Dans le secteur, le courrier est en général traité en partie à la main. Pour des questions de confidentialité et de sécurisation des données, la direction du laboratoire a recherché les meilleures solutions pour garantir une traçabilité et éviter les erreurs d’adressage de courrier.

Comment sécuriser les courriers et réduire les coûts quand on envoie environ 2000 enveloppes/jour sur 26 sites ?

Contexte et solutions mises en œuvre

Le laboratoire BIO67 produit plus de 100 000 pages/mois qu’il faut classer, regrouper par patient, par médecin, puis mettre sous pli, affranchir et envoyer au bon destinataire.

Pour faire face à la croissance constante de son activité (intégration de nouveaux laboratoires au réseau), le laboratoire BIO67 a choisi Pitney Bowes, le n°1 des solutions de gestion du courrier et des documents, pour répondre à ses exigences de gestion sécurisée du courrier et d’amélioration de la productivité de cette activité.

Afin de gagner en efficacité, la production des comptes rendus d’analyses des différents laboratoires a été mutualisée sur un site proche du centre de tri de la Poste afin de traiter l’ensemble des dossiers dans un même processus.

En parallèle, la solution mise en œuvre par le laboratoire repose sur des technologies intelligentes sécurisées pour l’optimisation du traitement et de l’expédition du courrier :

-        Le logiciel PlanetPress®, au cœur de ce dispositif, permet de :

1. collecter et regrouper les comptes rendus
2. ajouter les éventuelles analyses complémentaires par patient/médecin
3. trier les dossiers par mode de distribution (par coursier, au guichet, par courrier)
4. trier ensuite les éditions courrier par code postal pour accéder aux tarifs « courrier

industriel » de La Poste

1. apposer des codes OMR sur les dossiers afin d’automatiser et de sécuriser la mise sous pli

(le bon dossier pour le bon destinataire)

1. piloter l’impression de l’ensemble des documents
2. générer les PDF des dossiers envoyés à l’impression pour leur archivage dans le système

d’information du laboratoire.

-        La mise sous enveloppes des dossiers se fait sur la mise sous pli haut volume DI900 équipée de lecture optique pour lire les codes apposés sur les documents et regrouper les courriers selon les besoins définis. Elle permet aussi d’ajouter si besoin des planches d’étiquettes pour les infirmières ou des cartes de groupe sanguin.

-        L’affranchissement s’effectue ensuite sur la DM925, solution mixte d’affranchissement et de marquage pour le courrier industriel, qui est connectée à la mise sous enveloppes.

Du temps gagné et une confidentialité renforcée

Le laboratoire imprime les courriers patients dans la matinée et ceux des médecins l’après-midi. Le pic d'activité de mise sous pli et d’affranchissement des dossiers se situe pour ce laboratoire entre 15h30 et 17h30.

« Nous pouvons estimer que nous gagnons environ 1h de travail par site avec cette gestion industrialisée, ce qui libère du personnel pour d’autres tâches. Avec l’augmentation des volumes de traitement due à l’intégration de nouveaux laboratoires au réseau, nous ne connaissons plus, grâce à l’automatisation des systèmes, d’erreurs manuelles comme l’insertion d’une feuille d’un patient X dans un courrier adressé à un patient Y » commente le Dr CLERGET, co-gérant du Laboratoire BIO67. Il ajoute «  le regroupement de plusieurs plis pour un même destinataire est très difficile à effectuer manuellement avec environ 2000 enveloppes/jour traitées. C’est pourquoi nous avons décidé de mettre en place des solutions pour sécuriser les envois, renforcer la confidentialité des données et réduire nos coûts d’affranchissement».

La technologie Pitney Bowes, un investissement amorti dès la première année

-        Le laboratoire BIO67, du fait de ses volumes importants de courrier, bénéficie désormais d’un tarif d’affranchissement industriel à 48 centimes pour l’envoi de lettre jusqu’à 35g dans le département contre 61 centimes pour l’envoi classique, soit une économie de plus de

130 €/jour ou 40 000 €/an pour 1000 plis quotidiens.

-        Par ailleurs, la solution mise en œuvre permet des économies supplémentaires sur le poste impression, grâce à un mode d’impression centralisé avec un coût à la page inférieur et à l’utilisation systématique du Recto-verso.

-        Enfin, le temps ‘homme’ alloué à la production des dossiers patients/médecins a été divisé par 5.

Au global, le retour sur investissement de la solution Pitney Bowes a été obtenu en moins d’un an (environ 6 à 8 mois) pour le Laboratoire Bio67.

« Grâce à la centralisation des éditions, nous avons également réduit le prix d'impression à la page en passant sur des imprimantes « gros volumes » et nous avons supprimé les coûts relatifs à la location et l'entretien des plieuses et affranchisseuses qui étaient réparties sur les différents sites », souligne Monsieur TALIB, Directeur des Systèmes d’Information du laboratoire BIO67.

Des bénéfices incontestables

Après 2 ans et demi d’utilisation, les équipes du laboratoire BIO67 constatent de nombreux bénéfices.

-        Gestion des informations patients

Grâce à PlanetPress® et l’édition de codes de lecture, à savoir la génération de code DATA Matrix, BCR et OMR, les regroupements des feuilles par patient se font automatiquement, sans risque d’erreur dans l’adressage d’informations d’un patient à un autre.

Il n’y a plus de traitement de lecture de feuille faite par un opérateur : tout est assuré par un processus éditorial informatisé. Les informations sont également stockées et référencées en document PDF par patient.

-        Organisation de ses équipes

9 personnes sont aujourd’hui habilitées à utiliser le matériel en place.

-        Gestion des applications récurrentes

L’augmentation de la charge de travail en mise sous enveloppe et en affranchissement n’a pas affecté les opérateurs puisque le matériel l’a absorbée sans difficulté.