Gigaban Abode Creative Cloud

Les voyages d’affaires oui, mais pas à n’importe quel prix !

Évaluer cet élément
(0 Votes)

> Accor
Réservez une salle de réunion sur Internet n’a jamais été aussi facile
> hotel.info
hotel.info, facilitateur de négociations
> Adagio
Les Aparthotels Adagio : une réponse adaptée au contexte de crise
> Appart’City Cap Affaires®
Une offre pertinente par excellence

Si en temps de crise les voyages d’affaires restent stratégiques pour de nombreuses entreprises, les budgets alloués à ce poste font aujourd’hui plus que jamais l’objet de toutes les attentions. La conjoncture actuelle incite en effet à une optimisation de la politique voyage d’affaires. Une démarche qui passe par un renforcement de l’automatisation, du contrôle et du suivi des procédures mais également par une responsabilisation accrue de chacun des voyageurs.

«Les difficultés économiques actuelles sont une véritable occasion, pour les entreprises, de démontrer l’intérêt et l’utilité d’une politique voyage d’affaires optimisée», explique Christophe Renard, Vice Président Business Intelligence CWT. «Alors que l’économie mondiale entre en récession, de nombreuses entreprises entendent contrôler leurs coûts tout en limitant l’impact de ces mesures de réduction des coûts sur leur activité. Cela passe par la nécessité de voyager intelligent». Ainsi, d’après une enquête réalisée par Carlson Wagonlit Travel en octobre dernier, 37 % des entreprises prévoient une diminution des déplacements professionnels en 2009, par rapport à 2008, quand 20 % seulement anticipent une augmentation des voyages. Des chiffres sur lesquels il convient de rester particulièrement vigilant au regard du contexte actuel. «Cette année, les entreprises vont se focaliser sur les déplacements indispensables et notamment ceux effectués auprès de leurs clients, limitant par ailleurs les déplacements internes», analyse ainsi Laurent Englant, Directeur Commercial Amadeus.


Si les entreprises n’en sont pas encore au point de réaliser des coupes drastiques dans les budgets alloués, elles sont néanmoins plus vigilantes et plus rigoureuses sur les frais et dépenses engagées. Certains déplacements, jugés non stratégiques, pourraient ainsi être annulés ou reportés. D’autres, et notamment ceux qui s’inscrivent dans le cadre de la stratégie commerciale des entreprises, seront maintenus mais mieux encadrés en terme de budgétisation. La diminution de la fréquence des déplacements professionnels pourrait ainsi être une première conséquence de cette nouvelle stratégie.
«Cette réduction sera néanmoins souvent compensée par une augmentation de la durée moyenne du séjour au profit souvent du concept des appartements hôtels», souligne Damien Buisson, Directeur Marketing d’Adagio. Parallèlement, un certain nombre d’entreprises opteront pour des mesures conservatoires comme le passage obligatoire en seconde classe pour les trains ou en classe économique pour les avions.

« Les hôtels quatre étoiles et plus pourraient pour leur part être les plus impactés par la crise, au profit des grandes chaînes hôtelières et des hôtels indépendants deux ou trois étoiles», indique Olivier Mouchet, Directeur du bureau HRS France. Les entreprises vont également s’engager dans une politique de chasse aux dépenses non stratégiques, tout en conservant les budgets nécessaires et obligatoires à leur développement économique et aux gains de nouveaux marchés, une démarche qui s’avère d’autant plus essentielle dans le contexte de crise actuel.

Première étape, l’audit des processus
«L’optimisation de la politique voyage d’affaires passe aujourd’hui par une analyse et un audit poussé de l’ensemble des paramètres de l’entreprise liés à sa politique voyage d’affaires et séminaires et incentives ainsi qu’aux différents budgets alloués à ces postes», explique Eric Audoin, Vice Président Sales et Relationship chez American Express. Afin d’accompagner les entreprises dans cette démarche et les aider à identifier de nouvelles pistes de réduction des coûts, les différents spécialistes du voyage d’affaires investissent en matière de prestations de conseils et d’audit. American Express propose ainsi aux entreprises, depuis le mois de janvier 2009, une évaluation gratuite de leur programme voyage d’affaires. L’objectif de cette prestation consiste à cartographier les dépenses des entreprises poste par poste pour ensuite les modifier et les optimiser. «Pour réaliser ces évaluations, nous nous appuierons sur une solution propriétaire pour analyser des indicateurs de performance clés, tels que ceux liés aux taux d’adoption de la réservation en ligne, les achats de billets non remboursables ou encore le respect des accords de fournisseurs privilégiés», poursuit Eric Audouin. Les résultats de ces audits sont alors autant de données permettant d’identifier de nouveaux leviers de négociations avec les fournisseurs mais également des sources d’amélioration sur les processus liés au voyage d’affaires.

