Depuis maintenant une semaine, avec les mesures de confinement adoptées par le gouvernement et l’ensemble de la population française, l’intégralité des personnes qui le peuvent ont été renvoyées chez elles et sont tenues de télé travailler. Pour des entreprises dans l’univers du digital et de l’IT, on constate que quasi 100 % des effectifs sont concernés.

Absorber le choc technique

Bien que cela semble suivre le sens de l’histoire, ce passage à marche forcée sur du 100 % Home Office ne se fait pas sans heurts et même les organisations les plus avancées sur la mise en place du télétravail font face à une montée en charge difficilement tenable.

Cela commence avant tout par les sujets d’infrastructures, qui ne sont dans la plupart des cas pas dimensionnées pour que l’ensemble des employés se connecte à distance via les VPNs notamment. Les équipes sont donc contraintes de s’organiser pour continuer d’avoir accès aux ressources de l’entreprise, en procédant par exemple par rotation pour accéder aux serveurs de manière régulée. Parallèlement, les salariés les plus tech-savvy redoublent d’ingéniosité pour contourner ces irritants qui ne leur permettent d’accéder qu’à une expérience « dégradée » du télétravail.

Garder le lien pour tenir la distance

Au-delà des sujets d’infrastructure, les conditions du succès pour le télétravail reposent sur un pilier double : organisation et communication. Les outils ne manquent pas à cet effet pour s’organiser d’une part (comme Trello par exemple) et communiquer d’autre part (avec les solutions de réunion en ligne type Zoom, Teams, Blue Jeans & Hangout ou les solutions de messaging type Slack).

Parfois même trop… la première semaine de télétravail a pour beaucoup été remplie de réunions en visioconférence visant à s’organiser en équipe et laissant finalement peu de temps à chacun pour sa production individuelle.

La problématique sous-jacente à cette ‘sur-communication’ conjoncturelle est multiple.

Il s’agit en premier lieu d’un sujet de confiance : la visio permet de se voir en train de travailler et permet d’apaiser tout doute sur la présence derrière son écran d’un collaborateur en télétravail. Espérons que l’étalement du télétravail sur les semaines à venir permettra à chacun de mettre en place le bon niveau de confiance au sein des équipes et dans les relations manager / collaborateurs.

Ensemble à distance

Le besoin d’humaniser la relation est lui aussi très prégnant et justifie à lui seul la mise en place de temps d’échanges avec un haut niveau d’interaction (type appel téléphonique ou vidéo) par opposition à des modes d’interaction plus froids (par exemple l’email). C’est un différenciant de taille pour fluidifier les échanges et assainir la compréhension des choses, notamment quand il s’agit de traits d’humour.

Au sein des équipes, il est également clef de préserver la cohésion en gardant une dimension humaine dans les échanges. Aussi, on voit fleurir des rituels en ligne visant à remplacer les temps forts au sein des équipes. Par exemple, les échanges de début de journée à la machine à café s’hybrident avec les méthodologies agiles donnant lieu à des daily scrums à la sauce visio.

Les semaines de télétravail forcé seront l’occasion pour les entreprises de faire un bond en avant sur les pratiques de home office – que ce soit pour les organisations ou pour les employés d’apprendre à (mieux) fonctionner à distance.

Certaines sont certes parties avec une longueur d’avance sur les méthodologies de travail et de collaboration mais les gagnantes seront assurément celles qui arriveront à se structurer efficacement pour faire face à ce contexte inédit, en mettant à disposition les bonnes infrastructures et les bons outils de communication d’une part mais surtout en mettant le bon curseur sur le niveau d’interaction et de communication pour concilier efficacement production et cohésion.

Par Cécile EYMARD, Consultante Senior chez Clémentine, Cabinet de recrutement spécialiste du Digital et l’IT