> AirPlus International répond aux spécificités des PME

Aujourd’hui, la maîtrise des coûts dans le voyage d’affaires se complexifie. Face à ce qui reste néanmoins un besoin pour les entreprises, différents leviers peuvent être activés.

À l’instar des grands comptes, les entreprises du mid market ont aussi besoin de mieux suivre et contrôler les dépenses liées aux déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Pour les accompagner dans cette démarche, des prestataires leur proposent différentes solutions. Celles-ci peuvent notamment s’appuyer sur les outils de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais. « En utilisant ces solutions, les entreprises peuvent déjà générer de 3 à 5 % d’économies sur leurs notes de frais », explique Cédric de Martimprey, responsable commercial Notilus, Paris Dimo Gestion. « Ces outils leur permettent en effet de vérifier que les collaborateurs appliquent la politique voyage d’affaires de l’en­treprise et que les achats en matière de déplacements se font dans la limite des budgets auto­risés », ajoute pour sa part Stanislas Berteloot, directeur marketing KDS.

De plus en plus, les voyageurs d’affaires entendent gagner en autonomie et en liberté en matière de réservation de leurs déplacements professionnels. Une tendance que les travel managers doivent concilier avec leurs impératifs de maîtrise des coûts et de sécurité des voyageurs.

Les études du marché restent unanimes : malgré la persistance de la crise, les entreprises ne renoncent pas pour autant aux déplace­ments professionnels. Selon le baromètre 2014 3Mundi/DéplacementsPros, 30 % des voyageurs d’affaires ont ainsi davantage voyagé en 2014 qu’en 2013 et 53 % d’entre eux ont autant voyagé. « Les entreprises, et notamment les PME, continuent d’aller chercher de nouveaux relais de croissance à l’étranger, constate Jordy Staelen, co-fondateur et directeur général de 3Mundi. Mais, en dépit de cette tendance, elles n’investissent pas pour autant davantage dans l’amélioration des conditions de voyage de leurs collaborateurs ». La politique voyage est en effet devenue plus restrictive pour 25 % des voyageurs interrogés et n’a pas changé pour 61 % d’entre eux. « Cela montre la grande prudence qui conduit les entreprises à ne pas toucher aux grandes lignes de leur politique voyage », précise Jordy Staelen.

À l’instar de nombreux postes de dépenses dans l’entreprise, la gestion des voyages d’affaires n’échappe pas aux enjeux d’économies. Dans les grandes entreprises comme dans les PME, les politiques voyages d’affaires s’élaborent, pilotées par les directions achats ou les travel managers. Pour la plupart de ces organisations, leur optimisation passe par l’adoption de solutions technologiques et de moyens de paiement adaptés.

Que ce soit pour prospecter ou pour fidéliser, les déplacements professionnels sont, dans la plupart des entreprises, un impératif. D’ailleurs, 19 % des PME ont, en 2011, augmenté leur budget voyages d’affaires et 64 % affichent une stabilité des dépenses en la matière (étude Avexia Voyages). Une tendance qui devrait se confirmer en 2012. 21 % des entreprises estiment en effet que leurs dépenses liées aux déplacements professionnels seront en hausse cette année. 69 % des budgets resteraient inchangés et seuls 10 % d’entre eux se réduisent (baromètre Coach Omnium pour American Express Voyages d’Affaires).

La rationalisation des coûts reste une priorité pour les Travel Managers. Pour atteindre leurs objectifs en la matière et améliorer ainsi le pilotage de leur poste voyages d’affaires, les Travel Managers renforcent les liens avec leurs partenaires mais également leurs exigences en termes de tarifs et de qualité de service.

Le classement général des priorités des Travel Managers pour 2013 reste très proche de celui obtenu pour 2012 (CWT, janvier 2013). Les acheteurs de voyages prévoient ainsi de travailler essentiellement sur les domaines générant les plus fortes économies plutôt que sur l’amélioration de l’expérience des voyageurs.

Alors que le contexte économique reste difficile et incertain, les entreprises continuent de rogner sur les réunions professionnelles pour réduire les frais. Si les dépenses moyennes par participant sont remontées en 2011, cela s’est néanmoins accompagné d’une meilleure structuration de l’organisation et des dépenses liées à ce poste.

