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Stratégies pour voyages d’affaires maîtrisés

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AXC, le partenaire voyages des entreprises

A l’heure où la rationalisation des coûts est de rigueur dans les entreprises, le poste voyage d’affaires fait l’objet de toutes les attentions. D’où l’intérêt de mettre en œuvre, dans les entreprises les meilleures pratiques et pourquoi pas, une politique voyage d’affaires.

Touchées de plein fouet par la morosité économique et la crise financière actuelle, les entreprises tendent aujourd’hui à renforcer leur vigilance sur les coûts induits par le poste voyage d’affaires.
Certes, la démarche, pour certaines, n’est pas nouvelle. «Les entreprises passent d’une démarche d’administration à une démarche de gestion et de maîtrise du poste voyage d’affaires», souligne à ce sujet Gilles Bobichon, Responsable de la BU Gestion des Notes de Frais de Dimo Gestion. «Elles cherchent donc à structurer davantage leur politique voyage d’affaires pour améliorer les processus et réaliser ainsi des économies d’échelle». Fort de ce constat, les entreprises multiplient les initiatives pour mettre en oeuvre des procédures d’organisation, de paiement et de contrôle des déplacements professionnels de leurs collaborateurs.
Une démarche qui conduit certaines entreprises à définir une politique voyage d’affaires ou tout au moins, à établir les meilleures pratiques en la matière.

Définir une politique voyage d’affaire adaptée

D’après une étude menée par Carlson Wagonlit Travel (mai 2008), les entreprises peuvent économiser 20 % en moyenne sur l’ensemble de leurs dépenses de voyages en améliorant leur politique voyage et son respect. Une politique voyage bien définie et comprenant des directives claires peut ainsi générer jusqu’à 8 % d’économie sur les dépenses totales de voyages d’une entreprise. Cette définition d’une politique voyage d’affaires nécessite néanmoins une réflexion en amont sur les procédures en place et les besoins de l’entreprise. «L’audit des pratiques de l’entreprise en matière de voyage d’affaires est nécessaire à toute réflexion sur leur amélioration», ajoute Gilles Bobichon. Plusieurs acteurs du voyage d’affaires mais également des sociétés de conseils spécialisées proposent d’accompagner les entreprises dans cette démarche. L’audit permet de définir ensuite les procédures de réservation, de paiement, de suivi et de contrôle adaptées aux besoins de l’entreprise mais également de mettre en œuvre des barèmes applicables en fonction du poste occupé par le collaborateur qui se déplace. «Cette phase de réflexion en amont doit être menée par la Direction de l’entreprise en étroite concertation avec les syndicats et le comité d’entreprise», précise Didier Souhard, Président AXC.


Au-delà de la définition de cette politique voyage d’affaires, les meilleures pratiques liées au respect des règles par les voyageurs peuvent, pour leur part, permettre une économie supplémentaire de 12 % sur l’ensemble des dépenses de voyages. Il est ainsi fortement recommandé aux entreprises de privilégier les procédures de réservation à l’avance ou les tarifs à contraintes. Il est également conseillé à celles dont le budget voyage d’affaires est conséquent de négocier des partenariats avec quelques fournisseurs privilégiés…

