Désormais, ces prestataires étendent les capacités fonctionnelles de ces solutions pour mieux prendre en compte les besoins actuels des entreprises et les comportements de leurs voyageurs. « Certaines entreprises prônent le « laisser faire » en matière d’organisation des déplacements professionnels, poursuit Stanislas Berteloot. Un mode de gestion des voyages lancé par Google voilà près de 4 ans maintenant et qui consiste notamment à faire confiance aux voyageurs ».

Pour autant, les travel managers ont tout de même besoin d’un outil pour suivre les dépenses de leurs collaborateurs. Une flexibilité que leur offre, par exemple, le programme KDS Flex T&E. À chaque fois qu'un voyageur valide une réser­vation sur un site, un pop-up s'affiche sur son écran pour l'avertir que les données vont être transmises au back-office de l'entreprise. « Grâce à KDS Flex T&E, les entreprises offriront plus de liberté à leurs collaborateurs, tout en permettant aux travel managers de monitorer les dépenses », ajoute Stanislas Berteloot.
Quelques outils de fidélité contribuent également à mieux orienter les dépenses vers un prestataire particulier. C’est notamment le cas de BlueBiz d’Air France KLM. Dédié aux TPE, professions libérales ou PME-PMI, BlueBiz permet à l'entreprise de cumuler des Blue Credits quand les collaborateurs voyagent sur la compagnie et de les convertir en billets gratuits ou en Cartes d'Abonnement France Métropolitaine. Ce programme contribue ainsi à l’optimisation du budget voyage des entreprises et à la réalisation d’économies, quel que soit celui ou celle qui, dans l’entreprise effectue la réservation.
Avec de tels outils, les entreprises peuvent aussi suivre les dépenses des collaborateurs qui pratiquent le « best buy ». En effet, bien que de nombreuses entreprises mettent en place des politiques voyages d’affaires, le « best buy » reste également une pratique courante. « Attention néanmoins, le recours au « best buy » suppose d’anticiper sur les réservations, précise Valérie Assayag, directrice des ventes Agences de Voyages et Entreprises à la SNCF. Sans antici­pation, une telle démarche peut finalement coûter cher à l’entreprise. Auquel cas, nous lui conseillons plutôt de négocier avec son fournisseur et d’opter, en ce qui concerne par exemple la SNCF, pour les Tarifs Pros ». Ces tarifs permettent de bénéficier d’un certain nombre de prestations complémentaires (salons en gare, accès au train en dernière minute,...) mais également de changer ou de se faire rembourser un billet sans surcoût additionnel. « Il faut savoir que le coût de traitement d’un rembour­sement de billet est, en moyenne, pour l’entreprise, de 20 € », ajoute Valérie Assayag.

Traquer les frais ancillaires
Ces différentes prestations, lorsqu’elles ne sont pas comprises dans le prix initial, ont en effet un coût faisant parfois l’objet de « frais ancillaires ». Des frais qui, à ce jour, restent difficiles à traquer. L’amélio­ration du suivi de ces dépenses est d’ailleurs concomitante aux avancées technologiques des outils de réservation. En effet, certaines de ces solutions commencent à les intégrer, à l’instar de l’offre KDS qui prend maintenant en compte les frais liés aux suppléments bagages, au « speedy boarding » ou encore, aux choix des repas proposés par certains transporteurs aériens.

Se pencher sur les coûts hôteliers
Plusieurs leviers d’optimisation des achats existent aussi sur le poste hôtellerie. L’entreprise peut, par exemple, se tourner vers les résidences hôtelières (Citadines, Adagio…) qui présentent différents avantages : tarifs dégressifs selon la durée du séjour, réduction des coûts liés à la restauration grâce aux cuisines équipées des appartements, réduction des coûts lors de déplacements de plusieurs collaborateurs grâce à une offre d’appartements avec une, deux, ou trois chambres… Les entreprises peuvent également réserver leurs nuitées au travers de plates-formes hôtelières (HCorpo, HRS…). Lorsqu’elles sont dépourvues de programmes hôteliers, elles peuvent ainsi béné­ficier de tarifs négociés par ces plates-formes sur l'intégralité de leurs déplacements. De plus, ces prestataires se rémunèrent directement auprès des hôteliers. L'absence de frais de transaction engendre donc un coût moindre….

