Que vos équipes gèrent le projet en interne ou fassent appel à un tiers externe, il est important de comprendre les différentes étapes du déploiement, ainsi que l’impact des décisions prises dès le début du processus quant à la génération et à l’optimisation de la valeur.

Même si le directeur financier tient souvent un rôle plus large, le plus orienté vers cette création de valeur, il doit aussi faire partie des principaux instigateurs de ces projets afin d’optimiser sa visibilité sur celui-ci.

Des services différents pour des priorités différentes

Lors du déroulement des procédures de gestion des contrats, chaque département s’y intègre avec ses propres priorités. Ils partagent pourtant un besoin commun : celui de disposer d’un système efficace permettant d’accélérer les activités, de réduire les risques et de maximiser les résultats.

Alors que les directeurs financiers se doivent de reporter les bénéfices aux équipes dirigeantes, chaque service peut aussi profiter du CLM à sa propre manière :

• Équipe commerciale : Éliminer les obstacles pour conclure les contrats grâce à l’intelligence contractuelle qui accélère les temps de cycle en automatisant les procédures d’approbation et de signatures électroniques notamment.

• Équipes achats et Supply Chain : Permettre l'intégration rapide des fournisseurs et optimiser la collaboration pour réduire les temps de cycle sans exposer la Supply Chain à davantage de risques.

• Équipe juridique : Des modèles faciles à gérer permettant d’économiser un temps précieux en rationalisant les workflows de révision et d'approbation. L’outil CLM fournit également des contrats automatisés permettant de s'assurer l’intégration des bonnes clauses et de limiter ainsi les risques.

• Équipe en charge de la gestion des risques : Surveiller proactivement le respect des obligations, la conformité réglementaire et les autres sources potentielles de dommages financiers et de réputation.

Un fonctionnement en silo ou étendu à l’ensemble de l’organisation ?

De nombreuses applications logicielles actuellement disponibles ont été conçues pour soutenir les silos existants. Ceux-ci ont été créés pour soutenir les opérations et le workflow dans les services commerciaux, d’achat ou de finance.

Mais paradoxalement, aucun des systèmes essentiels utilisés par les directeurs financiers n’intègre le contrat commercial, étant pourtant le seul document régissant l’entrée ou la sortie des fonds.

Les chefs d'entreprise les plus avisés se rendent ainsi compte que la clé de la transformation de leur entreprise se trouve dans l'intégration des informations contractuelles aux procédures métiers centrales.

Nombre d’éditeurs leaders de suites logicielles, notamment ceux répondant aux besoins des services commerciaux et achats, commencent alors à ajouter des « modules » de gestion des contrats à leurs solutions. Cela souligne le besoin d’intégration avec les environnements logiciels existants, ceux que les utilisateurs connaissent et ont l’habitude d’utiliser comme le système CRM ou encore celui de gestion des fournisseurs.

Mais cette approche n’est pas toujours idéale. Tout d'abord, leurs fonctionnalités ne sont pas assez robustes pour gérer la complexité des contrats et des procédures liées. Deuxièmement, les équipes peuvent voir des avantages différents à déployer un système unique de gestion des contrats à l’échelle de l’entreprise - ce qui n’est d’ailleurs pas possible avec les solutions en suite – puisqu’elles étaient jusqu’ici axées sur des procédures spécifiques à leur service.

Du point de vue du directeur financier, les avantages d'une telle solution CLM sont clairs : alors que celles en suite dispersent les données dans l’entreprise, la technologie unifiée de CLM rassemble tous les contrats dans un système s’établissant comme source unique de vérité.

Un centre de coûts ou un levier de création de valeur ?

Chaque directeur financier se doit de gérer les ressources de l’entreprise, les meilleurs se concentrant sur la création de valeur et le ROI.

Les solutions CLM peuvent sans doute réduire considérablement les coûts opérationnels, mais pour cela, il convient de vérifier si celle-ci peut devenir une source de valeur en appliquant une procédure d’exécution rapide et prévisible pour assurer une gestion plus efficace.

Les directeurs financiers doivent ainsi réfléchir à l'impact qu'un système CLM aura sur le chiffre d'affaires et le résultat net.

Quelles caractéristiques pour maximiser la valeur du CLM ?

Pour s'assurer qu'une solution CLM apporte une valeur maximale à leur entreprise, les directeurs financiers doivent rechercher celles pouvant accélérer la rentabilité et maximiser le retour sur investissement :

• Vérifier la profondeur et l’étendue des fonctionnalités : la solution choisie doit être suffisamment puissante pour exceller dans la gestion de tous les types de contrats à toutes les étapes de leur cycle de vie. Il faut ainsi faire attention à celles conçues pour des marchés niche ou des ETI et qui s'étendent aujourd’hui à des offres Enterprise.

• Une solide expérience pour des déploiements à grande échelle : Recherchez des fournisseurs ayant démontré leur capacité à mettre en place rapidement des projets complexes et à obtenir des résultats rapides.

• La capacité d’intégration avec d'autres systèmes : L'intégration de la solution CLM à d'autres systèmes comme le CRM et l'ERP a un effet multiplicateur sur sa valeur. Cette capacité permet en effet de rationaliser les workflows et de mettre en commun les données pour fournir des informations directement exploitables. Il convient alors de tirer parti des systèmes CLM pour fournir des données contractuelles essentielles permettant d’accélérer et d’accroître l'efficacité de l'entreprise.

En tant que source de vérité contractuelle unique, accessible à tous les services de l’entreprise, les solutions CLM contribuent à accélérer les cycles de gestion et à réduire les coûts opérationnels – de manière bien plus efficace qu’avec des solutions en silos.

Parmi les clés pour trouver la bonne solution : la profondeur et l'étendue des fonctionnalités ainsi qu'une intégration robuste et rationalisée avec d'autres systèmes. Cela permettra à l’entreprise de transformer les contrats et leurs données, parfois cachées, en véritables actifs stratégiques.

Par Maarten de Bruijn – Directeur Général EMEA, Icertis