Comme les entreprises restent soucieuses des coûts et ont également un besoin croissant de réunions, les professionnels du MICE (Meetings & Events) cherchent de nouvelles façons d’optimiser les dépenses tout en assurant l’efficacité de ces évènements. 

Après plusieurs mois marqués par un contexte économique difficile, le marché du tourisme d'affaires commence à reprendre des couleurs. Néanmoins, les entreprises ont profité de la crise pour changer leurs habitudes de consommation en la matière se fixant pour objectif de réduire leur budget tout en restant innovantes.

En matière de tourisme, toutes les études sont unanimes : le segment affaires a beaucoup plus souffert que le segment loisirs de la conjoncture économique morose de ces derniers mois. Ce secteur hétéroclite, qui pèse environ 27 milliards d'euros en France rassemble différents types d'acteurs : organisateurs de congrès, foires et salons, agences de voyage, agences d'événementiel au service de l'incentive, prestataires de transport et d'hébergement… D'après l'édition 2010 de l'Observatoire du tourisme d'affaires (Coach Omnium et Bedouk MC & IT), les séminaires, conventions et autres évènements sont des postes sur lesquels les dépenses sont compressibles, tout en maintenant la tenue des réunions. «En 2010, le tourisme d'affaires reprend néanmoins des couleurs», souligne Christine Chan, Marketing Manager France d'Hotel.com. «Les entreprises restent cependant prudentes et privilégient les destinations offrant le meilleur ratio qualité/prix. Si les entreprises ne changent pas leurs destinations pour tous les déplacements réguliers concernant leurs rencontres avec leurs clients et fournisseurs, en revanche, concernant le tourisme d'affaires (conventions, séminaires, incentive…), elles favorisent les destinations les plus rassurantes et les valeurs sûres». Si le voyage récompense se fait toujours à l'étranger, le séminaire se recentre sur la France et les pays du Maghreb. Les destinations choisies ces derniers mois par les entreprises sont donc peu innovantes. Le critère de référence restant le prix, certaines destinations étrangères n'ont pas hésité à casser leurs prix, attirant ainsi davantage les entreprises.

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Conférences téléphoniques, web conférences, visioconférences ou encore, externalisation des lieux de travail ne sont plus le seul apanage de quelques entreprises éclatées géographiquement et férues de nouvelles tendances. Ces méthodes de travail franchissent désormais les portes de toutes les entreprises, au regard des gains qu’elles génèrent en termes de coûts, de temps et de réactivité…

La plupart des entreprises se penchent aujourd’hui sur des programmes de rationalisation des coûts. Une démarche qui passe notamment par la réduction des déplacements professionnels, coûteux en termes de transport et de logement mais également de temp improductif. «La réflexion des entreprises en la matière est devenue d’autant plus importante qu’elles sont de plus en plus nombreuses à développer leurs activités sur l’ensemble du territoire national voire à l’échelle internationale», précise Michel Dudet, Directeur Innovation des Services IP chez Orange Business Services. Par ailleurs, et au regard du contexte économique, les entreprises évoluent dans un environnement de plus en plus concurrentiel. «Alors que la compétitivité devient exacerbée, la mise en œuvre de méthodes de travail différentes, appuyées sur des technologies de communication performantes, leur permet d’accélérer leurs prises de décisions et de gagner en compétitivité», ajoute Michel Dudet.
«Au travers de ces technologies, les collaborateurs de l’entreprise gardent un contact permanent entre eux et ce, où qu’ils se trouvent», indique pour sa part François Moïse, Responsable activité communication unifiée et collaboration chez Cisco. «Ils accélèrent ainsi leurs travaux de R&D ainsi que la mise sur le marché de nouveaux produits et services bénéficiant ainsi d’un retour sur investissement plus rapide». Enfin, si le développement durable n’est pas aujourd’hui la première préoccupation des entreprises, il reste un élément stratégique important. «Au-delà de l’aspect environnemental, le développement durable intègre également une composante sociétale, de plus en plus plébiscitée par les collaborateurs des entreprises. Limiter les déplacements permet ainsi de réduire les émissions de CO2 mais également le niveau de stress des salariés concernés, contribuant ainsi à leur bien- être au travail», poursuit Michel Dudet.

Des réunions virtuelles nées avec les conférences téléphoniques
Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu la crise pour organiser des réunions virtuelles. L’arrivée de la téléphonie sur IP et des forfaits illimités ont ainsi contribué au développement des conférences téléphoniques.

Malgré une croissance économique qui s’annonce peu réjouissante pour les mois à venir, le marché du voyage d’affaires montre, pour sa part, une véritable faculté de résistance avec une augmentation des budgets voyages de 2.9 % sur le marché européen. Retour sur les principales tendances qui ont marqué cette année 2011 et sur les perspectives d’avenir de ce secteur.

Depuis 2010, près des deux tiers des en­treprises interrogées par l’Association Française des Travel Managers (AFTM) , dans le cadre d’une étude menée en 2011, n’ont pas revu leur politique voyage en dépit des crises successives. La crise des dettes souveraines, qui s’est étendue cette année et dont chacun peine à pronostiquer une issue, plonge une majorité d’entreprises dans l’expectative et, par voie de conséquence, modère le frémissement de libéralisme observé en 2010 chez certaines d’entre elles en matière de politique voyage. Si la tendance majoritaire des politiques voyage est à la stabilité, les efforts demandés aux Travel Managers ont porté et porteront en 2012 sur la maîtrise des budgets. La phrase la plus entendue chez les Travel Managers est d’ailleurs désormais « d’accord pour voyager plus, mais à budget constant ». Ce qui laisse donc présager de belles négociations pour les contrats à venir.

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A l’heure où la rationalisation des coûts est de rigueur dans les entreprises, le poste voyage d’affaires fait l’objet de toutes les attentions. D’où l’intérêt de mettre en œuvre, dans les entreprises les meilleures pratiques et pourquoi pas, une politique voyage d’affaires.

Touchées de plein fouet par la morosité économique et la crise financière actuelle, les entreprises tendent aujourd’hui à renforcer leur vigilance sur les coûts induits par le poste voyage d’affaires.
Certes, la démarche, pour certaines, n’est pas nouvelle. «Les entreprises passent d’une démarche d’administration à une démarche de gestion et de maîtrise du poste voyage d’affaires», souligne à ce sujet Gilles Bobichon, Responsable de la BU Gestion des Notes de Frais de Dimo Gestion. «Elles cherchent donc à structurer davantage leur politique voyage d’affaires pour améliorer les processus et réaliser ainsi des économies d’échelle». Fort de ce constat, les entreprises multiplient les initiatives pour mettre en oeuvre des procédures d’organisation, de paiement et de contrôle des déplacements professionnels de leurs collaborateurs.
Une démarche qui conduit certaines entreprises à définir une politique voyage d’affaires ou tout au moins, à établir les meilleures pratiques en la matière.

Définir une politique voyage d’affaire adaptée
D’après une étude menée par Carlson Wagonlit Travel (mai 2008), les entreprises peuvent économiser 20 % en moyenne sur l’ensemble de leurs dépenses de voyages en améliorant leur politique voyage et son respect. Une politique voyage bien définie et comprenant des directives claires peut ainsi générer jusqu’à 8 % d’économie sur les dépenses totales de voyages d’une entreprise. Cette définition d’une politique voyage d’affaires nécessite néanmoins une réflexion en amont sur les procédures en place et les besoins de l’entreprise. «L’audit des pratiques de l’entreprise en matière de voyage d’affaires est nécessaire à toute réflexion sur leur amélioration», ajoute Gilles Bobichon. Plusieurs acteurs du voyage d’affaires mais également des sociétés de conseils spécialisées proposent d’accompagner les entreprises dans cette démarche. L’audit permet de définir ensuite les procédures de réservation, de paiement, de suivi et de contrôle adaptées aux besoins de l’entreprise mais également de mettre en œuvre des barèmes applicables en fonction du poste occupé par le collaborateur qui se déplace. «Cette phase de réflexion en amont doit être menée par la Direction de l’entreprise en étroite concertation avec les syndicats et le comité d’entreprise», précise Didier Souhard, Président AXC.

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En 2014, les maîtres-mots des Travel Managers seront la rationalisation des coûts, encore et toujours, mais également la qualité de service. Deux tendances fortes qui ressortent de l’ensemble des études réalisées sur le voyage d’affaires ces derniers mois et qui vont également dans le sens d’une meilleure convergence entre les attentes des entreprises et les besoins des collaborateurs.