Optimiser ses paiements et sa chaîne de facturation
Par ailleurs, les cartes de paiement, qu'il s'agisse des cartes logées en agence ou des cartes « corporate », représentent aussi un moyen désormais unanimement reconnu par les entreprises pour mieux contrôler les dépenses de leurs collaborateurs. Par exemple la centralisation des paiements, via l’utilisation de cartes logées et de cartes professionnelles, facilite le suivi des dépenses. « En harmonisant leurs moyens de paiements, les entreprises diminuent le nombre de leurs centres de facturation, précise Philippe Klopman, responsable cellule PME/PMI AirPlus International. Le comptable de l’entreprise gère de cette manière le paiement de manière centralisée pour toutes les prestations liées aux déplacements professionnels. Il standardise ainsi ses processus de gestion et gagne donc un temps précieux ». De même, en aval de la chaîne de paiement, la dématérialisation des factures simplifie la réconci­liation des paiements avec les réservations. « Nous avons mis en place un système de réconciliation totale des factures hôtels avec les paiements effectués, comme cela se faisait déjà pour le transport aérien, ajoute Jean-Claude Tacnet, président de BTravel. Ces factures dématérialisées sont ensuite automatiquement intégrées dans le système comptable de l’entreprise. Nous déchargeons l’entreprise du contrôle des paiements tout en mettant à sa disposition des « reporting » sur le détail de ses réservations et de ses paiements par centre de coûts (par business unit, projets,…). Une démarche qui contribue donc à réduire ses coûts comptables ».

Améliorer sa visibilité sur les dépenses voyages
La consolidation des données voyage peut également participer à la maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels. La plupart des prestataires du voyage d’affaires proposent d’ailleurs de centraliser tout ou partie des données voyages qu’ils gèrent à partir de leurs propres outils. « Par exemple, à la SNCF, nous proposons un accès à notre portail aux entreprises dont le budget train est supérieur à 25 000 € par an, souligne à ce sujet Valérie Assayag. Cela leur permet de connaître leur volume de réservations, de les contrôler, de suivre les achats,… ». Certains fournisseurs, à l’instar notamment des opérateurs de cartes, agences de voyages ou encore éditeurs de solutions de gestion des déplacements professionnels, consolident aussi pour les entreprises des données issues de différentes prestations (transports, aériens, frais,…). « Nous savons récupérer cette donnée à partir du moment où les voyageurs d’affaires et la société utilisent les moyens de paiement que nous proposons, précise Philippe Klopman. Nous récupérons aussi de la donnée de facturation de nos partenaires ainsi que de ladonnée des prestataires (compagnies aériennes, loueurs de voitures, low cost, hôtels). Nous les consolidons et pouvons les restituer dans notre outil de reporting AirPlus Information Manager ».

La chasse aux coûts passe par le reporting
En effet, une fois consolidées, ces données servent pour alimenter les tableaux de bords des outils de reporting. « Ces tableaux de bords offrent davantage de visibilité aux « travel managers » sur les dépassements de frais réalisés par les collaborateurs, souligne ainsi Cédric de Martimprey. Une solution telle que Notilus de Dimo Gestion récupère ainsi les données notes de frais et frais généraux (factures agences de voyages/cartes logées, loueurs, hôtels,…) pour les compiler et offrir au travel manager une vision consolidée de l’ensemble des dépenses ». Ces reporting permettent également de réaliser des analyses par centre de coûts, précieuses pour les négociations avec les fournisseurs. Cette démarche d’analyse peut aussi porter sur le comportement des voyageurs. Par exemple, le curseur peut-être pointé sur les collaborateurs qui n’anticipent pas assez l’organisation de leur voyage. À l’entreprise ensuite de mener des actions de communication plus ciblées auprès de ces voyageurs, ce qui, à terme, leur permettra de générer des économies. Néanmoins, si ces démarches sont actuellement largement pratiquées sur les dépenses de transport, elles restent complexes à mener sur toutes les dépenses liées à l’hôtellerie. « Actuellement, les agences de voyages ne gèrent que 15 à 20 % des dépenses hôtels de leurs clients, précise à ce sujet Jean-Claude Tacnet. L’hôtellerie est en effet un marché très diffus, avec de multiples établissements indépendants. Or, avec un outil de gestion des réservations hôtelières qui intègre notamment les règles de voyage de l’entreprise et centralise, via une carte logée par exemple, les paiements et les
réservations, les entreprises peuvent générer des économies allant jusqu’à 10 % de leurs dépenses hôtelières ». Une démarche dans laquelle BTravel propose d’ailleurs de les accompagner au travers de son outil de réservation et de son partenariat, pour le paiement des réservations hôtels, avec CM CIC et sa carte logée. En matière de voyage d’affaires, les leviers d’optimisation des coûts se situent donc à tous les niveaux de la chaîne, depuis la réservation des prestations jusqu’au paiement des factures, en passant par la consolidation et l’analyse des données.    

Par Anne DEL POZO