Pour les professionnels, l’archivage des factures et autres documents est une nécessité (la durée de conservation des factures, des relevés de banque, des bulletins de paie ou des contrats par exemple est de de 10 ans). Avec l’essor de la dématérialisation, l’archivage en ligne se développe, permettant à la fois de sauvegarder ses documents, d’y accéder à distance à tout moment, et de les partager facilement.

edocea est un nouveau service qui se distingue sur le marché par des fonctionnalités avancées d’archivage et de gestion de documents pour les professionnels, et par la simplification du suivi des opérations bancaires à partir des factures et relevés archivés.

Le service se caractérise par :

• La facilité d’archivage de ses documents grâce aux nombreux modes d’archivage (par collecteurs automatiques pour plus de 400 fournisseurs, par email, par zone de dépôt sécurisée, par glisser-déposer, par mobile ou tablette…),
• La simplicité pour retrouver, classer et consulter ses documents (menu adapté au monde professionnel, recherche par mot clé avec OCR (reconnaissance optique de caractères), prévisualisation des documents),
• L’efficacité du partage des documents par des zones de partage sécurisées, avec traçabilité des consultations des documents par les tiers (comptable, collaborateurs, …),
• La simplification du suivi de ses opérations bancaires, avec association automatique entre les opérations bancaires et les factures, pour transmission à son comptable,
• Et une ergonomie similaire à une interface de gestion de mail, compréhensible par tous.

Le service est proposé avec un abonnement mensuel à 19,90 € HT / mois, sans engagement de durée, et avec 15 jours d’essai gratuit.

Sans logiciel à installer, le service est accessible simplement avec une connexion Internet sécurisée, en mode SAAS (Software As A Service), avec 10 Go d’espace de stockage.

edocea, un service d’archivage et gestion des documents dans le cloud dédié aux professionnels.

Facilité d’archivage grâce aux nombreuses façons d’archiver.

Simplicité pour classer et consulter ses documents en ligne.

Grâce au traitement OCR (reconnaissance optique de caractères), l’utilisateur peut retrouver ses documents à tout moment par mot-clé avec la fonction rechercher. Le classement des documents se fait au travers d’une arborescence professionnelle (recettes, dépenses, banque, …) par simple glisser – classer.

Il peut également consulter et pré visualiser ses documents, sans avoir à les télécharger, et les qualifier avec les principaux attributs (montants TTC, TVA, HT, date de facture, …) pour un suivi plus financier.

Partage efficace des documents.

edocea innove en simplifiant le suivi des opérations bancaires grâce à l’archivage des factures et relevés de banque.

Allant au-delà des fonctionnalités avancées d’archivage et de partage, edocea intègre directement le suivi des opérations bancaires. Le plus souvent, l’archivage des factures, notes de frais, taxes… est en effet réalisé pour suivre et valider ses opérations bancaires.

Avec edocea, l'utilisateur archive ses relevés de banque professionnels et ses factures. En face de chaque opération, il peut associer une facture ou un commentaire. Pour gagner du temps, le système lui suggère automatiquement les factures correspondantes, qu'il peut valider en un clic.

• Avec edocea, un professionnel passe moins de temps à faire son suivi bancaire, notamment grâce aux suggestions automatiques. Il peut ensuite l’envoyer directement à son comptable avec les factures associées.
• En pointant chaque opération, il est assuré d’avoir toutes ses factures pour sa comptabilité en fin d'année et de retrouver facilement à quoi correspondent ses opérations. Même une fois partagées avec son comptable, toutes ses factures restent accessibles en cas de besoin.
• Si plusieurs associés gèrent l’activité, ils peuvent archiver les factures et suivre les relevés bancaires en même temps, sur une interface partagée.

D’après Bertrand Dolbeau, fondateur du service, « edocea est sans doute l’une des solutions les plus complètes et les plus ergonomiques du marché de l’archivage et gestion de documents en ligne pour les pros. Surtout, au-delà des fonctions avancées d’archivage et partage, le service permet de faire du « deux en un » : archiver et suivre ses opérations bancaires en associant automatiquement ses factures ».

Un service dernière génération à la pointe de la technologie.

• edocea a été développé avec les technologies les plus récentes (HTML5, CSS3) et en « responsive design », permettant de s’adapter aux différentes tailles d’écran et terminaux (ordinateurs, tablettes) et apportant un réel confort d’utilisation.
• L’ergonomie du service a été particulièrement soignée, avec une interface proche d’une interface de gestion d’email, compréhensible par tous, utilisant les fonctions de glisser-déposer qui permettent un usage tactile du service depuis les tablettes.
• Le service est entièrement sécurisé pour assurer la sauvegarde et la confidentialité des données (cryptage des échanges et des données hébergées, serveurs sécurisés hébergés en France, sauvegardes redondées sur sites distants…).