts voyages.

Un certain nombre a d’ailleurs, en la matière, bien avancé. Ainsi, selon le « AirPlus International Travel Management Study 2014 », 78 % des Travel Managers français interrogés consolident à ce jour les « frais satellites » liés aux déplacements professionnels, gage de leur maturité en la matière. Par ailleurs, 58 % d’entre eux réalisent des benchmarks et comparent leurs dépenses de voyage, notamment au sein de leur organisation, de manière ensuite à mettre en place les meilleures pratiques en termes de gestion et de négociations fournisseurs. Enfin, 48 % des Travel Managers souhaitent globaliser leurs dépenses voyages dans les différents pays dans lesquels leur entreprise est présente. « La maîtrise des coûts demeure l’une des priorités des Travels Managers, précise Jordy Staelen, co-fondateur et directeur général de 3Mundi. À cet effet, ils se penchent davantage sur leurs processus de gestion et les relations fournisseurs ».

L’automatisation des processus, une démarche indispensable
La maîtrise des coûts et des process passe notamment par les outils et technologies mis en œuvre, la compréhension que les entreprises en ont et les impacts de leurs usages en termes de retour sur investissement. Ainsi, aujourd’hui, la dématérialisation des processus de gestion du voyage d’affaires est rendue possible par les différents outils proposés par les prestataires, que ce soit les agences de voyages (TMC), les plates-formes de réservation hôtelières, les éditeurs de logiciels de gestion ou encore les opérateurs de cartes. « Ces différents outils facilitent l’organisation du voyage et, lorsqu’ils sont ergonomiques et faciles à utiliser, contribuent également à un meilleur respect des politiques voyages mises en place par les Travel Managers, voire, pour les logiciels de réservation et de gestion des notes de frais, à l’optimisation des coûts indirects liés aux voyages d’affaires », explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS.

Les outils de gestion des notes de frais : optimisation des coûts à différents niveaux
Sans remplacer le savoir-faire des équipes dédiées, l'acquisition d'un logiciel de gestion de voyages d'affaires tels que ceux proposés par KDS, Dimo Gestion ou encore Concur apporte une valeur ajoutée non négligeable. Ces solutions contribuent, en effet, à l’automatisation et à la dématérialisation d’un certain nombre de processus. Elles réduisent ainsi le coût des opérations, améliorent les contrôles internes, apportent une vision accrue et détaillée de l'analyse de frais inhérents au voyage d'affaires…
La plus forte économie repose surtout sur le contrôle des coûts directs, à savoir l'achat de billets ou de nuitées, qui, au final, réduit les dépenses. En effet, le collaborateur, souvent tenté de gérer lui-même ses achats de billets ou ses réservations hôtelières sans se soucier des fournisseurs privilégiés que son entreprise a pu référencer, est ainsi prévenu dès lors qu'il s'éloigne de la politique maison. Or, les capacités de paramétrage de ces solutions offrent la possibilité aux sociétés de déployer leurs propres stratégies voyages et d'avoir une maîtrise complète de l'information. Et ce, quel que soit le canal de distribution retenu (TMC, HBA…). L'application de la politique voyages se fait donc instantanément en ligne et le contrôle des achats de prestations peut s'effectuer en direct. Les refus de remboursement en cas de non-respect de la politique sont dès lors justifiés. Enfin, en maximisant le taux d'adoption de la politique voyages de l'entreprise, les logiciels de notes de frais facilitent les négociations ultérieures des Travel Managers avec les fournisseurs. Les données sont consolidées par prestataire et les volumes augmentés. L'entreprise accroît ainsi son pouvoir de négociation.
Par ailleurs, grâce au reporting et au paramétrage comptable, chaque nature de dépense est visualisée en détail et les directions peuvent s'assurer de la bonne utilisation de leur budget voyages ou, le cas échéant, reconfigurer le logiciel pour optimiser les relations avec les fournisseurs.
La meilleure maîtrise des coûts de gestion indirects est également l’un des avantages apportés par ces logiciels. Ce coût de gestion comprend souvent l'organisation et la réservation, l'avance de trésorerie, la facturation centrale et les notes de frais.
En contribuant à l'automatisation des travaux de saisie manuelle, au contrôle et à la gestion administrative, ces outils génèrent un gain de temps pour l'ensemble des personnes concernées : le collaborateur, le comptable, etc. Ils ont en effet pour vocation, outre le fait d'offrir un reporting automatique et de fiabiliser les informations, d'éliminer les freins compliquant la gestion des notes de frais : calculs de devises, barèmes kilométriques, etc. Des avantages particulièrement intéressants pour une entreprise internationale multisite. Et pour cause, puisque les logiciels de gestion de notes de frais permettent de réaliser jusqu’à 70 % d'économies en la matière.

Une meilleure adaptation des moyens de paiement
Au-delà de ces outils, les moyens de paiement sont également l’un des moyens utilisés par les entreprises pour améliorer leur visibilité sur les dépenses et mieux les contrôler. « Les moyens de paiement, tel le compte logé, permettent aux entreprises de gagner en productivité, en transparence et en sûreté », rappelle d’ailleurs à ce sujet John Baird Smith, directeur France d’AirPlus International. Gage de l’importance accordée par les entreprises aux moyens de paiement des déplacements professionnels, AirPlus International a enregistré l’an dernier en France une augmen­tation de 15 % du volume global des transactions réalisées à partir de ces outils de paiement. Une tendance qui ne fléchit pas en début d’année, car la société voit le volume des émissions croître de 9,3 % en janvier 2014 par rapport à la même période en 2013. « La capture des données de paiement via un programme carte, et la dématérialisation des processus limitent la multiplicité des saisies de données, participent à la productivité des équipes comptables et permettent, enfin, de bénéficier de reporting fiable sur différentes natures de dépenses », explique pour sa part Solène Genton, directrice marketing American Express Corporate France, Pays Bas, Italie et Espagne.

