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Déplacements professionnels de groupes : quelles solutions d’optimisation ?

Déplacements professionnels de groupes : quelles solutions d’optimisation ?

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Si les entreprises disposent de nombreuses prestations et solutions pour optimiser l’organisation et les coûts des déplacements de leurs collaborateurs dans le cadre de voyages d’affaires individuels, la démarche semble plus complexe pour les déplacements de petits groupes. Quelques solutions et prestations alternatives permettent néanmoins de simplifier certaines démarches d’organisation et de suivi de ces voyages d’affaires.

Difficile pour les entreprises aujourd’hui d’organiser des déplacements professionnels pour des groupes de plus de 9 personnes sans passer par une agence de voyages off line. Une complexité qui sera d’autant plus importante si les collaborateurs viennent de sites différents. En cause ? Des outils technologiques pas adaptés à cette demande.

« Aujourd’hui encore, les compagnies aériennes restreignent par exemple le nombre de passagers sur une seule réservation, précise Christophe Drezet, directeur associé Pôle Mobilité d’Epsa. Un nombre qui diffère par ailleurs d’une compagnie à l’autre. Chez Air France et Emirates, il ne peut, par exemple, pas dépasser neuf personnes. Certes, ce chiffre peut aller jusqu’à vingt cinq personnes chez Ryanair ou quarante personnes chez Easy Jet. Cependant, face à cette différence entre les compagnies, les agences de voyage font souvent le choix, dans leurs outils en ligne, de limiter une réservation à cinq ou six places pour toutes les compagnies aériennes et ce, afin d’éviter de multiplier les paramétrages ». Une problématique que l’on retrouve également au niveau des réservations hôtelières.

Des technologies de réservation inadaptées

« Les Self Booking Tools sont en effet conçus pour qu’un voyage fasse l’objet d’une seule réservation, ajoute Christophe Drezet. Dès que le déplacement concerne un groupe de personnes, mieux vaut appeler directement la compagnie aérienne, ferroviaire ou l’hôtel pour se faciliter les démarches autant que pour obtenir les meilleurs tarifs ». Même les politiques voyages des entreprises sont généralement adaptées pour les déplacements individuels. « Au-delà de la barrière technologique, il faut en effet aussi tenir compte des systèmes de facturation de ces déplacements qui sont généralement rattachés à une personne ou à un centre de coût particulier », ajoute pour sa part Régis Pezous, directeur incubation Produits CWT.

Il convient par ailleurs de rester vigilant sur les conditions d’annulation ou de changement des billets réservés pour des groupes, et qui peuvent finir par rendre un tarif groupe moins intéressant que des réservations individuelles.

Des enjeux similaires aux voyages d’affaires individuels

Au-delà de ces problématiques techniques, les enjeux des entreprises qui envoient en déplacement des petits groupes de collaborateurs restent les mêmes que ceux des voyageurs d’affaires indépendants. « Quel que soit le nombre de personnes qui se déplacent pour un événement ou un rendez-vous d’affaires, l’entreprise a besoin d’analyser tous les coûts qui y sont liés dans un objectif d’optimisation, indique pour sa part Emmanuel Weindling, Business Development Manager SAP Concur France. S’il est facile, notamment grâce aux moyens de paiement centralisés, de connaître les coûts liés à certains postes de dépenses (transports et hôtels en particulier), il reste difficile d’avoir une visibilité complète sur toutes les dépenses annexes, telles que les frais de taxis ou de restauration ».

La sécurité des collaborateurs demeure également un enjeu de taille. « Nous sommes dans un monde de plus en plus soumis à des crises sanitaires, politiques, terroristes ou environnementales, poursuit Emmanuel Weindling. Or, la règlementation oblige les entreprises à porter assistance et protection à leurs collaborateurs en déplacement, où qu’ils soient ». Dernier exemple en date, les entreprises qui ont en nombre annulé la venue de leurs collaborateurs (exposants ou visiteurs) sur le Mobile World Congress de Barcelone en février dernier, suite au Coronavirus. Des défections d’ailleurs tellement nombreuses qu’elles ont contraint l’organisateur du salon à l’annuler.

Enfin, force est de constater également que les entreprises comme leurs voyageurs sont de plus en plus sensibles aux enjeux de développement durable. « Les jeunes générations sont notamment de plus en plus vigilantes sur leur empreinte carbone, ajoute Emmanuel Weindling. Il arrive même de plus en plus fréquemment que ce sujet soit un point d’attractivité des entreprises. D’autant qu’aujourd’hui, il existe de véritables alternatives aux déplacements professionnels telles que les Web réunions ou visioconférences. Des alternatives qui sont d’ailleurs d’autant plus justifiées dès lors que plusieurs collaborateurs sont concernés. Elles permettent aux entreprises de faire une économie sur les coûts de déplacements tout en limitant leur empreinte environnementale ».

Les alternatives aux technologies traditionnelles

Face à ces différents enjeux, les prestataires du voyage commencent néanmoins à mettre en oeuvre des solutions qui facilitent l’organisation des voyages de petits groupes.

