Coûteuses réunions
Il suffit d'ailleurs de chercher un peu pour trouver ce qui peut être externalisé, et du coup, mieux fonctionner avec, si possible, un coût réduit. La gestion des réunions est un bel exemple de ces gisements à exploiter. « Les entreprises ne s'en rendent pas toujours compte, mais les réunions peuvent représenter des coûts très élevés en termes de mobilisation des ressources alors même qu'elles ne disposent pas d'indicateurs fiables de leur efficacité », indique volontiers Antoine Dorin, responsable marketing de Perfony. Cette société a mis au point un outil en ligne, accessible en mode SaaS, permettant d'améliorer la performance des réunions et des plans d'actions. Au passage, un petit simulateur en ligne, sur le site Internet de la société, permet d'évaluer en quelques clics le coût annuel des réunions. L'addition peut vite monter : la réunion hebdomadaire de quatre heures mobilisant six collaborateurs d'une PME lui coûtera plus de 50 000 euros par an ! « En disposant d'un outil collaboratif mieux adapté pour préparer ces réunions et en assurer le suivi et la mesure de la performance, des économies peuvent être générées », poursuit Antoine Dorin. Il est par exemple possible, grâce au cloud, de travailler en amont les documents afin que la réunion soit le lieu de la prise de décision, et que celle-ci soit rapidement transformée en plan d'action. Dans le même esprit, le plan d'action bénéficiera d'un meilleur suivi grâce à l'outil collaboratif.
Autre intérêt, il s'agit d'un outil ouvert, permettant d'intégrer les collaborateurs travaillant sur des sites différents mais également des participants externes sur des projets. Ceux qui ont adopté l'outil ont réduit en moyenne de 20% le temps passé par leurs collaborateurs dans les réunions. Un temps qui a pu être consacré à d'autres missions. Le retour sur investissement est immédiat d'autant que l'outil est gratuit pour tous les collaborateurs, le pilote des réunions et l'exécutif étant les seuls à devoir souscrire à un abonnement mensuel.

Rationaliser ses télécoms
Si changer les habitudes, comme c'est le cas pour les réunions, est une première piste, une autre consiste à remettre un peu d'ordre dans un domaine précis, en y ajoutant une dose d'externalisation. Alexis de Goriainoff, l'un des fondateurs de Sewan Communications en est persuadé. Son entreprise, fondée en 2007 et affichant un taux de croissance de 170 % sur les trois dernières années, développe des activités d'opérateur de communications unifiées répondant à l'ensemble des besoins des entreprises. « Les entreprises étaient un peu perdues et avaient de multiples prestataires et interlocuteurs, tout en maîtrisant difficilement leurs dépenses, alors que la technologie nous permet d'aller plus loin puisque le téléphone est devenu une application informatique », rappelle Alexis de Goriainoff. « Notre credo étant la simplicité, nous avons proposé des solutions globales de télécommunications, clés en main, pour les PME », ajoute-t-il. Un service fourni en mode cloud et qui permet aux entreprises, et notamment aux PME, de réaliser encore des économies sur les équipements. Si Sewan Communications met au point les solutions techniques, la jeune entreprise s'appuie sur un réseau de plus de deux cent revendeurs en France, ces derniers para­métrant les services demandés par les clients. Ces entreprises ont le plus souvent un prestataire informatique, un autre pour l'accès à Internet, un troisième pour la téléphonie mobile et un quatrième pour le standard téléphonique. « Gérer tout ça est un vrai casse-tête qui finit aussi par coûter cher, notamment pour les PME », souligne Alexis de Goriainoff. La solution unifiée permet de conjuguer simplicité, économies mais aussi davantage d'efficacité car les différents systèmes pourront interagir avec plus de facilité. Difficile d'établir un gain à l'avance, mais il est possible de tabler sur au moins 10 à 20 % d'entrée de jeu. Autre avantage, l'entreprise a une meilleure visibilité de ses coûts télécoms, d'autant que les équipements sont en location.

Des solutions alternatives
Externaliser c'est également sortir des schémas classiques. Pascal Favier, fondateur de GMS, est l'un des pionniers de la régie commerciale externalisée. « C'est un nouveau format alternatif à la solution classique des grossistes et qui présente pour l'entreprise, le gros avantage de pouvoir garder la main en permanence sur sa stratégie de vente », explique Pascal Favier. « En quelque sorte, nos clients deviennent nos fournisseurs » précise-t-il. En résumé, l'entreprise se concentre sur la production et son prestataire va prendre en charge la relation client de A à Z, aussi bien sur le plan commercial que sur celui de la logistique-distribution. Une formule qui présente aussi l'avantage d'être nettement plus flexible qu'en interne. Toute entreprise connaît bien la problématique consistant à ajuster ses forces commerciales à un objectif qui ne sera pas forcément atteint, pour ne citer que cet exemple. Dans la formule du grossiste, le risque pour l'entreprise est de ne plus avoir la main sur la commercialisation. « C'est une solution mixte qui consiste à exter­naliser tout en conservant le contrôle », ajoute Pascal Favier. Contrôle effectué par l'entreprise grâce à un outil de monitoring permettant une remontée de toutes les informations, y compris sur le positionnement de la concurrence par exemple.
Au préalable, une équipe commerciale dédiée est constituée en fonction des objectifs visés par l'entreprise. « La prise de risque pour l'entreprise est limitée, car elle pourra réduire la voilure s'il y a des difficultés mais revoir à la hausse ses objectifs avec une grande réactivité », indique le PDG de GMS.  
En fait, la régie commerciale est adaptée tant aux grandes entreprises qu'aux petits projets. Seule limite, ce système concerne les produits en vente assistée, c'est-à-dire ceux qui ont besoin d'être accompagnés d'un discours commercial pour leur mise en place.
La rémunération du prestataire se compose d'une partie fixe convenue d'avance, et d'une part variable en fonction des objectifs réalisés. Un système rassurant pour l'entreprise qui connaît à l'avance ce qui lui en coûtera, la  partie logistique étant intégrée dans le prix de vente du produit.

