Pour les responsables des assurances, des ressources humaines et avantages sociaux, ou encore pour les responsables de la sécurité d’une société multinationale, l’un des plus grands défis est de gérer efficacement et habilement une situation à laquelle un employé en voyage d’affaires est confronté : problème de santé, situation à risque, évacuation d’un pays politiquement instable, etc.

Une récente étude de ACE* démontre que les entreprises européennes commencent à prendre conscience des risques encourus. Parmi les 600 sociétés européennes interrogées, plus de 50% estiment que leur niveau de risque associé aux missions professionnelles augmentera au cours des cinq prochaines années. Un quart pense même que ce niveau de risque croîtra de manière significative. Selon l’étude, les missions professionnelles se placent dans le trio de tête des risques émergents dont les sociétés européennes se soucient de plus en plus. Fait à souligner : les sociétés françaises se montrent plus sensibilisées que leurs pairs européens, 32% d’entre elles considèrent que les voyages d’affaires représentent un risque important pour leur entreprise. Ce taux est le plus élevé des sept marchés du périmètre de l’étude (Allemagne, Belgique, Espagne, Italie, France, Pays-Bas, Royaume-Uni).

Par le passé, les entreprises ont souvent laissé leurs différentes entités mettre en place leur propre couverture. Plus récemment, certaines entreprises ont fait reposer leur protection sur une police d’assurance globale unique, émise en faveur de la société mère, dans le but de couvrir l’ensemble de leurs employés de façon identique à travers le monde. Dans certains pays, toutefois, les réglementations en matière d’assurance peuvent mettre à mal cette approche et engendrer des difficultés au niveau des garanties, notamment au moment du règlement des sinistres. Question : dans la pratique, la police pourra-t-elle remplir ses promesses de protection d’assurance dans le monde entier et relever les défis potentiels, à la fois sociaux, fiscaux et réglementaires. Bien souvent, une police unique peut ne pas suffire.

Dès lors, il semblerait plus adapté d’opter pour une combinaison entre une police d’assurance émise en faveur de la société mère (dans sa juridiction d’origine) et des polices locales émises en faveur de certaines de ses filiales.

Des garanties qui changent
Les entreprises européennes ont considérablement changé leurs habitudes en matière de déplacements professionnels ces dernières années. La proportion de cadres partant en voyages d’affaires de courte durée est désormais de plus en plus importante.

Les pays émergents d’Asie, du Moyen-Orient, d’Afrique et d’Amérique Latine sont des destinations devenues fréquentes. Cependant, dans ces économies émergentes, l’accès à des soins médicaux adaptés après un accident ou une maladie, peut se révéler moins aisé qu’en Europe. Une évacuation peut devenir une véritable gageure.

Traditionnellement, les contrats prévoyaient une garantie principale en cas de décès connue sous le nom de décès et invalidité accidentels. Devant la multiplication des destinations, les solutions d’assurance des voyages d’affaires ont été adaptées aux nouveaux risques. Les polices missions professionnelles offrent désormais le plus souvent : un accompagnement médical à l’étranger avec des services tels que :

. Evacuation d’urgence médicale et sécuritaire
. Couverture adaptée en cas de décès ou d’invalidité
. Garanties pour pallier les divers désagréments tels que perte ou retard des bagages
. Services d’informations en ligne et parfois de suivi des voyageurs

Ces garanties sont réunies au sein d’une police globale. Mais une police unique, englobant toutes ces garanties et tous ces services, fonctionnera-t-elle comme prévu par-delà les frontières ?

Le déploiement d’une police à une échelle globale pose en effet quelques problèmes d’exécution. Ils doivent être anticipés et considérés avec attention. Alors que les programmes missions professionnelles sont conçus dans le cadre d’un « package social », ils sont en fait régis par des réglementations d’assurance locales susceptibles de limiter l’applicabilité d’une police unique.

Prenons deux exemples.
- Un cadre employé par une société multinationale dont le siège est en France, est accidenté à l’occasion d’un voyage d’affaires au Mexique. Le cadre, assuré par une police missions professionnelles française, doit être conduit à l’hôpital. Il n’est pas acquis qu’une police d’assurance française (émise par un assureur européen non agréé, ou « non admis » au Mexique) puisse régler directement à l’hôpital mexicain les frais de soins de ce collaborateur. Cela rajoute, à tout le moins, à la complexité d’un dossier une situation de crise et ne garantit pas à l’entreprise l’assurance qu’elle recherche au moment même où elle en a le plus besoin.

