Depuis, les autres  acteurs du voyage d’affaires n’ont cessé de développer de nouvelles prestations articulées autour de la dématérialisation des processus. Progressivement sont apparus les Self Booking Tools (outils de réser­vation en ligne), les plates-formes de réservations hôtelières, les moyens de paiement dématérialisés telles que les Cartes Logées ou encore les outils de gestion de notes de frais.

La dématérialisation s’étend à toute la chaîne du voyage d’affaires
« Que ce soit pour l’ordre de mission, la réservation du voyage ou la gestion des notes de frais, leur dématérialisation évite la multiplication des saisies, sources d’erreurs et de perte de temps », explique Cédric de Martimprey, responsable commercial Notilus Paris, au sein de Dimo Gestion. Dimo Gestion, à l’instar de KDS ou encore Concur, propose ainsi des solutions permettant de dématérialiser l’ensemble de la chaîne de gestion du voyage d’affaires. La gestion des notes de frais, relatives aux voyages d’affaires, reste en effet un exercice complexe au regard notamment du nombre d’intervenants nécessaires à leur traitement. « Depuis quelques années, les entreprises se penchent donc sur l’automatisation des tâches liées aux notes de frais, notamment pour en restreindre le nombre de saisies, ajoute Cédric de Martimprey.
Aujourd’hui, nous proposons aux entreprises d’aller encore plus loin dans leur démarche, en dématérialisant également leurs justificatifs papiers ». Même si ce procédé n’est pas encore reconnu légalement, il simplifie et accélère néanmoins les processus de gestion des notes de frais. En effet, si le service comptable a besoin de ces justificatifs papiers, les autres intervenants de la chaîne de validation se contentent, pour leur part, du fichier électronique.

La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages
Depuis quelques années maintenant, nous assistons également à la dématérialisation des factures entre agences de voyages et entreprises. « Lorsque les agences de voyages se sont intéressées à la dématérialisation des factures clients, elles se sont tournées vers des acteurs tels que nous, explique Dominique Bougnot, directeur Accelya France. En 2007, nous avons ainsi commencé à travailler avec Carlson Wagonlit Travel pour qui nous traitons aujourd’hui près de 5 millions de factures par an ». Tous les grands noms du voyage d’affaires pro­posent désormais la dématérialisation de leurs factures, à l’instar d’Avexia, Havas, Frequent Flyer Travel ou encore Amplitude qui utilisent la plate-forme d’Accelya, ou de American Express Voyages d’Affaires, HRG et Selectour, qui eux, confient leurs factures à b-Process. En matière de dématérialisation des factures, les opérateurs proposent aux agences de voyages différents flux : dématérialisation fiscale EDI ou dématérialisation PDF. « Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, l’entreprise reçoit des factures en mode EDI et peut les intégrer directement dans son outil comptable, gagnant en temps et en fiabilité dans ses processus de traitement, explique Jean-Cyril Schütterlé, directeur Business Development Network Europe Ariba / b-process. L’envoi de factures PDF en push chez les clients est plus couramment utilisé par les TPE et les PME ». Pour leur permettre d’assurer la validité fiscale du processus de dématérialisation, b-process propose aussi une prestation d’archivage électronique de l’original électronique. Cette prestation est proposée en partenariat avec la Caisse des Dépôts et Consignation. Enfin, pour les entreprises qui ne sont pas encore engagées dans les processus de dématérialisation de leurs factures, certains prestataires éditent et expédient les factures émises par leurs partenaires agences de voyages. En plus des traditionnels bénéfices, en matière de rationalisation des coûts, la dématérialisation des factures, sur le marché du voyage d’affaires, est d’autant plus appréciée par les entreprises qu’elle décomplexifie les flux de gestion (généralement soumis à de nombreuses validations). « En effet, au sein des entreprises, les destinataires des factures voyages d’affaires peuvent être nombreux, précise Dominique Bougnot. Leur dématériali­sation simplifie leur gestion ». Parallèlement, la dématérialisation contribue à renforcer la traçabilité des dépenses engagées par les collaborateurs pour leurs déplacements professionnels. « Cette technologie rend plus efficace les circuits de validation car ils sont alors préétablis, souligne à ce sujet Dominique Bougnot. La circulation de factures matérialisées est ainsi supprimée et par conséquent, les éventuelles pertes, limitées ».

La dématérialisation facilite la consolidation des données
Mais au-delà de la dématérialisation de la facture, ce sont les prestations de réconciliation entre les flux de factures et les relevés de paie­ments issus des Cartes Logées ou encore des Cartes Business qui s’avèrent particulièrement intéressantes pour les entreprises. « En amont du règlement de leurs factures cartes, les entreprises peuvent ainsi vérifier que le montant des relevés de paiements cartes est en adéquation avec les transactions de paiement entre l’opérateur de carte et l’agence de voyage », ajoute Jean-Cyril Schütterlé. De même, la dématérialisation des factures facilite le reporting et l’analyse des données. La dématérialisation permet en effet aux entreprises de mieux assurer le déploiement et le suivi de leur politique voyage et ce, notamment à travers la mise en œuvre d’un suivi analytique de ces dépenses voyages.

Par Anne DEL POZO