Ces dernières années, de nouveaux acteurs tendent à se positionner sur le marché du voyage d’affaires. Ces nouveaux acteurs, tels que les compagnies aériennes low cost (Hop!, Easyjet, Ryanair), les VPCistes et compagnies de taxi (Navendis, Snapcar, Uber, etc.), les chaînes de restaurants (Business Table) ou encore les plates-formes de réservation d’appartements et de maisons (Airbnb) viennent bousculer les pratiques du marché voyage.
La montée en puissance de ces acteurs est essentiellement portée par l’émergence de nouveaux comportements d’achats et en particulier l’open booking. Ces derniers se sont développés à l’aide des nouvelles technologies mais également avec l’avènement des générations Y. Les entreprises constatent ainsi que la réservation de prestations n’entrant pas dans le cadre de leur politique voyage tend à se développer. D’après une étude réalisée par GBTA avec le soutien de Concur, et publiée en décembre dernier, 28 % des billets d’avion sont d’ailleurs réservés hors des canaux recommandés. Une proportion qui s’élève à plus de 50 % pour les réservations d’hôtels. « Plus les voyageurs utilisent des canaux de réservations différents et hors de ceux référencés dans le cadre des politiques voyages, plus il sera difficile pour l’entreprise d’accéder aux données concernées et donc de les tracer et d’avoir une visibilité optimale sur les frais liés aux déplacements professionnels, explique Sébastien Marchon, directeur business consulting d’American Express GBT. Sans compter que le recours à l’open booking pose également des problèmes en termes de sécurité des voyageurs ».

C’est la raison pour laquelle les entreprises doivent aujourd’hui adapter en conséquence leur politique voyage ainsi que le management des collaborateurs qui se déplacent. « Jusqu’à présent, les enjeux du voyage d’affaires étaient surtout liés à la complexification de l’environnement des affaires notamment en raison de son internationalisation, à l’augmentation des dépenses de mobilité qu’elle engendre et au suivi des retours sur investissement que constitue le voyage, explique Julien Chambert, directeur des ventes et conseils d’Avexia Voyages. À cela s’ajoute aujourd’hui la multiplication des outils technologiques et des acteurs intervenant sur l’ensemble de la chaîne de valeur du voyage d’affaires ». Face à ce contexte, l’entreprise doit donc se pencher sur la collecte la plus exhaustive possible de ses données voyages mais également sur l’efficience de leur interprétation.

Du Big Data au Smart Data
En effet, la multiplication des acteurs du voyage conduit les entreprises à disposer d’un volume croissant de données en la matière. C’est d’ailleurs ainsi que, peu à peu, la notion de Big Data a investi ces dernières années le domaine du voyage d’affaires. Or, le Big Data est un concept couramment utilisé pour désigner un ensemble de données tellement volumineux que les outils classiques ne suffisent plus pour les analyser et les travailler. Dans le voyage d’affaires, la démarche d’analyse est d’autant plus complexe que ces données proviennent de sources différentes, rendant difficiles leur exploitation et leur mise en perspective. Pourtant, la donnée n’a jamais été aussi importante qu’en cette période de difficulté économique. « La consolidation des données apparaît en effet de plus en plus, aux yeux des entreprises, comme une opportunité de réduire les coûts, poursuit Julien Chambert. Or, une bonne analyse des données permet de faire des simulations de politique voyages entreprise et de proposer des stratégies en la matière à la fois économiquement viables et bénéfiques aux collaborateurs ». C’est d’ailleurs la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises préfèrent aujourd’hui parler de Smart Data. « L’objectif, à travers la notion de Smart Data, ne consiste pas tant à avoir le plus de données possibles, mais plutôt à s’appuyer sur les données les plus pertinentes pour mettre ensuite en œuvre les plans d’actions ou les réajustements les mieux adaptés », ajoute Sébastien Marchon. Selon le livre blanc publié par Avexia Voyages l’an passé, l’utilisation du Smart Data au sein du voyage d’affaires vise à atteindre trois objectifs : consolider les données émergeant des différentes sources et fournisseurs, piloter et réduire les coûts et, enfin, améliorer les conditions de voyage, d’efficacité et de sécurité du voyageur.

Récupérer et analyser les données
Les prestataires du voyage s’attachent donc à mettre à la disposition des entreprises des outils pour récupérer les données et les analyser de manière efficiente. Certains se positionnent de façon spécifique sur la chaîne de valeur comme les centrales de réservation et les fournisseurs directs de voyage (compagnies ferroviaires et aériennes, hôteliers, etc.). D’autres jouent le rôle d’agrégateurs de données, tels que les agences de voyages d’affaires (TMC), les opérateurs de cartes ou encore les fournisseurs de solutions end to end.
Les TMC ont généralement pour vocation de fournir un reporting de leurs propres données qu’elles enrichissent avec des données de tiers telles que celles issues des moyens de paiement.  « Au-delà des données agences, nous avons ainsi la capacité de récupérer les données des plates-formes de réservation hôtelière, des cartes corporates ou encore des outils de gestion de notes de frais », ajoute Sébastien Marchon. Les agences de voyages jouent ainsi un véritable rôle d’agrégateurs de données provenant de différentes sources.
Les opérateurs de cartes offrent pour leur part un reporting consolidé des dépenses ainsi qu’une possibilité d’intégration des données de factu­ration au système comptable de l’entreprise. « À travers les solutions telles que les cartes logées nous pouvons, par exemple, restituer aux entreprises des données de niveau 3 qui correspondent au détail des achats réalisés auprès des prestataires de voyages, explique John Baird-Smith, directeur général France AirPlus International. Elles peuvent être complétées avec les données issues des cartes corporates, qui intègrent notamment les frais de taxis et de restaurant ou avec celles issues des cartes virtuelles ».
Enfin, les solutions end to end (outils de gestion de la dépense voyage) au travers desquelles les entreprises gèrent leurs voyages depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement en passant par la réservation, la gestion des frais ou encore le reporting, captent les données sur l’ensemble de la chaîne de valeur. « À l’heure actuelle, les entreprises ne peuvent aller à l’encontre de l’open booking, explique Paul Ponçon, directeur du business development de Concur. C’est la raison pour laquelle notre solution se connecte avec les différents outils des prestataires du voyage, y compris les nouveaux acteurs tels qu’Airbnb ou G7 auprès de qui nous récupérons l’ensemble des données ».
Dans le cadre du Smart Data, l’interprétation et l’exploitation des données ainsi récupérées doivent alors être suffisamment ciblées et précises pour permettre aux entreprises de satisfaire leurs objectifs de maîtrise des coûts mais également la satisfaction des voyageurs.

De la bonne utilisation du Smart Data
La bonne utilisation du Smart Data passe par la mise en place d’outils permettant d’exploiter la base de données et de définir précisément des indicateurs que l’entreprise souhaite étudier. Ces outils sont généralement proposés par les agences, opérateurs de cartes ou fournisseurs de solution de gestion des voyages d’affaires. « Nous préconisons ensuite aux entreprises de mettre en place des rapports standard, explique Paul Ponçon. Nous leur conseillons notamment de réaliser des rapports entre les prestations facturées et celles qui ont été négociées avec les fournisseurs, avant de vérifier et de corriger les éventuels écarts. Nous leur conseillons également d’éditer régulièrement des rapports de suivi de leurs principaux fournisseurs et de les remettre à leurs acheteurs afin de réajuster en conséquence les négo­ciations fournisseurs. Enfin, nous leur préco­nisons de faire des rapports de fraudes sur, par exemple, les indemnités kilométriques ou les invitations croisées au restaurant ».

Anne DEL POZO