Gérer les transitions de ses collaborateurs : un sujet essentiel

D’après la première étude sur le onboarding en France[2] menée en janvier 2013 conjointement par l'Observatoire SIRH et SilkRoad, l’accueil et l'intégration des salariés, couramment pratiqué par les entreprises françaises, se révèle être une préoccupation majeure et identifiée de longue date par de nombreux DRH. S’il est évident de bien accueillir les nouveaux embauchés, la gestion des transitions liées au cycle de vie du salarié est tout aussi importante.

Les transitions professionnelles représentent des moments décisifs pour l’entreprise. En effet, des transitions mal gérées peuvent être difficilement vécues par les employés, qui deviennent insatisfaits et contre-productifs ou éprouvent un sentiment d’incertitude. Ils peuvent alors représenter un risque financier pour l’entreprise, en lui faisant  perdre des clients ou prospects. Sans parler du coût moyen de remplacement total d’un collaborateur de 27 000€ (coûts cachés inclus : temps passé des managers à former le nouvel entrant ou manque à gagner induit par la vacance du poste).

Le collaborateur est confronté, tout au long de son parcours professionnel dans l’entreprise, à différents changements de son statut. L’entreprise devra faire face à ces situations :
·     le onboarding : l’accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
·     le départ du collaborateur ou offboarding : départ volontaire (démission), involontaire (licenciement), retraite, congé maternité
·     le transfert d’un poste à un autre : transfert interne, transfert d’un poste de responsable fonctionnel à un poste de responsable opérationnel ou mutation géographique
·     la promotion
·     les fusions ou acquisitions. Contrairement au onboarding, perçu comme un événement positif, une fusion/acquisition peut être chargée d’émotions partagées. Elles impliquent également des centaines, voire des milliers de collaborateurs.


Des réponses concrètes pour gérer efficacement toutes les transitions professionnelles

De l’utilité de mettre en place une procédure des transitions du collaborateur

Mettre en place une procédure de gestion des transitions des collaborateurs permet à l’entreprise de :

·     Fidéliser les collaborateurs
Des difficultés peuvent survenir lors de chaque changement professionnel. Si la transition n’est pas gérée efficacement, le collaborateur peut alors décider de quitter l’entreprise. Fidéliser les collaborateurs permet, de facto, de diminuer la rotation des effectifs.

·     Permettre aux collaborateurs de devenir opérationnel plus rapidement
La prise de nouvelles fonctions nécessite un temps d’adaptation pour être opérationnel. Réduire ce délai a un impact positif sur l’activité de toute l’entité et la productivité s’en trouve améliorée.

·     Rendre l’expérience individuelle plus agréable
Lorsque les salariés bénéficient d’un soutien efficace et réconfortant, ou que l’atmosphère de travail est plus détendue, leur motivation s’en trouve renforcée et leur expérience optimisée. La qualité du travail et la productivité vont donc s’accélérer et l’image de marque de l’employeur valorisée.
·     Réduire les coûts administratifs
Les coûts administratifs engendrés par les transitions peuvent être optimisés, le processus d’audit peut être simplifié et le respect des règles de conformité amélioré.

·     Eviter les erreurs
Des erreurs, comme l’absence de transfert de connaissances en raison du manque de planification, ou encore le temps passé à traiter les réclamations ou les plaintes de collaborateurs mécontents peuvent coûter cher à l’entreprise.

Automatiser le processus grâce aux outils informatiques

Afin de faciliter et d’automatiser ce processus, des moyens technologiques existent. Cependant, d’après l’étude sur le onboarding en France citée plus haut, les entreprises françaises sont sous-équipées en la matière. En effet, si 80 % des entreprises interrogées ont déjà mis en place un programme d’accueil et d’intégration pour les nouveaux collaborateurs, 53 % d’entre elles n’ont pas d’outils informatiques. De manière plus générique, les entreprises estiment également qu’un processus est rarement nécessaire pour encadrer ces transitions.

Pourtant, l’appui des technologies est aujourd’hui une aide précieuse pour mettre en œuvre un processus de gestion efficace des transitions du collaborateur. Elles permettent de :

·     Faciliter le démarrage du processus
Tous les collaborateurs traversant une phase de transition ont des informations et des outils immédiatement à leur disposition.

·     Simplifier le processus administratif
Certains formulaires, dorénavant dématérialisés, sont renseignés automatiquement, évitant ainsi l’impression de nombreux documents.

·     Gérer les tâches
Tous les détails pratiques liés à l’intégration d’un nouveau salarié sont coordonnés : bureau, accès aux locaux, place de parking, ordinateur...

·     Respecter les règles de conformité et gérer le journal d’audit
Le travail de l’ensemble de l’entreprise est facilité. De ce fait, les managers et les RH peuvent prendre du recul et accorder davantage de temps aux nouveaux embauchés.

·     Optimiser l’expérience des collaborateurs
Les informations mises à disposition, telles que le portail d’accueil, les formations, le style vestimentaire, les valeurs de l’entreprise, le mot du Président, les photos de la nouvelle équipe, renvoient un message positif aux collaborateurs.

·     Gérer le suivi à long terme
Le travail supplémentaire généré par une transition a lieu majoritairement quelques jours avant et après le changement officiel de statut. Des réunions sont planifiées avec le nouveau responsable pour s’assurer qu’il est en mesure d’atteindre ses objectifs.

En résumé, les technologies répondent aux principaux défis des équipes RH : attirer et fidéliser des talents, accompagner les collaborateurs dans leur gestion de carrière tout au long de leur vie professionnelle et prendre en compte de nouveaux modèles de management.

[1] Disponible sur demande au format PDF
[2] http://www.silkroad.com/fr/Societe/news-and-media/Press_Releases/2013/01/Onboarding_Survey_Results.html