Voyages d'affaires : les bons réflexes pour un juste équilibre des dépenses

Évaluer cet élément
(0 Votes)

À l’instar de nombreux postes de dépenses dans l’entreprise, la gestion des voyages d’affaires n’échappe pas aux enjeux d’économies. Dans les grandes entreprises comme dans les PME, les politiques voyages d’affaires s’élaborent, pilotées par les directions achats ou les travel managers. Pour la plupart de ces organisations, leur optimisation passe par l’adoption de solutions technologiques et de moyens de paiement adaptés.

Que ce soit pour prospecter ou pour fidéliser, les déplacements professionnels sont, dans la plupart des entreprises, un impératif. D’ailleurs, 19 % des PME ont, en 2011, augmenté leur budget voyages d’affaires et 64 % affichent une stabilité des dépenses en la matière (étude Avexia Voyages). Une tendance qui devrait se confirmer en 2012. 21 % des entreprises estiment en effet que leurs dépenses liées aux déplacements professionnels seront en hausse cette année. 69 % des budgets resteraient inchangés et seuls 10 % d’entre eux se réduisent (baromètre Coach Omnium pour American Express Voyages d’Affaires).

Néanmoins, force est de constater que les entreprises sont actuellement plus vigilantes quant aux dépenses engagées sur ce poste. Ainsi, conscientes de l’enjeu des voyages professionnels pour assurer leur croissance, 8 PME sur 10 seraient désormais dotées d’une politique de voyages. 37 % des PME déclarent par ailleurs avoir récemment fait évoluer la gestion de leur politique voyages notamment par des contrôles et un cadre plus stricts.

Vers un meilleur encadrement des dépenses
Bien que les stratégies adoptées pour appliquer ces politiques voyages diffèrent d’une entreprise à l’autre, elles sont de plus en plus nombreuses à s’appuyer sur les nouvelles technologies. « Pour les directions achats, les directions administratives et financières et les directions générales, le principal enjeu lié aux voyages d’affaires reste la maîtrise des coûts, explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS. Les entreprises, et en particulier les PME, ont, à cet effet, besoin de solutions susceptibles de les accompagner dans la gestion et le respect de leur politique voyages d’affaires, de bout en bout du processus, depuis l’organisation et la réservation du déplacement jusqu’au remboursement des frais ». Des sociétés telles que KDS, Concur ou Dimo Gestion proposent ainsi de telles solutions, couvrant l’ensemble de la chaîne de gestion des voyages d’affaires. Leur avantage repose également sur leur capacité de paramétrage et leur mise à disposition en mode SaaS (Software as a Service). « Avec ces solutions, nous mettons à la disposition des entreprises des standards de paramétrage qui leur assurent un retour sur investissement rapide, d’une quinzaine de jours contre plusieurs semaines traditionnellement, explique Patricia Daumarie, responsable marketing opération de Concur France. Par exemple, nos procédures de workflows et de validation proposées en standard permettent aux entreprises de s’affranchir de la complexité des systèmes ». Ces solutions s’interfacent par ailleurs avec les agences de voyages d’affaires (TMC – Travel Management Companies), les plates-formes de réservation hôte­lières (Hcorpo, HRS...), les sites de réservation des grands transporteurs aériens et ferroviaires (Air France, SNCF, Thalys...) ou encore des loueurs de voitures (Hertz, Europcar...). « Si l’entreprise dispose de cartes affaires ou de cartes logées, notre solution les intègre également, précise Patricia Daumarie. Le travel manager peut ainsi mieux contrôler les dépenses engagées avec ces cartes et vérifier avec plus de précision l’adéquation entre les réservations réalisées et la politique voyage de son entreprise ». Quelle que soit la solution retenue par l’entreprise (système d’information intégré, SBT, plates-formes de réservations hôtelières...), ces systèmes informatiques permettent pour la plupart de vérifier que la prestation choisie est bien autorisée par la politique voyage adoptée en amont par la direction. Par exemple, chez Avexia Voyages, même lorsque le client procède à une réservation directement sur le portail Internet, l’agence profile par le biais de la plate-forme les règles et critères de fonction­nement préalablement validés par le directeur ou le directeur financier de la société cliente.

