Aujourd’hui, la fonction de Travel Manager ne se limite plus aux seuls « achats » et « Processus de Gestion des voyages ». Ainsi, d’après « La Matrice de Maturité » effectuée par l’AFTM, les thématiques « outils », « sécurité » et « services apportés aux voyageurs » prennent du galon aux yeux des Travel Managers. L’implication centrale du Travel Manager dans les organisations est également confortée par de bonnes notes en « stratégie » et « organisation interne ». Enfin, les « Travel Managers » accordent désormais une place prépondérante aux aspects de « communication », résultat des efforts déployés depuis deux ans par les Travel Managers pour formaliser leurs politiques voyage et les faire appliquer.

Une croissance tirée par les grands comptes
Ainsi, après avoir enregistré de fortes décroissances en 2009 et 2010, la répartition des budgets en hausse, stable ou en décroissance, alloués aux déplacements professionnels ont, en 2011, retrouvé les niveaux de 2008. L’augmentation moyenne des budgets pour 2011, se situe à 2.9 %. « Rappelons que cette croissance est  supérieure à celle de notre PIB, qui, en 2011, devrait être de 1 %, souligne Yann Barbizet, dirigeant de Concomitance qui, chaque année, réalise le baromètre EVP d’American Express. Cette croissance est tirée en premier lieu par les grands comptes, suivis des entreprises intermédiaires, puis des petites et moyennes entreprises. Elle illustre par ailleurs la volonté des entreprises de se développer sur de nouveaux marchés et de conquérir de nouveaux clients ». En effet, le développement des nouveaux marchés et/ou clients représente, pour 64 % des entreprises l’une des principales raisons de cette croissance, suivi par le maintien des clients et des marchés existants pour 62 % d’entre elles et la pression concurrentielle pour 20 %. Malgré ces différents vecteurs, le maintien et le développement de l’activité restent le premier motif de déplacement (pour un peu moins de 70 % des dépenses globales). Enfin, les voyages intra entreprise demeurent un motif de déplacement important car ils représentent 1/3 des dépenses.

Les pistes d’optimisation du budget voyage d’affaires
Les budgets qui constituent les principaux enjeux d’optimisation pour les entreprises restent l’aérien (à 77 % en moyenne) et l’hôtel pour plus d’une entreprise sur deux. Les Meetings&Events font également une entrée remarquée dans l’échelle de ces problématiques et s’affichent comme une nouvelle priorité pour une moyenne de 25 % des entreprises et jusqu’à 44 % des entreprises ayant des budgets supérieurs à 20 millions d’euros. Parallèlement, les entreprises misent à nouveau sur des stratégies plus pérennes pour optimiser leurs dépenses avec la mise en place de leviers plus structurels, comme la réservation à l’avance, le recours à la TMC (Travel Management Company) et aux fournisseurs privilégiés ainsi qu’une plus grande utilisation du online.

Les dépenses hôtelières sur le devant de la scène
Deuxième poste de dépenses lié aux voyages d’affaires après les transports aériens, l’hôtellerie est devenue l’un des principaux enjeux des Travel Managers. Maîtriser et piloter ces coûts représente un véritable challenge. D’autant que les entreprises sont toujours confrontées à un manque de visibilité sur les dépenses hôtelières engagées par leurs collaborateurs. En cause, la multiplicité et la diversité des sources d’approvisionnements qui rendent difficile la traçabilité de ce type de dépenses. De même pour la diversité des modes ou moyens de paiement. Difficile dans ces conditions de centraliser et de conso­lider les dépenses hôtelières. Or, ces informations sont nécessaires aux Travel Managers pour contrôler les dépenses de leurs collaborateurs en la matière et réduire les coûts. « Seules la centralisation et l’uniformisation totale des process de réservation, de paiement et de facturation permettent un véritable contrôle de la dépense hôtelière et la remontée exhaustive de données statistiques, explique Stéphane de Laforcade, président d’Hotel Corporate System. Une fois contrôlée et analysée, la dépense peut dès lors être rationalisée dans le cadre d’une politique de voyages et donner lieu à des réductions de coûts drastiques ».