- Un cadre employé par la succursale indienne d’une société multinationale dont le siège se trouve aux Pays-Bas décède dans un accident de voiture en Inde. Il est assuré par un contrat collectif missions professionnelles émis en faveur de la société mère hollandaise par un assureur européen « non admis » en Inde. Il est très possible que le capital prévu en cas de décès au titre de la police d’assurance européenne ne puisse pas être payé directement aux ayants droit du défunt en Inde, sans attirer l’attention des autorités fiscales et de contrôle des assurances ; un scénario potentiellement exaspérant pour l’entreprise et éprouvant pour la famille de l’employé décédé. Sans compter le risque social et d’image auquel la société s’expose vis-à-vis de ses employés ou de ses clients.

Dans ces 2 cas, outre les difficultés pratiques à assurer les prestations garanties à leurs salariés par la couverture d’assurance, les responsables compétents de ces entreprises risqueront de devoir répondre devant les autorités locales en charge des assurances de la souscription d’un contrat non conforme à la réglementation en vigueur.

Une solution flexible de financement du risque
Les responsables des assurances de multinationales le savent, pour l'appliquer dans d’autres branches d’assurance : un programme missions professionnelles global performant doit aussi inclure des polices locales, émises en faveur des succursales et des filiales de la société mère, en vue de couvrir les risques des employés locaux.
Ces polices prévoient des prestations et des limites locales; elles sont commercialisées par un assureur admis localement et conformes au code des assurances du pays, qui peut être une filiale de l’assureur global ou l’un de ses partenaires. L’assureur local calcule et verse les taxes et les frais d’assurance applicables. Les sinistres survenus dans le cadre des polices locales sont gérés et payés sur place.

Ces polices admises localement peuvent ensuite être assorties à une police master, émise en faveur de la société mère dans sa juridiction. La police master est destinée à assurer les employés du siège, ou des pays autorisés, et prévoit une assurance complémentaire avec prise en charge des obligations de la société mère envers ses filiales en cas de lacunes de couverture des polices locales.

En privilégiant ce type d’approche, les sociétés multinationales sont sûres de disposer d’un mécanisme de financement large de leurs risques, à la fois interne et externe mobilisant des fonds propres et des prestations d’assurance. Ce mécanisme couvre leurs obligations commerciales et sociales, tout en étant conforme aux exigences des juridictions locales.

Autre fait intéressant révélé par l’étude : seuls les deux tiers des sondés sont satisfaits des services en matière de sinistres fournis par leur assurance missions professionnelles. Ce taux tombe même à 52% en France, le niveau le plus bas des sept marchés concernés par l’étude. Les managers souhaitant mettre en place un programme missions professionnelles, ont donc tout intérêt à collaborer avec des courtiers et des assureurs maîtrisant parfaitement à la fois les solutions internationales et la branche de l’assurance des missions professionnelles.

Plusieurs points sont donc à considérer
Les prestations d’assurance sont-elles payables directement au bénéficiaire ou à un tiers, où sont-elles payables via l’employeur et enfin, lorsqu’un prestataire est choisi pour assurer des services d’évacuation et d’aide médicale d’urgence, ses services sont-ils pleinement intégrés au programme d’assurance envisagé ? En collaborant à la mise en place d’un programme d’assurance globale, les responsables des assurances, ceux des ressources humaines et avantages sociaux et autres intervenants en charge répondront à l’ensemble des risques relatifs aux missions professionnelles (financiers, sociaux, réglementaires et fiscaux).

Ils seront ainsi en mesure d’assurer à leurs employés la protection dont ils auront besoin le moment venu, quelle que soit la situation.

^{* ACE European Risk Briefing 4, novembre 2012}

Suresh KRISHNAN

Directeur Juridique au sein du département clients multinationaux du Groupe ACE

Stéphane BAJ

Directeur Assurances de Personnes et Affinités de ACE pour la région Europe, Moyen-Orient et Afrique, EMEA