Quels outils pour mettre en œuvre une politique voyage d’affaires ?
La mise en place des procédures, du choix des outils et de la technologie différera ensuite en fonction notamment de la taille de l’entreprise. Les PME dont le budget voyage d’affaires est inférieur à un million d’euros auront ainsi tendance à favoriser le respect des bonnes pratiques plutôt que de mettre en place une véritable politique voyage d’affaires. «Elles inciteront leurs collaborateurs à s’appuyer sur l’expertise de leur agence de voyages ou sur les tarifs proposés par les portails de réservation en ligne orientés PME, à l’instar d’Amadeus Business Portal», explique Laurent Engrand, Responsable commercial Amadeus. Sur ce marché fortement convoité, les acteurs de la place rivalisent d’ingéniosité. Certains proposent des portails dédiés aux PME (Amadeus, Avexia Voyages), d’autres sont spécialisés sur le secteur hôtelier (CDS, Hotel.info, HRS…). «Certaines entreprises doivent appliquer des barèmes tarifaires particulièrement contraignants dans le cadre desquels ne s’inscrivent pas toujours les prix des grandes chaînes hôtelières», souligne ainsi Moncef Khanfir, Directeur Général CDS Groupe. «D’où l’intérêt de s’appuyer sur une plate-forme de réservation référençant des hôtels de proximité, souvent moins chers que ces chaînes». Quels qu’ils soient, ces portails et agences bénéficient en effet de conditions tarifaires préalablement négociées. «Nous intervenons en qualité de Travel Manager», souligne de son côté Christophe Derumez, Président d’Avexia Voyages. «Notre expertise, notre con-naissance client ainsi que notre appartenance au groupe American Express, nous permettent de leur proposer des tarifs particulièrement attractifs». Les PME ont également régulièrement recours aux tarifs à contraintes ou autres offres promotionnelles tels que les Prem’s de la SNCF. Pour les déplacements plus complexes, l’intervention humaine, via une agence traditionnelle ou un service téléphonique reste néanmoins préconisée. A l’inverse, les Grands Comptes privilégient, pour leur part, les tarifs négociés en leur nom et la mise en œuvre de portail d’entreprise généralement interfacé d’un SBT, et dont le paramétrage permet une application rigoureuse de la politique voyage d’affaires. «Ces entreprises capitalisent sur des contrats négociés même si la démarche n’exclut pas le recours occasionnel à des achats d’opportunités ou des réservations à contraintes», ajoute Laurent Engrand. «Leur objectif reste néanmoins d’optimiser les accords passés avec leurs fournisseurs».

Gérer les dépenses voyages de bout en bout
Au-delà des agences de voyages et sites de réservation, l’application de la politique voyage d’affaires ou la mise en œuvre des meilleures pratiques passent également par une gestion maîtrisée de la chaîne des dépenses voyages, depuis l’ordre de mission jusqu’au remboursement des notes de frais. «En fonction des éléments définis dans la politique voyage d’affaires, nous paramétrons un référentiel de données que nous intégrons dans notre solution de gestion NdFSystem», explique Didier Souhard. Initialement articulées autour des notes de frais, ces solutions assurent aujourd’hui la gestion des ordres de mission et s’intègrent pour la plupart avec les portails d’agences de voyages ou de réservation en ligne tout en s’interfaçant avec le système d’information de l’entreprise. «Nous avons beaucoup travaillé sur la connectivité entre notre solution Ulysse Travel & Expenses et les portails de réservation tels que KDS, Amadeus, Egencia ou encore Carlson Wagonlit et American Express Voyages d’Affaires», explique à ce sujet Pierre-Emannuel Tetaz, PDG d’Etap On Line. NdFSytem de AXC s’intègre pour sa part avec Get There, Carlson Wagonlit ou encore American Express. «La mise en place de ces solutions permet aux entreprises d’avoir une traçabilité et une visibilité optimale sur les dépenses tandis que les collaborateurs ont une meilleure perception des coûts générés par leurs déplacements», souligne Gilles Bobichon. «Or, pour rationaliser les coûts, il est important de sensibiliser et d’informer le collaborateur et de mettre en place des procédures d’alertes en cas de dépassement des autorisations de budgets, de contrôle et de pilotage des dépenses».