Au travers de sa plateforme de réservation en ligne, SAP Concur propose par exemple aux voyageurs de partager en ligne leur itinéraire (vol, hôtel, dates…). « Les réservations pour des groupes de moins de 10 personnes sont également possibles et ce, que ce soit pour des collaborateurs internes ou des clients ou partenaires externes à l’entreprise », poursuit Emmanuel Weindling. Bien que l’organisation et la réservation restent limitées à des groupes de moins de 10 personnes, les technologies SAP Concur permettent néanmoins aux entreprises d’avoir une visibilité sur l’ensemble des dépenses engagées pour un déplacement, tout en sécurisant le déplacement du collaborateur.

« Nous avons créé un vrai APP Center où le collaborateur peut connecter ses différentes applications de voyages, ajoute Emmanuel Weindling. Nous avons également noué des partenariats avec un certain nombre de prestataires du marché (Airbnb, Accor…), dont les applications sont directement intégrées dans notre outil. Enfin,nous pouvons également (avec l’accord du collaborateur) récupérer les itinéraires dans les boîtes mails des collaborateurs puis intégrer ces données dans notre solution ».

L’agence de voyage CWT, pour sa part, propose son offre Small Meeting particulièrement bien adaptée aux entreprises qui souhaitent organiser des déplacements pour des petits groupes. « Cette prestation Meeting & Event (Mice) fonctionne bien pour les petits groupes, souligne Régis Pezous. Elle permet l’organisation et la réser vation du transport, de l’hébergement, des transferts, voire de la dimension événementielle du dépla cement. Elle est d’autant plus appréciée lorsque les collaborateurs viennent de sites différents. Elle permet également à l’entreprise de bénéficier des tarifs que nous négocions avec les prestataires ».

Le paiement centralisé devenu indispensable

Au-delà des outils de réservation, le paiement centralisé est également un moyen efficace de mieux suivre les dépenses engagées dans le cadre de déplacements de groupes. La difficulté consiste, pour les entreprises, à choisir le moyen de paiement qui sera alors le mieux adapté. Il ne fait cependant peu de doute que la carte logée ou les cartes virtuelles restent les mieux adaptées aux paiements des dépenses de transport et d’hébergement. 

« Une solution de paiement intégrée simplifie par exemple les processus de facturation, rappelle Marie Auzanneau, Marketing Communication Manager France chez AirPlus International. Avec les cartes de paiement virtuelles, le règlement des dépenses est centralisé sur le compte de l’entreprise et récapitulé dans un relevé de facturation unique. Des moyens de paiement adaptés aussi bien aux voyages d’affaires individuels qu’aux déplacements en groupe ou encore aux évènements Mice ».

Ces solutions de paiement contribuent ainsi à une meilleure maîtrise des coûts et optimise la transparence et la visibilité sur les dépenses. « Associées à des outils de reporting, elles permettent également à l’entreprise de mesurer le retour sur investissement et de mieux piloter sa politique achat, en lui offrant une visibilité par catégorie de dépenses, fournisseurs, utilisateurs… », ajoute Marie Auzanneau.

Des outils de reporting que proposent également les solutions de gestion des réservations de voyages d’affaires et des notes de frais. Grâce aux technologies de Business Intelligence embarquées dans la solution ad’hoc de SAP, l’entreprise va pouvoir créer un code projet pour suivre un déplacement en termes d’engagements de dépenses. Elle aura par exemple la possibilité de paramétrer des indicateurs pour analyser un déplacement ayant un code événementiel, connaître le coût total d’un déplacement de cinq personnes, en analyser chaque typologie de dépenses (hôtels, transports, frais de bouche,..) et ainsi, mieux les piloter.

 

Des applications pour favoriser les échanges entre voyageurs Benoit Rabourdin

Dans le cadre des déplacements des collaborateurs, l’enjeu pour les entreprises consiste également à faciliter les flux de données voyages souvent très cloisonnés, afin de favoriser les échanges et les interactions entre les voyageurs. Une démarche mise en oeuvre notamment par Hubtobee. 

« L’efficacité et la productivité d’un groupe passe notamment par l’accès de chaque membre qui le compose aux déplacements des uns et des autres, explique Benoit Rabourdin, CEO cofondateur de Hubtobee. L’application Hubtobee offre ainsi une visibilité aux voyageurs sur les déplacements professionnels de leurs collègues, en cours ou à venir, en fonction des nationalités, des lieux, des activités, de dates, etc. Elle permet de savoir qui se trouve où et ainsi, de mettre de l’intelligence dans les déplacements, de développer la collaborativité pendant les déplacements, et d’éviter de regretter « si seulement j’avais su que tu étais là ! ». De plus, certains coûts liés à ces déplacements peuvent ainsi être optimisés, tels que, par exemple, les taxis ou la location de voiture ».

L’application TripActions pour sa part favorise la création de groupe de voyageurs. Chaque membre du groupe est ainsi informé lorsqu’une réservation est effectuée par un autre membre.


Lu 1679 fois Dernière modification le lundi, 28 septembre 2020 16:05
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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