Comment les moyens de paiement participent à la maîtrise des dépenses
Au-delà des outils de gestion, les moyens de paiement utilisés en amont lors de la réservation ou durant le déplacement, participent aussi à une meilleure maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels. « Les cartes corporate et les cartes logées améliorent ainsi la visibilité sur les dépenses engagées, un argument auquel les entreprises sont particulièrement sensibles, notamment en période d'incertitude économique », explique Stéphanie Laroque, directrice marketing France et Pays-Bas American Express Cartes et Solutions Corporate. Avec une carte logée, les entreprises centralisent leurs dépenses voyages. « En obligeant l’entreprise à mettre en place une politique de voyages avec des prestataires référencés et à opter pour la centralisation des paiements, la carte logée contribue à la rationalisation des achats, au respect de la politique voyages et à la simplification des paiements », souligne John Baird Smith, directeur général d’AirPlus International. Avec une carte logée, l’entreprise paie en effet sur la base d’un relevé de comptes et non plus d’une diversité de factures. Les gestionnaires d’achats et les comptables gagnent ainsi un temps considérable dans les processus de règlement des factures et sécurisent l’ensemble des processus qui y sont liés. Par ailleurs, les cartes corporate permettent d’améliorer la trésorerie des entreprises. « En proposant un différé de paiement de 28 jours, nous laissons le temps au collaborateur de recevoir son relevé de compte, de réaliser ses notes de frais et de se faire rembourser, ajoute Stéphanie Laroque. L’entreprise bénéficie pour sa part d’une certaine souplesse dans la gestion de sa trésorerie ».

Reporting et tableaux de bord, plébiscités par les travel managers
La puissance des outils de reporting généralement proposés avec ces cartes fournit aux travel managers et directions des achats des données simples ou poussées sur la répartition des dépenses par catégorie (hôtellerie, transport...), pays, business unit... « Par exemple, nos outils permettent de connaître précisément le montant des dépenses réalisées par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise sur un hôtel spécifique dans un pays particulier », poursuit Stéphanie Laroque.
Pour s’assurer de la bonne application de leur politique voyages, directeurs achats, DAF et travel managers s’appuient ainsi de plus en plus sur les outils de reporting et les tableaux de bord que les fournisseurs d’applications de gestion et de cartes ainsi que les prestataires du voyage mettent à leur disposition. À titre d’exemple, KDS, au travers de sa solution KDS Executive Suite, propose aux DAF, depuis deux ans maintenant, des tableaux de bord leur permettant de suivre des indicateurs de performance et notamment ceux liés à leur budget voyages. « Ils connaissent ainsi en temps réel l’encours de leur budget voyages, leurs dépenses en la matière par business unit et par centres de coûts et peuvent être alertés en cas de dépassements. L’outil propose même des recommandations pour remplir les objectifs », ajoute Stanislas Berteloot. Face au succès rencontré par cette solution, le fournisseur a développé une nouvelle offre similaire, mais destinée aux travel managers, KDS Travel Manager Suite. Par ailleurs, en juin dernier, KDS a conclu un partenariat avec ProcureApp dont la technologie a été intégrée à KDS Maverick. Ce produit est capable de ramener les employés sur l’outil de gestion des déplacements profes­sionnels et des notes de frais, lorsqu’ils sont sur le point de réserver des prestations en ligne sur des sites hors politique voyages.  « Ce produit est particulièrement intéressant pour les PME qui pourront facilement s’assurer que leurs employés respectent la politique voyages tout en s’acquittant de leur devoir de protection de leurs collaborateurs », poursuit Stanislas Berteloot. Ces différents outils permettent aux entreprises d’avoir une visibilité sur leurs dépenses et de mieux piloter par ailleurs l’application des tarifs négociés avec les fournisseurs.

