La collaboration à distance présente, à l'évidence, plus de difficultés qu'une relation de travail entre collègues de proximité. C'est la raison pour laquelle TeamViewer®, fournisseur de solutions de communication et de collaboration en ligne, a livré sur son blog (blog.teamviewer.com) cinq conseils pour gérer efficacement une équipe virtuelle :

1.     Clarifier les tâches et l'ensemble des processus
Chaque responsable d'une équipe projet est tenu de définir et partager les objectifs, rôles et responsabilités de chacun, et ce dès la constitution de l'équipe de travail. La coordination d'une équipe virtuelle est intrinsèquement plus difficile en raison des différentes localisations de leurs membres. Elle requiert davantage de communication, de formalisme et de clarté. Le responsable doit formuler clairement les procédures et les conditions essentielles au bon fonctionnement de l'équipe, notamment les processus de travail : les responsabilités de chacun, les attentes concernant les délais de réalisation, les processus de résolution des problématiques au sein de l'équipe, la disponibilité de chacun et la communication. Si cette information est formalisée au travers d'un guide, il est essentiel que ce dernier évolue sur la base de feedbacks réguliers.
 
 
2.     Tirer parti de la technologie pour favoriser la collaboration
Avant de démarrer une tâche, il est essentiel de prendre le temps de vérifier les outils informatiques et les types de connexion Internet utilisés par les membres de l'équipe. Les besoins peuvent varier, compte tenu de l'absence d'un bureau unique. Les visioconférences, les appels voix par Internet et le partage du bureau de son poste de travail sont autant de leviers pour davantage de proximité entre collaborateurs dispersés, évitant, par la même occasion, les dépenses liées aux déplacements professionnels et aux appels téléphoniques classiques. N'oubliez pas de tenir compte des horaires de travail et du fuseau horaire de chacun pour que ces processus de travail se mettent en place sans encombre.
 
 
3.     Une personnalité et une présence virtuelles
« Loin des yeux, loin du cœur ». Ce comportement humain naturel ne facilite guère la gestion d'une équipe virtuelle. Le défi du Responsable de projet consiste à être visible et présent, mais sans trop en faire. La création d'une « personnalité virtuelle » repose notamment sur une fréquence de communication adaptée. Un responsable de projet qui contacte ses collaborateurs trop souvent peut générer un trop-plein d'informations qui noierait celles les plus importantes, mais aussi faire montre de carence en matière de gestion ou d'un manque de confiance. Au contraire, si ce responsable garde le silence pendant des semaines, les membres de l'équipe virtuelle pourraient conclure à un manque d'intérêt et s'interroger sur l'importance accordée réellement au projet. La tentation est alors de considérer le projet comme moins prioritaire.
 
 
4.     L'art et la manière de manager à distance
Si vous acceptez un poste de responsable, vous endossez également un rôle de motivateur et de facilitateur. Par conséquent, même si votre équipe est dispersée, vous devez cultiver un esprit d'équipe où chaque collaborateur se sent connecté à vous, mais aussi aux autres membres. Un environnement de travail virtuel ne permet pas de jauger le moral de l'équipe de manière informelle, comme, par exemple, au cours d'une pause-café ou d'une discussion dans l'ascenseur. Pour stimuler le moral de vos collaborateurs, favorisez l'interaction entre les membres de l'équipe. Ouvrez un espace de communication informelle en ligne, comme une fenêtre de chat, disponible en permanence pour que les membres de l'équipe puissent simplement échanger. Facilitez le partage d'idées et de commentaires via un dialogue régulier, des conversations téléphoniques au moins une fois par semaine ou encore l'utilisation d'une messagerie instantanée et de l'email. Vous maîtriserez aussi les risques de mauvaise interprétation des communications.
 
 
5.        Animer efficacement des réunions virtuelles
Si les réunions virtuelles gagnent en efficacité grâce à une bonne planification, elles présentent néanmoins quelques défis particuliers. Vous perdez rapidement l'intérêt de vos collaborateurs si la discussion s'éparpille ou si l'ordre du jour n'a pas été clairement énoncé. D'où l'intérêt de préparer un ordre du jour, mis à disposition 48 heures avant la réunion, et auquel tout le monde peut contribuer. Déléguez certains éléments à l'ordre du jour aux membres de votre équipe afin qu'ils puissent animer, partiellement, la réunion. Au cours de celle-ci, le responsable aura cœur de poser fréquemment des questions et de s'assurer de l'implication de tous. Aussi, il incitera tout le monde à prendre la parole pour éviter les longs monologues, et s'assurera que tous les membres partagent leurs idées de manière claire et concise. Certaines règles de bon sens aideront à gérer efficacement l'interaction entre les membres de l'équipe, comme l'incitation à commencer à et clore les réunions aux heures prévues, ou l'obligation de ne pas effectuer d'autres tâches en même temps que la réunion. Les futures réunions virtuelles seront plus efficaces si la première réunion de l'équipe se déroule en face-à-face. Les membres de l'équipe peuvent établir des liens et une relation de confiance qui ouvriront la voie à une relation de travail fructueuse.