Les entreprises continuent d’organiser des Meetings&Events
Malgré une conjoncture économique difficile, la situation du marché des Meetings&Events est restée bonne ces derniers mois. Une tendance portée par le besoin des entreprises de communiquer aussi bien en interne auprès de leurs collaborateurs, qu’en externe auprès de leur écosystème. La crise qui a affecté le marché de la communication événementielle dès fin août 2008 aurait ainsi eu un effet pédagogique sur les stratégies de communication des entreprises. Ses conséquences ont surtout été ressenties en 2009, avec une chute importante des dépenses des entreprises sur le marché du tourisme d'affaires, comme ailleurs. Après un premier semestre 2010 atone, une reprise de la demande a été observée dans la seconde partie de l'année, momenta­nément gênée par les perturbations dues aux grèves du dernier trimestre et de la neige en décembre 2010 (étude conjoncturelle Coach Omnium, 2011). Cette reprise de la demande se mesure avec une hausse de 4,2 % du volume de dépenses des entreprises sur le marché des MICE ou tourisme d'affaires, par rapport à 2009. Les entreprises établies en France (étrangères et françaises) ont ainsi dépensé 8,81 milliards d’euros en 2010 sur le marché des groupes affaires.

Les nouvelles pratiques des entreprises en matière de MICE
Les entreprises ont tiré des enseignements de la crise, profitant de cette période pour mettre en œuvre de nouvelles pratiques de gestion. Leur objectif : rationnaliser leurs coûts en matière de Meetings&Events, au même titre qu’elles le font déjà en matière de gestion de leur budget Voyages d’Affaires. Dans le cadre de cette perspective, elles se sont attachées à négocier les prix, à choisir des prestataires moins chers, à optimiser les contrats existants autour de leur poste « voyages d’affaires », à supprimer ou diminuer des activités périphériques, à réduire aussi bien la durée des manifestations que les distances ou encore à consolider, contrôler et valider les dépenses… Ainsi, les contraintes budgétaires incitent 74 % des entreprises organisatrices d’événements à choisir la France pour leurs réunions et séminaires (étude ANAé-Bedouk 2011). Enfin, le prix et le budget ne sont plus considérés comme les critères les plus importants en ce qui concerne le choix d’un lieu ou d'un prestataire. Désormais, ces choix doivent être en ligne avec la politique sociale et avec les messages d'austérité et de rigueur que les entreprises entendent communiquer. Fini donc les manifestations ostentatoires…

Vers des solutions plus intégrées et plus mobiles
Les politiques voyages ont connu depuis plusieurs années un essor important tant sur leur formalisation que sur le nombre de thèmes abordés, avec un quadrillage progressif de l’ensemble de la chaîne de valeur, de l’approbation de la demande de voyages jusqu’à l’intégration des factures dans le système comptable. En 2011, le Baromètre Européen du Voyage d’Affaires a fait ressortir que l’intégration de la chaîne de valeur constitue un enjeu majeur pour les entreprises. Trois tendances fortes vont continuer de contribuer à une meilleure intégration de cette chaîne de valeur : l’usage de plus en plus important du online, l’apparition de nouvelles pratiques liées à l’utilisation des outils mobiles et le développement de l’équipement en solution de gestion des dépenses. Ainsi, l’usage des outils de réservation en ligne, est en progression de 9 points à 66 %, illustrant la volonté des entreprises de mieux contrôler leurs coûts et d’accroître le taux de conformité de leur politique voyage. Parallè­lement, l’usage des technologies mobiles est désormais une pratique commune pour 68 % des entreprises interrogées. Cela montre l’intérêt grandissant porté aux collaborateurs en déplacement.

Pour ce qui est des attentes des entreprises, elles sont proches des pratiques d’ores et déjà existantes et s’apparentent à des fonctionnalités classiques qui s’étendent aujourd’hui aux outils mobiles, tels que l’enregistrement (71 %) ou le suivi des voyageurs (65 %). « Nous sommes de plus en plus conscients des contraintes que peut subir le voyageur d’affaire, explique Cathy Voss, Executive Vice President, Global Program Solutions chez CWT. En 2011, les entreprises vont faire appel à des technologies permettant d’améliorer l’expérience des voyageurs et rechercheront des moyens supplémentaires pour garantir la sécurité ». L’usage des nouvelles technologies et en particulier les outils de mobilité répond donc également à un souci de sécurité des voyageurs.

Par Anne DEL POZO