Quelles solutions pour suivre et contrôler les coûts ?
Le respect d’une politique voyages nécessite un suivi et un contrôle rigoureux des dépenses engagées par les collaborateurs. Plusieurs solutions s’offrent alors aux entreprises. Le recours aux cartes Affaires, Business et Corporate et autres Cartes Logées présente en la matière un intérêt certain. Associées à un outil de gestion des données à l’instar de AirPlus Information Manager pour Air Plus ou de Smart Data On Line de MasterCard, ces cartes présentent un atout supplémentaire. «Smart Data On Line est un outil de reporting en ligne grâce auquel les entreprises accèdent aux transactions effectuées via les cartes MasterCard», indique Stéphane Thiry Ann, Responsable Commercial Solutions Entreprises chez MasterCard. «Elles peuvent, à partir de ces informations, générer des statistiques et des rapports, améliorant ainsi leur visibilité sur les dépenses de leurs collaborateurs. Par ailleurs, pour les entreprises n’ayant pas d’outils de gestion des notes de frais, Smart Data On Line permet aux collaborateurs de l’entreprise de se connecter en fonction de ses droits, de vérifier les transactions effectuées avec les cartes et de les approuver ou non en ligne». Bien entendu, les éditeurs de solutions dédiées aux déplacements professionnels (gestion des notes de frais en particulier) proposent également tous des outils de reporting. Quels que soient les technologies, logiciels et les cartes retenus, tous doivent permettre une traçabilité des actions menées par les collaborateurs, afin de vérifier qu’ils s’inscrivent bien dans la politique voyage de l’entreprise.

La dématérialisation s’invite dans les voyages d’affaires

L’intérêt de l’automatisation des procédures de gestion liées aux voyages d’affaires n’est donc plus à prouver. La dématérialisation de la gestion des ordres de mission et des notes de frais ou encore de la réservation des voyages fait aujourd’hui de plus en plus d’adeptes au regard des gains de productivité qu’elle génère. La démarche tend d’ailleurs à s’accélérer dans les entreprises, portée par une législation de plus en plus favorable à la dématérialisation de certaines procédures liées aux factures. Mais au-delà d’une gestion optimisée, la dématérialisation des procédures profite également aux voyageurs, de plus en plus sensibilisés par la qualité des services qui leur sont offerts. Une manne que les transporteurs comptent bien saisir.
Ainsi, depuis le 1er juin dernier, la plupart des compagnies aériennes émet des titres de transport entièrement dématérialisés.
Déjà, en décembre 2007, 95 % des billets émis en France par la Air France-KLM étaient dématérialisés. La procédure devrait d’ailleurs très rapidement être étendue aux cartes d’embarquement. Les compagnies ferroviaires s’intéressent également beaucoup à la dématérialisation. L’une des plus dynamique en la matière, hormis la SNCF est probablement Thalys. Après avoir lancé en 2004 le service Tickeless permettant à ses clients fidèles de voyager sur l’ensemble de son réseau sans titre de transport papier, la société a, fin 2007, ouvert ce service à l’ensemble de ses clients. «Ce service évite au voyageur d’imprimer ses mails de confirmation de réservation de voyages», explique Christelle Delplanque, Responsable des ventes marché français de Thalys. «Il reçoit systématiquement par SMS, une demi heure avant son départ, l’ensemble des informations relatives à son déplacement sur le Thalys. A partir de ce SMS, le contrôleur peut retrouver l’ensemble des références du voyageur. Avec Ticketless nous avons ainsi simplifié les procédures de réservation et d’échanges de voyages contribuant par ailleurs à l’amélioration de la satisfaction de nos clients».

