Directement impacté par la crise sanitaire, le voyage d’affaires a amorcé une reprise lente et progressive en 2021. Après la forte chute des dépenses voyages d’affaires en entreprise en 2020 (-70 % par rapport à 2019), l’activité a en effet repris des couleurs en 2021 pour atteindre près de 50 % du volume des dépenses de 2019.

Une progression qui pourrait se rapprocher des 60 % des volumes de dépenses d’avant Covid (Baromètre EPSA-IFTM 2021). Malgré les restrictions encore en vigueur dans certains pays, le voyage d’affaires reprend donc des couleurs.

Les nouvelles habitudes des voyageurs d’affaires

« Force est de constater que cette reprise s’appuie sur un bouleversement, dans les entreprises, sur la façon d’appréhender les déplacements professionnels », précise Karim Jouini, CEO et cofondateur d’Expensya.

Depuis le déconfinement, 27 % des sondés dans le cadre du baromètre EPSA-IFTM ont le droit de voyager uniquement en France alors que 19 % seulement ont le droit de voyager en France et à l’étranger. Dans le cadre de ces déplacements, les répondants privilégient l’avion à 76 % par rapport au train (8 %) lorsque le déplacement concerne l’international.

En revanche, dès lors qu’il s’agit de voyager en France, le train gagne du terrain à 71 % des choix suivi par l’avion (9 %) et la voiture de location (12 %). Des tendances confortées par le baromètre Expensya-AFTM qui note, pour sa part, une reprise plus forte du transport ferroviaire (-76 % en 2020 contre -21 % en 2021) que de l’aérien (-85 % en 2020 contre -41 % en 2021). Selon cette même étude, avec +300 % d’utilisation, les employés se sont massivement orientés vers les différents modes de transports individuels dits autosolistes : vélos, scooters, motos, voitures… D’ailleurs, les indemnités de frais kilométriques sont passés de -25 % en 2020 à +25 % en 2021 et les distances parcourus s’allongent (-35 % en 2020 contre + 7 % en 2021).

« Globalement, les salariés tendent à aller moins loin et à utiliser des modes de transports plus doux (train, covoiturage, vélo…), poursuit Karim Jouini. D’ailleurs, ils sont davantage ouverts à la flexibilité en matière de moyens de transport qu’ils utilisent dans le cadre de leurs micro-déplacements ».

Des déplacements plus respectueux de l’environnement

Dans les prochaines années, cette évolution dans les modes de transports sera également marquée par la conscience environnementale des salariés et de leur employeur, la recherche d’efficacité des déplacements ainsi que l’innovation dans les transports. En effet, selon le baromètre EPSA-IFTM, entre 20 et 30 % des déplacements auront « à terme » disparu du fait des outils digitaux, des nouvelles habitudes et des considérations RSE. 29 % des salariés seraient près à voyager moins et à remplacer massivement les déplacements professionnels par des visioconférences, 32 % garderaient le même rythme de voyage mais choisiraient les options les moins polluantes et 19 % voyageraient moins souvent mais sur des périodes plus longues.

« Bien que la reprise des déplacements professionnels soit avérée pour certaines régions et modes de transport, la demande reviendra largement aux niveaux prépandémiques dans les prochaines années, explique Didier Bréchemier, associé chez Roland Berger, qui vient également de publier une nouvelle étude « All Change : Comment le Covid-19 a bouleversé l’avenir de la mobilité longue distance ». Cette demande sera néanmoins différente. Les salariés voyageront par exemple davantage en train sur certaines distances, les passagers rechercheront des compagnies aériennes respectueuses de l’environnement et les voyageurs d’affaires s’aventureront moins souvent loin du bureau, mais plus longtemps ».

Une transformation qui élargit le périmètre des dépenses professionnelles

Parallèlement, les voyageurs d’affaires sont également moins motivés pour se déplacer en raison de l’adoption des nouvelles technologies, qui facilitent la mobilité virtuelle. Selon l’étude Roland Berger, ce recours est d’autant plus vrai en Europe où 44 % des sondés estiment que la mobilité virtuelle est la principale raison du changement des habitudes en matière de voyages d’affaires. Une demande qui devrait inciter les entreprises à mettre plus massivement en œuvre des outils digitaux (dont celles nécessaires au télétravail ou à la réalisation de réunions virtuelles) dans les années à venir. Face à ces nouveaux modes de travail, les entreprises doivent faire face à de nouvelles dépenses.

« Les dépenses générées dans le cadre du télétravail demeurent importantes depuis 2020 et à des niveaux très élevés, sans communes mesure avec les autres catégories de frais liés aux voyages d’affaires », précise Karim Jouini. Une évolution dont certains éditeurs de solutions de gestion des notes de frais tiennent comptes dans leurs outils. C’est par exemple le cas des solutions d’Expensya ou de Notilus qui intègrent désormais dans leurs logiciels les frais de télétravail (Internet, téléphone, chaise de bureau, écran secondaire…).

« Notre solution peut également gérer le forfait mobilité durable (jusqu’à 600 euros), poursuit Karim Jouini. Il permet au salarié de devenir plus autonome dans le choix de ses modes de transport doux (covoiturage, transport en commun, vélo…) et à l’entreprise de le rembourser au fur et à mesure des dépenses en lien avec ce forfait ».

La crise sanitaire et les enjeux environnementaux ont ainsi fortement bouleversé les comportements des voyageurs d’affaires et des entreprises. Une tendance également portée par le développement des nouvelles technologies, qui favorisent le télétravail et par conséquent, l’émergence de nouvelles dépenses liées aux frais professionnels.