Chaque année, les entreprises européennes perdent en moyenne 2 % de leur chiffre d’affaires en dépenses inutiles, excessives, doublons, perte de TVA, voire à se retrouver victime de fraude.

Les directeurs administratifs et financiers (DAF) mesurent l’importance de garder le contrôle et la lisibilité sur leur trésorerie, mais les tâches administratives manuelles sont nombreuses, chronophages, et surchargent des équipes déjà fortement mobilisées.

Pour autant, extraire des données susceptibles d’éclairer sur la direction à prendre et les allocations budgétaires à prioriser peut se révéler salvateur face à la probable récession qui menace, et ne peut être remis à plus tard. Les technologies d’automatisation font gagner en précision, temps, et permettent aux équipes de se concentrer sur la prise de décision, composante de la stratégie d’entreprise qui ne peut être apportée que par l’intelligence humaine, délégant à l’automatisation les tâches répétitives.

Gestion des dépenses d'entreprise : quelle utilité ?

Les dépenses professionnelles comprennent les coûts de l'entreprise tels que les frais de déplacement ou d’équipement, les dépenses de marketing ou de médias, et les abonnements logiciels. Elles couvrent l'approvisionnement, les achats et les factures, mais excluent les coûts tels que les dépenses opérationnelles standard ou les salaires.

Parler de dépenses professionnelles équivaut à parler de dépenses non-stratégiques, mais elles constituent 20 % des coûts totaux d’une entreprise en moyenne.

Perdre le contrôle de ce qui est dépensé, par qui, et à quel moment, peut déboucher sur un gouffre financier aux conséquences catastrophiques. Pourtant, la plupart des entreprises continuent à gérer leurs dépenses manuellement au pire (saisir une à une des dépenses sur fichiers excel…), ou, au mieux, via des outils qui permettent une saisie digitalisée mais qui restent insuffisants pour permettre d’identifier ce qui peut être économisé et ce qui doit continuer à être alimenté. C’est par temps de récession, un danger que la plupart des entreprises ne peuvent plus se permettre de courir. Le risque : devoir par la suite diminuer drastiquement leurs ressources clés, comme leur capital humain, pour espérer atteindre leurs objectifs.

Des processus manuels inefficaces et risqués

Souvent hérités, rarement remis en cause (sinon par des employés avides de technologie ou désireux de se recentrer sur leur coeur de métier plutôt que de perdre du temps dans des boucles d’e-mails pour demander à acheter du matériel de bureau, par exemple), les démarches de gestion des dépenses restent pesantes et longues.

Si ces processus peuvent être gérables dans de toutes petites structures où chacun se connaît et est lié à double fil à la performance de l’entreprise, ils sont bien plus dispersifs dans une entreprise de plusieurs dizaines ou centaines de salariés. En effet, comment jauger la responsabilité individuelle de chacun face aux dépenses lorsque quinze employés se partagent une carte d’entreprise ou une caisse commune ?

Aussi, le traitement manuel des factures est fastidieux et déconcentre des équipes comptables déjà très sollicitées, qui ne parviendront pas nécessairement à identifier ou à corriger des erreurs. Ces mêmes erreurs peuvent amoindrir la performance globale de l'entreprise mais aussi causer des conflits internes, comme par exemple en remettant en cause la compétence de l’équipe financière.

Enfin, une solution de remboursement des notes de frais ne permet pas de visualiser les dépenses avant qu’elles ne soient effectuées ni de prévenir un employé que son achat n’étant pas nécessaire, s’il l’effectue, il ne sera pas remboursé. En l’absence de règles clairement établies, de budgets définis, toute nécessité d’achat est sujette à interprétation.

La gestion des dépenses selon le type d’entreprise

Comme sus-évoqué, les DAF ont besoin d’une lisibilité complète sur leur trésorerie, surtout en une période d’incertitude économique. Qui plus est, si cette incertitude est interne à l’entreprise elle-même par son modèle de financement et de croissance, comme c’est le cas pour les start-ups et scale-ups, soumises à des flux de trésorerie souvent variables.

Les impératifs d’automatisation n’étant pas les mêmes selon la taille, le stade de croissance, le business model, le secteur d’activité, les partie-prenantes à qui l'entreprise doit rendre des comptes, la précision sera apportée par la granularité de la solution proposée.

Les solutions basiques de saisie des reçus peuvent satisfaire les indépendants, alors que les organisations en rapide croissance ou de grande taille doivent pouvoir s’appuyer sur des systèmes plus complets pouvant s'intégrer à un logiciel de comptabilité. Ainsi, l'automatisation répondra à un premier enjeu d’efficacité et de gain de temps mais ne suffira pas à fournir plus de visibilité à elle seule, si elle n’est pas associée à des fonctionnalités de reporting adaptables.

Pour garder le contrôle et extraire de la valeur des données, deux aspects sont fondamentaux : la granularité et l’aptitude à extraire des informations.

D’une part, une plateforme automatisée permet de gérer les demandes, définir des règles, circonscrire des budgets individuels ou d’équipe, pour un meilleur contrôle, en s’adaptant aux besoins de chaque entreprise. Nul besoin par exemple, de portefeuille en plusieurs devises pour une entreprise ancrée dans un écosystème très local, non destinée à l’internationalisation. Un tableau de bord peut fournir une vision d’ensemble des dépenses en temps réel.

De nombreux systèmes de gestion des dépenses se synchronisent avec les logiciels de comptabilité, transférant automatiquement les données, sans besoin de mobiliser des équipes pour le faire manuellement.

D’autre part, l'automatisation réduit la marge d’erreur et permet aux équipes financières de fournir des données plus exactes pour piloter l’entreprise avec plus de clarté. Des rapports précis, étoffés, peuvent être extraits à tout moment et proposer un panoramique des dépenses et de la gestion de trésorerie.

Libérée d’un travail opérationnel répétitif, munie d’informations plus précises, l’équipe financière peut mieux contribuer à la stratégie d’entreprise, ce qui est un immense avantage concurrentiel, et parfois même réputationnel aux yeux de ses clients, fournisseurs, investisseurs, employés, qui comptent sur la continuité de l’existence d’une organisation.

Face à la période économique difficile dans laquelle nous entrons, les entreprises vont avoir à prendre des décisions qui se devront d’être basées sur des fait réels, des données, et souvent ajuster le tir lorsque confrontées à des dépenses non stratégiques excessives.

Pouvoir contrôler l’impact de ces dépenses sur leur trésorerie et mieux comprendre comment répartir leurs budgets va devenir une question de survie pour bon nombre d’entre elles. La technologie permet à notre époque de jouer d’anticipation et de paramétrer les risques en abandonnant des pratiques dépassées qui pénalisent le personnel, les directions et les parties prenantes : saisissons cette opportunité !

Par Roy Skop, Regional Manager pour l’Europe à Soldo