Dans le domaine du voyage d’affaires, les cartes logées sont ainsi bien utilisées dans le cadre des règlements des compagnies aériennes et se développent sur les familles d’achats non-air. « Certes, les cartes corporate sont toujours essentielles dans la réservation hôtelière, explique Ziad Minkara, directeur général de CDS Groupe. Mais de plus en plus, elles sont complétées par des cartes dites virtuelles. Les paiements centralisés en agence sont, pour leur part, désormais confiés aux tiers de confiance que sont les cartes et comptes logés. L’avantage consiste à proposer à l’entreprise un interlocuteur unique carte corporate/ carte logée ». D’ailleurs, parmi les moyens de paiement plébiscités, les opérateurs de cartes constatent actuellement un engouement pour le paiement virtuel. Chez AirPlus International, la forte croissance d’AIDA illustre ainsi l’importance donnée par les entreprises au paiement virtuel. Les transactions indiquent un taux de progression annuel moyen global de 238 % entre 2006 et 2013. Cette solution, qui n’était pas encore disponible sur le marché français, sera proposée par l’opérateur dans l’Hexagone à compter du mois de juin de cette année. « La carte virtuelle AirPlus permet la centralisation des paiements et s’appuie sur le réseau universel Mastercard pour une acceptation accrue, précise John Baird Smith. Tout comme avec le compte logé, les entreprises disposent, avec cette carte virtuelle, d’une série de données analytiques (centres de coûts, numéro de projet…) ». Alors que le paiement des hôtels reste un enjeu fort pour de nombreuses entreprises, AirPlus International vient également de signer un accord avec HRS qui va intégrer AIDA sur sa plate-forme de réservations d’hôtels. « Un partenariat grâce auquel le paiement et le traitement des factures hôtelières seront centralisés et automatisés, explique John Baird Smith. Les données hôtels gagneront également en qualité, améliorant la visibilité des entreprises sur leurs dépenses en la matière ». Pour sa part, CDS Groupe va encore plus loin dans cette démarche et renforce son partenariat avec American Express Corporate en intégrant le Compte Logé Hotel. D’un fonctionnement identique aux comptes logés classiques, le Compte Logé Hôtel permet de consolider toutes les dépenses hôtels sur un compte unique logé dans le système de facturation de CDS Groupe. « Chaque prestation réservée au travers des outils CDS Groupe est prise en charge et facturée sur ce compte, ajoute Solène Genton. En fin de mois, l’entreprise reçoit un relevé consolidé et détaillé de toutes ses dépenses hôtels, et dispose d’un délai de 28 jours. Elle bénéficie ainsi d’une visibilité et d’un contrôle accru des dépenses hôtels ainsi que d’économies substantielles sur l’ensemble des réservations de ses collaborateurs ».

Les agences de voyages, force de conseil
Alors que la mise en place de ces outils et moyens de paiement tend à se démocratiser, le rôle des agences de voyages évolue, pour sa part, davantage vers des prestations à plus forte valeur ajoutée. « Nous avons désormais vocation à accompagner les entreprises dans le choix, voire la mise en œuvre de ces différents outils en fonction de leurs besoins, précise à ce sujet Jordy Staelen. Mais aujourd’hui, il existe encore des besoins, contraintes et autres aléas auxquels ne répondent pas ces outils. C’est notamment le cas de tout ce qui relève de la gestion humaine, des évènements exceptionnels (grèves, crises géopolitiques, catastrophes naturelles…), des voyages complexes ou encore des options tarifaires. Or, en la matière, l’agence de voyage a encore un rôle clé de conseil et de gestion à jouer ». La qualité de services apportée par les prestataires est d’ailleurs, au même titre que la rationalisation des coûts, l’une des préoccupations actuelles des Travel Managers. « Un besoin de qualité que nous retrouvons de plus en plus dans les appels d’offres, ajoute Jordy Staelen. Il porte sur la fiabilité des outils proposés, notre réactivité, notre capacité à comprendre leurs besoins, le niveau d’expertise que nous leur apportons ». Dans le même état d’esprit, les fournisseurs de voyages constatent une montée en puissance des responsables RH dans le cadre des appels d’offres. « Le contrôle des dépenses n’est plus l’unique enjeu des entreprises aujourd’hui, analyse Paul Tilsen, senior Vice President, Global Development chez GBTA. De plus en plus, elles donnent du poids au voyageur et tentent de répondre à ses attentes. Nous constatons que les responsables locaux tendent à prendre en compte les besoins spécifiques des voyageurs en fonction des zones géographiques. Les responsables RH entrent ainsi de plus en plus dans les circuits de négociations fournisseurs afin de s’assurer que les politiques voyages tiennent compte des attentes des voyageurs. » C’est ainsi l’une des raisons qui incitent aussi les prestataires du voyage à proposer des solutions plus « mobiles » et plus « ergonomiques », s’adaptant mieux aux comportements des collaborateurs en matière de réservation.

Anne DEL POZO