Selon l'association AIIM, qui représente la communauté des professionnels de l'information, la productivité à l'ère du numérique a tendance à baisser face à la prolifération des données. Elle estime que les documents « égarés » représentent pour l'économie britannique un coût de près de 15 milliards de livres chaque année. D'autre part, plus les outils dont nous disposons sont nombreux (tablettes, smartphones, ordinateurs portables ou de bureau), moins le partage et l'utilisation des données créées sur ces appareils sont efficaces.

Les solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM) modernes doivent prendre en charge de nouveaux modes de travail. Les services informatiques sont soumis à rude épreuve pour satisfaire les attentes d'une nouvelle classe d'utilisateurs connectés. À l'aise avec les nouvelles technologies, ils fondent leurs exigences en matière de convivialité des applications sur leur expérience des sites de vente en ligne. Aujourd'hui, chacun souhaite pouvoir rechercher et partager des documents aussi facilement que lorsqu'il partage des photos avec ses amis ou qu'il commande un livre sur Internet.

Ce nouveau paradigme du travail est accentué par l'afflux des actifs de la génération du millénaire. Ces natifs numériques, nés en 1983 ou après, ont grandi avec des applications modernes intuitives telles qu'Instagram, Snapchat ou Uber. Extrêmement mobile et connectée, la génération du millénaire exige des solutions permettant de travailler n'importe où, via n'importe quel réseau ou appareil. Ses attentes élevées en matière d'accès simplifié au contenu poussent les services informatiques à moderniser au plus vite leur stratégie ECM.

Si la division informatique n'offre pas aux utilisateurs des solutions à la hauteur de leurs attentes, pour le partage avec les partenaires externes et l'accès au contenu sur les appareils mobiles, elle risque de les voir recourir à leurs propres solutions. Or, l'utilisation d'outils non approuvés par l'entreprise multiplie les silos d'informations déconnectés et les risques liés à la protection des données confidentielles.

Si les systèmes ECM sont essentiels, des fonctionnalités de gestion des processus métier (BPM) qui aident à structurer les données et à débloquer les silos potentiels sont également disponibles. Si le concept de BPM n'est pas nouveau, il se perfectionne et devient plus adaptable. L'ajout de fonctionnalités BPM aux outils de gestion de contenu facilite l'attribution des tâches à leurs destinataires et l'accès aux informations pertinentes et accélère la circulation des données au sein de l'espace de travail. On assiste à une véritable démocratisation de l'environnement de travail.

Le choix du cloud

Les vagues technologiques successives ont totalement transformé la direction informatique de l'entreprise. Si tout a changé avec l'apparition du cloud, c'est désormais les appareils mobiles qui redéfinissent les règles de l'informatique d'entreprise. La réalité de l'architecture d'entreprise actuelle exige une nouvelle approche de l'ECM et du BPM, en accord avec la manière dont l'informatique accompagne l'entreprise moderne.

Afin de mieux prendre en charge les utilisateurs mobiles et les partenaires externes, un grand nombre d'entreprises transfèrent une partie de leurs contenus dans le cloud. Les analystes les plus éminents, tels IDC et Forrester, prévoient un basculement massif vers l'ECM hybride. L'approche nouvelle génération implique le stockage du contenu à la fois en local et dans le cloud, ainsi qu'une synchronisation transparente entre les deux. L'ECM et le BPM hybrides répondent aux exigences de sécurité et de conformité des DSI et permettent aux équipes internes et collaborateurs externes d'être plus productifs.

Par le passé, les systèmes BPM, ECM et de gestion des cas (ou Dynamic Case Management, DCM) étaient traditionnellement séparés en dépit de composants architecturaux communs. Si les plateformes DCM et ECM offrent des outils pour la gestion de contenu, l'archivage et le suivi de la collaboration dynamique non structurée de groupes fonctionnels multiples, les suites BPM incluent des outils plus puissants permettant de codifier des processus, tâches et workflows structurés et répétables. Elles disposent des fonctionnalités nécessaires pour analyser et contrôler l'exécution et les performances.

Le cabinet d'étude 451 Research prévoit une intégration croissante entre les plateformes BPM, DCM et ECM, soutenue par des fonctionnalités de partage de contenu dans le cloud. La convergence de ces systèmes et marchés formera un cadre commun pour le développement et l'intégration d'applications de tous types pour répondre à la demande croissante des entreprises qui souhaitent une consolidation des technologies et fournisseurs.

Un simple coup d'œil à n'importe quel data center moderne suffit pour comprendre qu'un modèle unique ne convient pas au plus grand nombre. Les systèmes ECM modernes doivent prendre en charge à la fois les déploiements classiques en local, les environnements virtualisés, les déploiements dans le cloud privé, les déploiements SaaS dans le cloud public et tout ce qui se situe dans l'intervalle.

IDC estime que, d'ici 2020, 13 % des données seront stockés dans le cloud, 61 % en local et que le reste sera « géré » (c'est-à-dire traité ou transféré) via le cloud. Des options de déploiement flexibles permettent au service informatique de s'adapter à l'évolution des besoins au fil du temps.

Les entreprises qui utilisent des solutions ECM / BPM hybrides basées dans le cloud parviennent mieux à contrôler leurs données, de manière flexible et modulable. La gestion des processus dans le cloud doit être possible n'importe où, à tout moment ; et les fonctions d'optimisation des processus doivent être aussi variées qu'elles le sont dans l'entreprise.

Moins de paperasse

Les travailleurs de la connaissance eux-mêmes préfèrent la collaboration électronique. Selon une étude du leader des logiciels de création et de marketing digital, Adobe[1], nous détestons tellement la paperasse que nous serions prêts à quitter notre emploi pour un autre offrant une rémunération équivalente, « si seulement nous n'avions pas autant de documents administratifs à remplir ». Près des deux tiers d'entre nous (69 %), au Royaume-Uni comme aux États-Unis, sont tellement las des démarches administratives qu'ils seraient prêts à rejoindre un employeur qui exigerait moins de paperasse.

Dans des cas comme celui-là, les processus BPM prouvent toute leur utilité. Ils offrent les moyens de rationaliser les processus et de donner à chacun davantage de temps pour se consacrer à des aspects plus gratifiants du travail. La nouvelle génération de solutions iBPM (intelligent Business Process Management) va encore plus loin en utilisant les réseaux sociaux, appareils mobiles, outils collaboratifs, d'analyse et services cloud pour créer des espaces de travail entièrement connectés.

Une étude de Gartner, fondée sur plusieurs centaines d'interviews d'entreprises de toutes tailles, implantées dans le monde entier, a montré que la majorité des solutions BPM génèrent un ROI à deux chiffres. Plus de trois quarts de ces projets génèrent un ROI d'au moins 15 %, et une part équivalente favorise une hausse de l'avantage compétitif. Parmi les avantages non tangibles, on constate une hausse en termes de fidélisation de la clientèle, de satisfaction des collaborateurs et de transparence, associée à des répercussions commerciales positives.

À mesure que l'espace de travail se diversifie et devient plus sophistiqué et interconnecté, il apparaît évident que des processus métiers optimisés constituent la prochaine étape dans la création d'une véritable économie de l'ère du savoir.

Par Louis Fanchini, VP Sales EMEA South, Alfresco

¹ Paperjam –Why Documents are Dragging us Down (Bourrage papier - Les documents causent notre perte), Adobe, mars 2015