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Les grandes tendances du voyage d’affaires

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Cette année encore, le marché du voyage d’affaires est marqué par des tendances phares articulées autour de la maîtrise des coûts, de la flexibilité des programmes et des offres, et de la sécurité des voyageurs.

En 2013, le marché du voyage d’affaires semble avoir repris son souffle. Bien que modeste, la reprise est cependant effective. En effet, 31 % des voyageurs interrogés dans le cadre du baromètre annuel des voyageurs d’affaires 2013 (Mondial Assistance/DéplacementPros.com, septembre 2013) indiquent ainsi avoir davantage voyagé au 1er semestre 2013 par rapport au 1er semestre 2012, et 58 % affirment avoir voyagé autant durant les deux périodes. Un chiffre conforté par l’importance accordée aux déplacements professionnels. 41 % des voyageurs les jugeant en effet indispensables et 30 % nécessaires au développement économique de leur entreprise. Malgré cette reprise, le poste voyage d’affaires n’échappe pas aux stratégies de maîtrise des coûts engagées par la plupart des entreprises depuis quelques années.

« Pour 9 entreprises sur 10, le contrôle des coûts reste une priorité, analyse Julien Lacroux, consultant chez Concomitance. Cette année encore, la sécurité des voyageurs fait également l’objet de toutes les attentions des entreprises. Il s’agit d’un thème central et récurrent, en lien avec l’actualité mouvementée de quelques pays tels que la Syrie. La médiatisation, ces dernières années, de certains évènements ainsi que la responsabilité pénale des dirigeants d’entreprises, quant à la sécurité de leurs collaborateurs, ont fait évoluer les mentalités sur le sujet de la sécurité. Enfin, les entreprises ont également de plus en plus conscience de la nécessité du voyage d’affaires pour continuer à développer leur activité ». Face à ces priorités, les entreprises et en particulier les travel managers, continuent à renforcer le suivi de leurs dépenses voyages d’affaires d’une part, et de leurs voyageurs en déplacement d’autre part.

La maîtrise des dépenses voyages, un exercice parfois complexe
Si la rationalisation et la maîtrise des coûts font partie des stratégies prioritaires des travel managers, force est de constater qu’elles sont parfois complexes à mettre en œuvre et ce, en raison de différents facteurs.
La multiplication des données à suivre et à traiter rend, en effet, l’exercice difficile. Et ce d’autant plus lorsque ces données sont issues de différentes sources (agences de voyages, opérateurs de cartes, outils de gestion de notes de frais, GDS*…). Pour autant, c’est bien sur la base de ces données que les travel managers peuvent engager des démarches de maîtrise des coûts. Ainsi, d’après l’étude AirPlus publiée en septembre 2013, les données et en particulier la Big Data représentent, pour 57.7 % des entreprises interrogées, une véritable opportunité dans le cadre de leur métier. Elle leur permet notamment de mieux négocier avec leurs prestataires voyages (pour 81,7 % d’entre eux), de mieux suivre leur politique voyage (71.8 %), d’analyser le comportement de leurs voyageurs (59,2 %) ou encore de faire des prévisions budgétaires (52.1 %). « Autant de démarches qui contribuent à la maîtrise des coûts voyage d’affaires », précise ainsi John Baird Smith, directeur général France d’AirPlus International.
Parallèlement, les travel managers manquent encore de visibilité sur certains postes de dépenses voyages. Prin­cipale raison de ce constat, les politiques de paiement des prestations voyages mises en œuvre dans les entreprises. Le baro­mètre American Express, réalisé par Concomitance et présenté à l’occasion de l’édition 2013 de l’EVP (salon Espace Voyages Professionnels) permet ainsi de tirer certains enseignements liés au contrôle des dépenses. Si les frais liés à l’aérien, au rail et à la location de voitures sont  réglés par l’entreprise elle-même, pour l’hôtellerie, ce sont encore les collaborateurs qui, dans 30 % des cas, avancent les frais. 30 % des entreprises laissent encore à leurs collaborateurs une grande autonomie en matière de frais ancillaires (supplémentaires), tandis qu’un tiers d’entre elles pose au contraire des restrictions très fortes à leurs voyageurs, preuve qu’il n’y a pas encore de réel consensus concernant la façon de gérer ces dépenses. Ces frais sont, de ce fait, beaucoup plus difficiles à budgéter mais également à suivre en aval. « Nous constatons par ailleurs, à la lecture de cette étude, que certaines dépenses, et en particulier celles réglées par les collaborateurs, restent complexes à contrôler pour les entreprises, explique Julien Lacroux, consultant chez Concomitance. C’est notamment le cas des dépenses pour les repas et les boissons ainsi que celles de carburant, de taxi et enfin d’hôtels ». En revanche, les dépenses liées à l’aérien et au rail sont, malgré leur poids dans le poste voyage d’affaires, plus faciles à contrôler. Face à ces difficultés, les travel managers continuent à travailler sur l’optimisation du poste voyage d’affaires tout en préservant voire en renforçant la sécurité de leurs collaborateurs en déplacements tandis que les prestataires de la place poursuivent leurs investissements pour répondre aux enjeux économiques et sociaux des entreprises.

