Pour les professionnels, l’archivage des factures et autres documents est une nécessité. Avec l’essor de la dématérialisation, de plus en plus de documents sont émis ou reçus sous format électronique, rendant indispensable l’archivage en ligne.

Pour certains documents électroniques sensibles, l’horodatage permet de leur conférer une valeur probante, c’est-à-dire de les rendre utilisables comme élément de preuve en cas de besoin. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile lorsqu’il s’agit de prouver :

• que le document (contrat, archive, facture…) n’a pas été modifié depuis qu’il a été horodaté (non altération du document),
• le respect des délais légaux (de rétractation, de prise d’effet d’un contrat…) ou preuve d’antériorité (dépôt de brevet, de candidature…), la date de l’horodatage fait foi,
• un accusé de réception opposable (mise en demeure, résiliation ou reconduction d’un contrat…)

Avec edocea, l’utilisateur peut horodater ses documents archivés d’un simple clic. Les solutions d’horodatage sont fournies par CertEurope, Tiers de Confiance respectant les protocoles techniques et juridiques normalisés des services d’horodatage. Le jeton d’horodatage ainsi émis, tel le « cachet de la Poste faisant foi », protège de toute contestation concernant le contenu du document électronique et sa date d’horodatage. L’utilisateur bénéficie d’un crédit d’horodatages mensuel selon son abonnement[1].

Cette fonctionnalité vient enrichir le service edocea qui permet d’archiver et classer ses factures, de synchroniser ses opérations bancaires quotidiennement, et de faire le lien entre les deux en associant automatiquement les factures aux opérations correspondantes pour les partager avec son comptable.

Selon Bertrand Dolbeau, dirigeant d’edocea, « avec un fonctionnement adapté à la très petite entreprise, l’utilisateur choisit les documents qu’il souhaite horodater, en fonction de ses besoins, pour leur conférer une valeur probante. L’horodatage fourni et certifié par CertEurope permet de garantir l’existence et l’intégrité des documents par la suite ».

Nathalie Schlang, directrice de la Business Unit CertEurope félicite edocea de « rendre accessible aux TPE une vraie solution pour garantir la valeur probante des documents électroniques. La possibilité d’horodater contribue à développer la prise de conscience des internautes à adopter un traitement adapté à l’importance du document archivé. Grâce à l’horodatage l’utilisateur peut se prémunir de toute contestation concernant l’intégrité de ses documents ».