Par Anne DEL POZO

Les programmes de fidélité pour les entreprises

Si les programmes de fidélité pour les voyageurs d’affaires sont généralement connus, ceux pour les entreprises le sont moins. Pourtant, un tel programme peut contribuer à l’optimisation des dépenses voyages d’affaires. Dans le cadre de cette approche, Air France et American Express Cartes ont conclu en 1998 un partenariat pour proposer aux entreprises une carte corporate American Express co-marketée Air France. « Cette carte vise à offrir aux PME et PMI certains avantages qu’elles ne pourraient obtenir de manière indépendante », explique Stéphanie Laroque, directrice marketing France et Pays-Bas American Express Cartes et Solutions Corporate. Adossée au programme BlueBiz d’Air France et de KLM, elle permet notamment de cumuler des Blue Credits supplémentaires dès lors que son collaborateur règle un billet Air France avec sa carte corporate. « À la fin de l’année, l’entreprise reçoit ainsi un bonus de Blue Credits, qui vient s’ajouter aux Blue Credits cumulés à chaque vol des collaborateurs. L’entreprise peut utiliser ces Blue Credits pour les convertir à tout moment en billet Prime, ajoute Stéphanie Laroque. L’entreprise bénéficie par ailleurs de tous les autres avantages que procure la carte corporate et en particulier une visibilité sur les dépenses de ses collaborateurs ».



Les grandes tendances en matière de maîtrise des coûts liés aux voyages d’affaires dans les PME et PMI

Hébergement : les entreprises tendent à imposer des hôtels 2 à 3 étoiles à leurs collaborateurs voire, sur les déplacements plus longs, les systèmes d’appartements/hôtels.
Transport : le facteur déterminant reste avant tout le gain de temps. Alors que l’aérien constitue le premier poste de dépenses du budget voyages de l’entreprise, un tiers des PME privilégie aujourd’hui l’option low cost pour les déplacements en France et entre les grandes villes européennes, voire, le train (notamment pour les déplacements vers l’Allemagne, la Belgique et l’Angleterre)
Frais annexes : les politiques de réduction de coûts tiennent compte des frais secondaires comme ceux des repas des collaborateurs. L’attention est d’autant plus portée sur les dépenses annexes que celles-ci se sont multipliées au cours des dernières années (excédents de bagages, choix de fauteuil, parking, accès WiFi...).
Le recours aux outils de gestion automatisée du poste voyages d’affaires, notamment pour les notes de frais, ainsi que la dématérialisation des factures tendent à se démocratiser.
Les outils de réservation en ligne sont de plus en plus plébiscités, au regard notamment de leur capacité à intégrer les politiques voyages d’affaires des entreprises.
Lu 16565 fois Dernière modification le vendredi, 10 juillet 2015 07:59
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

Annonces

pave cisco 2020

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

   je m inscris test

Vient de paraître l'édition de Juin 2020
Recevoir la version numérique en cliquant ici

MAG DIGITAL Lire extrait HS 2020-06-Digit fonction finance.jpg

Livres Blanc et E-book

Accélérer la transformation digitale de la comptabilité fournisseurs
Les équipes comptables se doivent d’engager leur transformation digitale pour éliminer les travaux de saisies…
Plus de livres blanc

Webinaires

Comment aborder le télétravail dans les meilleures conditions ?
Les nouveaux défis auxquels nous faisons face amènent les entreprises à recourir de plus en…
Les différentes étapes pour anticiper la sortie de crise
L'équipe Décidem, Cabinet de conseil spécialisé dans les défis humains, propose gratuitement son prochain webinar…
Plus de webinaires

Connexion

Devenir membre de GPOMag.fr vous permettra de bénéficier de nombreux avantages réservés uniquement aux membres : Recevoir l'édition digitale mensuelle, Feuilleter les cahiers thématiques et les télécharger gratuitement, Feuilleter gratuitement les derniers numéros de l'année en cours, Télécharger le planning rédactionnel pour connaître les sujets de la Rédaction à venir.

 

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts

En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour vous proposer des services et offres adaptés à vos centres d'intérêts.