Les compagnies low cost séduisent de plus en plus
Côté entreprises, la rationalisation des coûts passe notamment par le choix des compagnies aériennes. Ainsi, sur le marché du transport aérien, toujours très dynamique, les compagnies low cost pour­suivent leur percée. 52 % des voyageurs d’affaires ont, cette année, réalisé au moins un voyage sur une compagnie low cost. Ils sont 31 % à y avoir eu recours entre 2 et 4 fois. Le succès du low cost se confirme donc d’année en année, et notamment sur les liaisons européennes. La volonté de Ryanair de s’ouvrir aux voyages d’affaires ou l’offre dédiée d’Easy Jet sont ainsi autant de pas vers la conquête de ces compagnies à bas prix sur des voyages courts et moyens courrier. Principale conséquence de la montée en puissance de ces derniers, la pression tarifaire devrait continuer à s’intensifier dans les années à venir. D’ailleurs, pour se positionner sur ce segment de marché, Air France a créé cette année Hop! qui regroupe trois filiales régionales d’Air France : Brit Air, Régional et Airlinair. Cette filiale opère 530 vols quotidiens vers 136 destinations françaises ou européennes. Qualifiée de « value cost », elle offre de meilleurs services (collation à bord gratuite...) que les compagnies low cost traditionnelles tout en proposant des billets à partir de 55 e TTC l'aller simple et dispose de trois types de tarifs : Basic (le moins cher), Basic Plus (le tarif intermédiaire), Maxi Flex (maximum d'options, flexibilité totale).

Les tarifs d’hôtellerie passés à la loupe
Pour mieux maîtriser leurs dépenses hôtelières, la démarche des travel managers ne portera pas tant sur la catégorie des hôtels que sur la mise en place de véritables programmes d'hôtellerie au sein de leur organisation. « La consolidation et la maîtrise des dépenses sont les premiers éléments évoqués pour justifier l’importance d’un programme hôtel, ex­-plique Emmanuel Ebray, directeur France HRS. Nous constatons d’ailleurs que les travel managers ont désormais la volonté de cadrer davantage les dépenses d’hôtellerie en amont des réservations au travers d’une politique voyage clairement définie mais également de la négociation des tarifs avec les hôteliers ». Ainsi, d’après HRS, la plupart des sociétés disposent aujourd’hui d’un Online Booking Tool (OBT). Leur contenu en matière d’hôtellerie est majoritairement celui des agences de voyages. En revanche, seulement 37 % des entreprises utilisent une centrale de réservation hôtelière. « Or, avec une centrale de réservation hôtelière, les entreprises sont assurées de retrouver l’ensemble des tarifs qu’elles ont négociés avec les hôtels mais en plus, elles bénéficient des négociations menées par les centrales elles-mêmes auprès d’un très large choix d’hôtels, dont les hôtels indépendants », précise Emmanuel Ebray. Ces prestataires, tels que CDS, iAlbatros, HCorpo, HRS référencent en effet des milliers d’hôtels partout dans le monde. Ils présentent en outre l’avantage de pouvoir s’intégrer dans les outils de réservation en ligne (SBT) des entreprises. Par ailleurs, la plupart d’entre eux offrent une visibilité, quasiment en temps réel, sur les disponibilités des chambres et permettent d’annuler gratuitement des réservations jusqu’à midi, contre des conditions variables pour les réservations réalisées en direct. Les opportunités offertes par les centrales de réservation hôtelière offrent donc encore de nombreuses pistes pour diminuer ce poste de dépenses.

La sécurité des voyageurs, un enjeu d’actualité
Malgré le contexte économique et la volonté des entreprises de rationaliser leurs dépenses voyages d’affaires, force est de constater que le poste assurance n’est pas ou peu concerné par leurs démarches en la matière. 68 % des acheteurs n’entendent pas changer le niveau de couverture de leur assurance pour les voyageurs en déplacement à l’étranger et 29 % prévoient même de l’augmenter. Le lieu et le pays de destination représentent, pour 78 % des acheteurs, un élément moteur dans le cadre d’une souscription. Elle est ainsi jugée plus utile (53 %) lorsque les collaborateurs se déplacent dans le monde, à plus de 8 heures d’avion. La durée du voyage est également un facteur déterminant pour 57 % d’entre eux. Dans l’esprit des acheteurs, il est en effet plus simple de gérer une assistance dans un pays proche, européen ou en France, alors que les autres pays de monde inquiètent davantage. L’engagement de la responsabilité de l’entreprise pilote pour beaucoup les décisions des acheteurs en matière d’assistance et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise. Parallèlement, alors que les entreprises ont de plus en plus conscience de leur responsabilité vis-à-vis de leurs collaborateurs en déplacement, ces derniers sont plus nombreux à exprimer leur volonté d’être assurés lorsqu’ils partent pour des raisons professionnelles. Ils sont ainsi 64 % à souhaiter souscrire à une assurance selon le lieu ou le pays de destination, 20 % en fonction de la durée de leur voyage et 16 % en fonction de la fréquence de leurs déplacements. Cette démarche représente pour 66 % d’entre eux l’assurance de disposer d’une expertise médicale prenant en charge, depuis la France, l’incident de santé survenu à l’étranger. Ils plébiscitent en effet des liaisons avec des équipes médicales parlant leur langue et susceptibles de répondre, en temps réel, à leurs besoins.

Pour 2014, les entreprises, quelles qu’elles soient, devraient donc poursuivre leurs efforts pour mieux piloter et maîtriser leurs dépenses voyages d’affaires. Pour autant, elles n’hésiteront pas à investir dans des prestations et/ou des outils propres à renforcer la sécurité et le confort de leurs collaborateurs en déplacement professionnel.

Par Anne DEL POZO

 

* Global Distribution Systems (GDS), est un système de réservation informatique servant d'intermédiaire entre acheteurs (agences de voyages notamment) et fournisseurs (hôtels, compagnies aériennes, loueurs de voitures, etc.) sur le marché du tourisme et des voyages d'affaires.

 

Lu 25099 fois Dernière modification le vendredi, 10 juillet 2015 08:23
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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