Pour les PME aussi
Comme le rappelle Éric Jamet, directeur marketing de Tessi, la dématérialisation de documents et le traitement des flux peuvent également être source d'externalisation. Un service qui peut aussi être, physiquement parlant, totalement externalisé ou rester en interne de l'entreprise, le traitement étant assuré par les équipes spécialisées du prestataire. « Ce choix peut dépendre de multiples facteurs tels que la nature des documents à traiter ou l'organisation existante, mais le principe reste le même : confier à un prestataire spécialisé des tâches qu'il effectuera avec davantage d'efficacité, et concentrer ses moyens humains sur les missions proches de son cœur de métier », note Éric Jamet. Dans le même esprit, les entreprises ont tendance à confier de plus en plus de tâches en externe dans d'autres domaines, comme celui du trai­tement des moyens de paiement. « En France, c'est le cas depuis longtemps pour les grandes entreprises qui ont des volumétries importantes d'encaissement, mais ce service est désormais accessible éga­lement aux PME même lorsqu'elles n'ont que 100 à 200 chèques par mois à traiter », ajoute-t-il. L'entreprise n'a qu'à scanner les chèques reçus pour qu'ils soient pris en compte ensuite, en mode SaaS, dans le flux de traitement des paiements. Au-delà du gain de temps au niveau du traitement, la PME peut surtout aussi amé­liorer le délai de versement des paiements, et leur encaissement auprès de la banque.
« D'une manière générale, la solution de l'externalisation mérite toujours d'être étudiée, soit lorsqu'on souhaite mettre en place une nouvelle organisation ou lorsqu'on doit faire face à des pics d'activités, par exemple. Toutefois, je crois qu'il faut que les entreprises évitent d'analyser l'option externalisation du seul point de vue des éco­nomies réalisables », poursuit Éric Jamet. Certes, l'externalisation peut permettre de dépenser moins dans certains cas, mais ce qui doit primer, à l'heure du choix, c'est aussi et surtout le gain de productivité, la montée en compétences et la possibilité de concentrer ses forces sur son cœur de métier.
 
Une opération à bien préparer
Ceux qui ont franchi le pas de l'externalisation ne le regrettent pas. Au préalable, il est important de bien préparer le terrain et de cerner précisément ses motivations.
Solly Azar est un courtier grossiste multi-spécialiste qui travaille avec un réseau de 8 000 intermédiaires, courtiers et agents. Pour cette entreprise comptant 500 collaborateurs, son informatique est évidemment essentielle. Et pourtant, Solly Azar n'a pas hésité à externaliser tous ses serveurs chez un prestataire spécialisé, l’infogéreur Sigma, au cours de l'été dernier. « C'est une solution qui s'imposait si nous voulions continuer de bénéficier de compétences informatiques pointues », rappelle Guillaume Savariau, directeur des systèmes d'information de Solly Azar. « Ce mode de fonctionnement, qui est complètement transparent pour nos clients et nos collaborateurs, a permis d'apporter davantage de flexibilité, de sécurité et de disponibilité à notre système informatique », poursuit Guillaume Savariau. Toutefois, il convient que l'opération soit minutieusement programmée : un an de préparation pour Solly Azar qui en a profité également pour remettre à niveau son infor­matique. « Il est important également de bien négocier le contrat que l'on va passer avec le prestataire afin de prévoir tous les cas de figure pouvant survenir dans le temps, y compris la réversibilité », poursuit-il. Tout cela a permis de « faire la bascule » au cours du dernier week-end du mois d'août, sans perturber le fonctionnement de l'entreprise, et le bilan est à ce jour positif. « L'objectif n'était pas d'externaliser pour faire des économies mais surtout d'avoir un système informatique sécurisé, fiable et évolutif, ce à quoi nous sommes parvenus », conclut Guillaume Savariau.

Autant dire que l'externalisation comme la location ne sont pas à négliger à l'heure où l'entreprise doit rationaliser ses coûts, réaliser des économies, et surtout se concentrer sur son cœur de métier et donc sur les activités à valeur ajoutée. Une stratégie plus fréquente dans les grandes entreprises que dans les PME. Selon une étude Cegos, la stratégie d’externaliser reste plus fréquente dans les grandes entreprises (90 % le font) que dans les PME (78 % en moyenne). Une chance pour l'économie française, puisque les sociétés externalisent très majoritairement en France, à 80 %, et 30 % le font au sein même de leur entreprise !

Laurent LOCURCIO