Les services Comptabilité, Achats, Travaux et Informatique sont concernés par la dématérialisation des factures. Toutes les factures seront à terme gérées dans ELO. Le service Achats a entamé la procédure et ce sont déjà 9000 factures qui ont été dématérialisées. La comptabilité reçoit les factures, les scanne et les archive puis les transmet aux acheteurs pour validation avant paiement, grâce au workflow ELO.

La gestion documentaire était initialement un besoin du service juridique, pour gérer l’ensemble des baux commerciaux des magasins ainsi que les contrats concernant le matériel et la logistique ; elle sera étendue à l’ensemble de l’entreprise dans une volonté de centralisation de l’informatique. Par exemple, les contrats publicitaires, les images dont Happychic est propriétaire, les plans des magasins, les bons d’intervention pour les travaux, les procès verbaux de mise en norme, les procédures informatiques, les contrats de licences, les notices d’utilisation, devraient rentrer dans la GED ELO.

« Nous avions entendu parler d’ELO Digital Office et j’ai trouvé leurs solutions novatrices lorsque nous les avons rencontrés sur le salon Documation. J’ai particulièrement été séduit par la Lecture Automatique de Documents et la Reconnaissance Automatique de Documents (LAD-RAD), en auto-apprentissage dans les solutions ELO » explique Laurent Dumont, Responsable des Technologies du Système d’Information chez Happychic. D’abord retenues en short list, les solutions ELO ont été choisies pour leur ouverture, avec un client JAVA, un client web et une intégration forte avec Microsoft Office.

Au niveau de la GED, chaque service a travaillé avec son informaticien pour concevoir l’arborescence du classement, ensuite rétrocédée au Responsable du service. Avec les solutions ELO et leur gestion fine des droits d’accès, Happychic a gagné en autonomie des utilisateurs. Autrefois gérés par l’informatique en donnant des droits d’accès à un groupe de personnes, à plusieurs groupes ou à toute la société, maintenant, les droits de lecture, d’écriture et de consultation sont établis par l’utilisateur à un niveau très fin, individuel, ou par service ou type de métier.

« Happychic appartient à l’Association Familiale Mulliez, acteur majeur de la distribution dont  le groupe AUCHAN fait également partie, et nous sommes ravis de les compter parmi nos nouveaux clients, » témoigne Jérôme André, Directeur Commercial Europe de l’Ouest d’ELO Digital Office. « Notre solution les a séduit pour son ouverture, sa sécurisation très fine qui permet la gestion des documents sans trop de restriction. Nos produits sont une belle alliance de technologie performante avec une ergonomie simple. »