Mailoop, Startup experte dans le benchmark et l'amélioration des pratiques digitales, s'est donc penchée sur le sujet.

À partir de ses propres datas anonymisées, les premières issues de sa collaboration avec 3 grandes entreprises françaises (industrie, conseil et agro-alimentaire), Mailoop compte apporter une analyse quantifiée des usages numériques, pour 3 mails managériales (collaborateur, manager et dirigeant).

Ce baromètre, prévu à un rythme semestriel et dont les statistiques en situation de travail réelles ont été sélectionnées avec le Lab RH, permet de mieux cerner le quotidien du (télé)travailleur connecté.

7 chiffres à retenir sur l'email 

• 30 emails reçus VS 11 emails envoyés en moyenne chaque jour ! 

• Si l'on se penche sur le volume des emails reçus et envoyés, on note par exemple une vraie disparité en fonction des profils concernés. Par exemple, les dirigeants reçoivent quotidiennement 63 emails chaque jour. 

• 84 % des emails sont internes à l'organisation. 27 % d'entre eux ne sont jamais lus. 

• 54 % des réponses par email sont envoyées en moins d'une heure. 

• 75 % des collaborateurs n'ont paramétré aucune règle de tri automatique. 

• 23 % des emails sont envoyés les matins, soirs et week-ends, en dehors des horaires dits « normaux ». Il faut agir autant du côté du destinataire, en lui permettant d'exercer ce droit à la déconnexion prévu par la loi du 1er janvier 2017, que du côté de l'expéditeur ! 

• 3.6 Giga Octets : c'est la quantité moyenne de données stockées dans les boîtes aux lettres, dans le Cloud. 

3 chiffres à retenir sur la réunion 

• Les collaborateurs ont tendance à ne pas décliner une invitation à une réunion et préfèrent tout simplement ne pas y répondre : seulement 4 % des invitations à des réunions sont refusées contre 37 % d'entre elles qui restent sans réponse. 

• Plus de 4 réunions sur 10 durent plus d'une heure et trente minutes. 

• Pendant une heure de réunion, « 2,8 emails » sont envoyés, de manière globale. Si l'on regarde le détail des maillons managériaux : on est à 2,2 emails envoyés chaque heure de réunion pour un collaborateur, 2,9 emails pour les managers et près de 3,8 emails pour les dirigeants. 

Le Top des « faux pas » numériques

Côté Mail 

• Trop de personnes dans les destinataires 

• La parole aurait été plus efficace que l'email 

• Le manque d'anticipation 

• Le ton déplacé et/ou manque de politesse 

• « La Patate chaude » : les demandes mal ciblées que l'on se repartage 

Côté Réunions 

• Le manque de ponctualité 

• Ordre du jour manquant ou pas assez précis 

• Timing glissant 

• Plan d'actions peu clair ou non défini 

• Sentiment de ne pas être utile à la réunion 

Ces perceptions sont mesurées grâce aux plus de 15000 feedbacks qualitatifs remontés par les outils Mailoop déployés dans ces entreprises.

« Avec ce Baromètre, nous avons voulu rentrer dans le détail de nos usages numériques. Nous pratiquons le sujet depuis plusieurs années maintenant et estimons qu'il est grand temps d'alerter les dirigeants, managers et collaborateurs eux-mêmes sur les dérives liées à l'infobésité, au non-respect de ce précieux droit à la déconnexion. Si cet outil chiffré et lié à des observations réelles et in situ peut servir cette cause, nous en serons satisfaits ! Nous n'avons détaillé ici que deux pans de l'étude que sont les emails et les réunions. Le détail du baromètre aborde par exemple les nouveaux outils dits « collaboratifs ». On se rend compte qu'en réalité, ils ne sont que très peu adoptés par les travailleurs : ce sont encore 59 % des échanges numériques qui se font par emails. 57 % des collaborateurs n'ont même jamais partagé de fichier pour travailler en mode collaboratif ! Nous ne sommes qu'au début de la transformation digitale, et le risque de fracture numérique n'a jamais été aussi sous-estimé », déclare Arthur Vinson, fondateur de Mailoop et initiateur du Baromètre des usages numériques.

Méthodologie
Le baromètre se base sur les pratiques de 3075 personnes (2020 collaborateurs, 899 managers et 156 dirigeants), issues de trois grandes entreprises françaises et l'étude des en-têtes d'emails professionnels, des réunions professionnelles, et des nouveaux usages (Teams, OneDrive, Google Room...). Les données Mailoop sont uniques car elles sont celles des collaborateurs en situation réelle de travail. Partant de données réelles « micro », les statistiques présentées n'ont aucune ambition de représentativité mais seulement de transparence pour faire avancer la réflexion sur ces sujets. Seul le volume croissant d'entreprises étudiées permettra d'obtenir une meilleure représentativité.