Vers une automatisation accrue
Une fois ces pistes identifiées, il convient donc de mettre en œuvre et d’orchestrer les procédures propres à rationnaliser les dépenses. Une étape qui passe souvent par l’automatisation de certaines démarches, dont les réservations. Les agences de voyages sont ainsi reconnues pour les solutions concrètes qu’elles apportent dans le cadre de l’application et du respect de la politique voyage via leurs outils de réservation en ligne (les SBT). D’après le baromètre American Express Voyages d’Affaires de novembre 2008, 57 % des entreprises interrogées déclarent utiliser un SBT, un chiffre porté à 78 % pour les entreprises disposant d’un budget voyages conséquent. Toutes les entreprises et en particulier les PME n’ont cependant par recours aux SBT. Pour autant, elles ont aussi besoin de rationnaliser leurs coûts. Une des démarches les plus simples et les plus efficaces pourrait alors consister à s’appuyer sur les plates-formes de réservations hôtelières telles que Hotel.info ou HRS.com. Entièrement gratuites, ces plates-formes permettent notamment d’intégrer les politiques voyages de l’entreprise et d’identifier rapidement les hôtels correspondant le mieux aux besoins et contraintes des collaborateurs en déplacement. «Les dépenses d’hôtellerie représentent aujourd’hui un poste encore trop flou au sein des dépenses d’entreprises», souligne Olivier Mouchet. «Or, les relations privilégiées que nous entretenons avec les hôteliers ainsi que le volume des réservations effectuées à partir de HRS.com garantissent une tarification particulièrement compétitive». «Avec une plate-forme telle que Hotel.info, les entreprises bénéficient d’une visibilité immédiate et optimale sur l’ensemble de l’offre hôtelière», souligne à ce sujet Warini Munshi, Gérante Hotel.info pour la France et l’Espagne. «Tarifs négociés, offres promotionnelles ou autres disponibilités des hôtels sont visibles en temps réel sur la plate-forme. Cette dernière devient alors une véritable alternative aux négociations avec les hôtels pour les entreprises et en particulier pour les PME qui n’ont pas le temps ni les moyens de s’engager dans ces démarches».

Généralisation des procédures de contrôle des politiques voyages

«Les entreprises cherchent de plus en plus à décortiquer les dépenses liées aux déplacements professionnels», souligne Laurent Engrant. Le respect de la politique voyage est essentiel pour tirer le meilleur parti d’un programme d’entreprise, tout particulièrement lorsque la pression est élevée pour réduire les coûts. D’après l’enquête CWT, 66 % des gestionnaires de voyages souhaitent privilégier l’amélioration du respect de la politique voyage en 2009. «Les entreprises peuvent économiser 20 % en moyenne sur l’ensemble de leurs dépenses de voyages», ajoute Christophe Renard. Pour pouvoir réaliser ces économies, deux éléments sont essentiels : la qualité de la politique voyages, d’une part, et le respect des règles par les voyageurs, d’autre part. Différentes mesures sont alors applicables pour inciter aux respects de la politique voyage. «L’outil de réservation en ligne peut-être programmé pour filtrer des options non-conformes à la politique voyage», cite, pour exemple, Christophe Renard. «Pour les réservations qui ne sont pas traitées en ligne, les agents de voyages peuvent informer les voyageurs sur la non-conformité des options choisies, envoyer une demande d’autorisation préalable de voyage pour les exceptions ou encore, refuser d’effectuer la réservation». Afin de mener des actions ciblées, il peut-être utile de comparer la performance entre les divisions opérationnelles ou encore d’identifier les voyageurs ne respectant par la politique voyages. Les rapports sur le non respect des règles peuvent souligner des domaines du programme de voyages qui nécessitent d’êtres revus pour mieux répondre aux besoins des voyageurs. Pour accompagner les entreprises dans cette démarche d’analyse des dépenses, de nombreux acteurs du voyage d’affaires proposent des solutions et/ou des prestations de consolidation des données, de reporting et d’analyses et préconisent la mise en place d’indicateurs de performance. Les outils en la matière sont d’ailleurs pléthores à l’instar de AirPlus Information Manager proposé par AirPlus International, qui assure le suivi des dépenses ou bien CWT Policy Builder et CWT Policy Messenger de Carlson Wagonlit Travel qui aident respectivement les entreprises à construire une politique voyages efficace et à améliorer le respect de leur politique voyages…

Réduction des coûts et développement durable sont-ils compatibles ?