S’assurer pour voyager sans risques
Les voyageurs d’affaires et notamment ceux qui se rendent à l’étranger doivent se prémunir des risques sanitaires et des risques politiques. «La gestion de ces risques sera différente selon la durée du déplacement et le pays dans lequel se rend le voyageur», précise Sabine Schirrer, Responsable marketing voyage chez Europe Assistance. «Quels qu’ils soient, les contrats d’assurance permettent aux entreprises d’anticiper les risques, notamment en sensibilisant les voyageurs». Pourtant, 58 % des voyageurs ne connaissent pas les contrats d’assurances associés à leurs déplacements tandis que 88 % affirment «ne pas être très bien assurés» (B&P/Mondial Assistance, 2008). «Cette étude montre du doigt un déficit d’informations quant aux garanties dont bénéficient les voyageurs d’affaires assurés», analyse ainsi Vincent Barbier, Directeur Pôle Voyages, Loisir et Mobilité de Mondial Assistance. Les assureurs travaillent donc sur le sujet afin de pallier ce manque. Parallèlement, ils multiplient les démarches pour adapter au mieux leurs prestations aux besoins des entreprises. Certes, les PME se voient généralement proposer des prestations standard. Néanmoins, ces contrats d’assurances sont très modulables. «Nous proposons ainsi une solution Entreprise Mission Professionnelle pour les missions de longue durée de moins de 180 jours ou encore une Solution Entreprise Affaires pour les missions temporaires», ajoute ainsi Vincent Barbier. Europ Assistance propose de son côté un portail permettant aux collaborateurs en partance de prendre connaissances des risques éventuellement liés au pays dans lequel ils se rendent. «Les grandes entreprises ont pour leur part des garanties taillées sur-mesure», poursuit Sabine Schirrer. «Nous leur proposons des services complémentaires comme, par exemple un intranet dédié aux collaborateurs qui se déplacent. Ces derniers peuvent notamment avoir accès à un e-coffre fort sur lequel ils ont la possibilité de stocker leurs documents administratifs».

Ce marché de l’assurance est particulièrement convoité. Les émetteurs de cartes affaires proposent ainsi tous des garanties standard autour des annulations voyages, pertes de bagages ou autres rapatriements. Certains développent des prestations complémentaires, à l’instar de MasterCard avec son offre «Les Services de Ma Carte» qui permet aux voyageurs d’affaires de souscrire temporairement à certains services. Face à cette concurrence, les assureurs font preuve d’innovation. Pour preuve, Europ Assis-tance avec sa nouvelle «assistance psychologique», dédiée aux voyageurs confrontés à des évènements difficiles, ou sa garantie contre les agressions. «Notre mission consiste à garantir les collaborateurs de l’entreprises contre tous les risques», conclut Sabine Schirrer. «Une assistance dans le cadre de laquelle nous n’hésitons pas, si nécessaire, à créer des équipes médicales qui accompagnent nos assurés pendant toute la durée d’une mission».

Par Anne DEL POZO

Huit clés pour une politique voyage d’affaires réussie
• Impliquer la direction au sein de toute l’entreprise pour appuyer et communiquer la politique voyage d’affaire et en promouvoir le respect
• Fournir aux voyageurs des directives claires et compréhensibles
• Standardiser la politique voyage d’affaires
• Promouvoir le respect de la politique via la communication et la formation
• Favoriser le respect de la politique par des mesures sur le point de vente pour intégrer la politique voyage d’affaires dans le processus de réservation
• Contrôler les progrès accomplis et prendre des mesures correctives
• Comparer ses performances avec les autres entreprises du secteur
• S’appuyer sur l’expertise de l’agence de voyage


La 18ème édition de l’Espace Voyages Professionnels
se tiendra les 17 et 18 novembre 2008 au Palais des Congrès de Paris. Unique en France, ce salon dédié
exclusivement aux voyages d’affaires réunit les principaux acteurs du secteur : compagnies aériennes, rail, hôteliers, loueurs, fournisseurs de solutions technologiques…
Comme tous les ans l'un des points fort du salon sera la présentation des résultats du Baromètre EVP, étude réalisée par Concomitance sur l’industrie du voyage d’affaires, ses tendances et perspectives. Cette enquête a été menée pour la première fois sur un périmètre paneuropéen.

Pour plus d’information : www.evp2008.fr


Economies réalisables sur l’ensemble de la politique voyage par l’amélioration de la politique voyage et le respect des règles
Réservation à l’avance : + 7.4 %
Tarifs à contraintes : + 4.8 %
Fournisseurs privilégiés : + 5.4 %
Confort du voyageur : + 4.3 %
Canal de réservation privilégié : +1.9 %
Total : 20.6 %

Source : Carlson Wagonlit Travel, 2008
Lu 9315 fois Dernière modification le vendredi, 10 juillet 2015 08:11
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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