«La vigilance accrue des entreprises sur les dépenses liées aux voyages d’affaires peut être bénéfique aux stratégies de développement durable», analyse Stanislas Berteloot, Directeur marketing KDS. En effet, la priorité des entreprises en matière de déplacements en 2009 demeurent la réduction des coûts (78.5 %) (Acte/KDS 2009). Si 52.2 % des entreprises ont déjà demandé à leurs collaborateurs de restreindre leurs déplacements, essentiellement pour des raisons de coûts (74.1%), la démarche sera forcément bénéfique en matière environnementale. D’autant plus que les entreprises s’investissent de plus en plus en la matière. Ainsi, 27.1 % des entreprises travaillent plus volontiers avec les acteurs du déplacement professionnel affichant une politique de développement durable (ACTE/KDS). Dans son dernier baromètre, American Express relève pour sa part que 74 % des entreprises privilégient le recours à des déplacements en classe éco plutôt que business, réduisant ainsi leur empreinte carbone. 76 % incitent par ailleurs à choisir le train plutôt que l’avion sur certaines destinations. D’autre part, certaines entreprises et en particulier les grandes ont, dans le contexte économique actuel, tendance à limiter les déplacements « internes », privilégiant alors le recours à la vidéoconférence. «En fonction de la taille de l’entreprise, de son nombre d’implantations à l’étranger et de l’utilisation qui en est faite (réunion de travail, séminaire, formation…), la visioconférence permet de réduire les déplacements, en particulier entre implantations éloignées géographiquement, ce qui a pour conséquence de diminuer l’impact écologique de l’entreprise», ajoute Stanislas Berteloot. « De plus en plus d’entreprises nous demandent de les accompagner dans la mise en place de cette démarche environnementale», conclut à ce sujet Eric Audoin. «A cet effet, elles nous demandent notamment des outils leur permettant de calculer l’empreinte carbone pour chacun des voyages de leurs collaborateurs». Les prestataires du voyage l’ont d’ailleurs bien compris et proposent de plus en plus sur leur site Internet, des calculateurs de carbone.

Par Anne DEL POZO

En cas de réduction des dépenses, comment cela se traduit-il concrètement dans l’entreprise ?
66.7 % : train, privilégier la 2nde classe
88.9 % : aérien, privilégier la classe économique
5.6 % : hôtellerie, privilégier les établissements économiques
55.6 % : hôtellerie, privilégier les établissements 2 étoiles
22.2 % : Hôtellerie, privilégier les établissements 3 étoiles

Sources : Sondage HRS, octobre 2008

 

Quand les déplacements professionnels sont impactés, quels sont les directives ?
57.1 % privilégier les conférencestéléphoniques
42.9 % réduire les dépenses lorsdes déplacements
33.3 % privilégier les déplacements dans la journée
23.8 % Autres

Sources : Sondage HRS, octobre 2008

 

Retrouvez les acteurs du voyage d’affaires sur le nouveau Siseg
les 31 mars, 1 et 2 avril 2009
Paris Expo
Porte de Versailles
Hall 1
www.sisegexpo.com
Lu 6717 fois Dernière modification le vendredi, 04 septembre 2015 11:00
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

Annonces

Pave Abode Creative Cloud

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Vient de paraître GPO Magazine de Avril 2022
GPO MAGAZINE N°109
Recevoir la
 version PRINT en cliquant ici

EXTRAIT GPO 109.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vient de paraître GPO Magazine de Mars 2022
ÉDITION SPÉCIALE SÉCURITÉ NUMÉRIQUE
Recevoir la
 version numérique en cliquant ici

MAG DIGITAL Lire extrait HS 2022-03 Secu numerique.jpg

Livres Blanc et E-book

Toutes les solutions IT pour pouvoir moderniser ses infrastructures
Pour répondre aux défis de compétitivité, de cybersécurité, de performance opérationnelle et d’urgence climatique, les…
Les clés pour réussir l’intégration de la signature électronique au sein de son organisation !
Au travers de son livre blanc consacré à « La signature électronique et son intégration…
Comment passer à la facture électronique ?
En permettant un traitement automatisé et sécurisé, la facture électronique facilite la comptabilité des factures…
Cinq étapes pour améliorer l'expérience client grâce à l'Intelligence Artificielle
Les centres de contact sont une source importante d'informations sur les clients. Ils peuvent en…
Accélérer la transformation digitale de la comptabilité fournisseurs
Les équipes comptables se doivent d’engager leur transformation digitale pour éliminer les travaux de saisies…
Plus de livres blanc

Webinaires

Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Comment simplifier la réservation hôtelière ?
Et si le voyage d’affaires devenait aussi simple que le voyage loisir ? Pour permettre…
Comment offrir une expérience client digne de Netflix grâce à l’Intelligence artificielle ?
Plus que jamais les entreprises se doivent d’offrir à leurs clients un expérience fluide, remarquable…
Comment renforcer l’agilité de ses applications de gestion avec Oracle Cloud ?
Toute entreprise, quel que soient sa taille, son métier ou ses activités, fait aujourd’hui face…
Comment aborder le télétravail dans les meilleures conditions ?
Les nouveaux défis auxquels nous faisons face amènent les entreprises à recourir de plus en…
Plus de webinaires

Connexion

Devenir membre de GPOMag.fr vous permettra de bénéficier de nombreux avantages réservés uniquement aux membres : Recevoir l'édition digitale mensuelle, Feuilleter les cahiers thématiques et les télécharger gratuitement, Feuilleter gratuitement les derniers numéros de l'année en cours, Télécharger le planning rédactionnel pour connaître les sujets de la Rédaction à venir.

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts