Soulignons que les économies réalisables vont de 5 à 15 % avec une simple optimisation d’un parc existant et jusqu'à 30 à 40 % dans le cas d’un renouvellement complet des installations.

Des fabricants qui font tout ou presque
Sur le marché des imprimantes et des copieurs, la concurrence est tous azimuts. Quelle que soit l’origine historique du constructeur (très informatique comme HP ou très « print » comme Epson ou Xerox), leurs offres sont multiples. De fait, le terrain de jeu et les critères pour établir ses choix d’équipements se sont sensiblement élargis. « Autrement dit, chaque fabricant ayant sa propre société de financement, essaie de dévoiler le moins possible les prix détaillés en affichant plutôt un coût à la page par exemple », ajoute-t-il. Il convient donc de mettre aussi en concurrence les modes de facturation ou les solutions de financement, « mais avec les données généra­lement fournies par les fournisseurs, la compa­raison des offres machines et financières est parfois quasi impossible à faire ».
Il semble par ailleurs qu’il ne faille pas être trop angélique sur l’analyse des offres, notamment sur le registre des services, autre critère stratégique : « le service sera d’autant moins bon que les prix sont bas, et cela veut dire que le fournisseur pourrait bien avoir fait une croix sur une partie des services qu’il aurait pourtant aimé rendre », affirme Daniel Ghestem. On est prévenu !
Dans un autre registre, il convient aussi de se méfier des propositions de rachat de contrat et de parcs complets. « Il est généralement préférable de mener les contrats jusqu’à leur terme et non de se les faire racheter par un fournisseur nouvellement rentrant. Une telle solution est souvent alléchante mais elle s’accompagne automatiquement d’un engagement à plus long terme, ce qui peut être un très mauvais calcul eu égard à la tendance baissière du marché », déclare Christophe Alaux, directeur associé d’Euklead, autre cabinet spécialisé dans la réduction des coûts et l’optimisation des process de fonctionnement.  

Premier grand pas vers des économies : l’audit de la situation
L’entreprise a-t-elle une politique précise et suivie et comment fonctionne-t-elle en matière d’impression ? Pourquoi avoir choisi les machines et le parc actuels ? Quels ont été les critères pris en compte à l’origine ? Qui et quel(s) service(s) a (ont) été décisionnaire(s) dans les choix (les services informatiques, financiers, généraux, etc.) ? Autant de questions auxquelles un audit devra répondre dans un seul et unique but : comprendre pourquoi l’optimisation est possible et contribuer à définir les nouvelles attentes. C’est précisément ce qu’il n’est pas facile de faire, mais la condition du succès passe par la rationalisation.  De la réponse à toutes ces questions, s’en suivront un cahier des charges, l’analyse détaillée et poussée des offres fournisseurs.

Le contexte général : une comparaison des offres difficile
« Il ne faut surtout pas assimiler meilleurs prix apparents et coûts finaux d’acquisition et d’exploitation », précise Christophe Alaux. C’est bien l’un des problèmes à résoudre. Les cabinets spécialisés qui aident les sociétés dans l’élaboration de leur nouvelle politique print sont d’accord sur ce point : les responsables d’entreprise sont souvent perdus devant la complexité des choix à opérer et la difficulté de comparaison des différentes offres. Pour Daniel Ghestem, « …l’important est aussi de veiller à la modularité, à l’évolutivité des équi­pements de façon à s’assurer de la pérennité des installations ».
En cas de migration complète vers un autre système et d’autres types de machines (après l’audit et l’élaboration d’une nouvelle politique), il ne faut pas nécessairement rompre les contrats en cours, même si le fournisseur propose cette solution. Une période de transition respectant les engagements passés est souvent préférable. Une bonne migration se fera donc souvent sur une période relativement longue.

Machines jet d’encre professionnelles : une percée spectaculaire
Alors que le parc installé est toujours largement en faveur de la technologie laser pour des raisons historiques, les copieurs multifonctions jet d’encre (MFP) ont fait une rentrée puissante sur le marché des entreprises depuis 2012. « À cela deux raisons : la technologie jet d’encre, qui a montré sa fiabilité, est deux fois plus rapide et deux fois moins chère », précise Philippe Genty, responsable catégorie MFP, scanners et solutions d’impression HP France. Une affirmation que confirme Pierre-Antoine Monfort, chef de produits business chez Epson : « Les imprimantes laser sont arrivées à maturité et ce n’est plus la meilleure réponse aujourd’hui ». Côté HP, c’est la gamme PageWide avec une tête d’impression qui fait la largeur de la page (plus de chariot) passant sous les jets d’encre et une intelligence embarquée pour identifier entre les besoins N&B ou couleurs. Côté Epson, avec sa gamme Work Force Pro (format A4-A3+), ce sont des prix machines agressifs : de l’ordre de 1 500 € au lieu de 3 à 5 000 € pour des machines aux capacités comparables. Ce constructeur vient de sortir sa gamme Rips qui embarque nativement les encres nécessaires pour 75 000 pages. Signe d’une nouvelle tendance technique réduisant les consommables ? Attendons de voir.

Quelques pistes
• N&B ou couleurs : il faut choisir ! Le rapport de coût est de 1 à 10 ; privilégier les systèmes permettant d’éviter une impression couleur.
• Adopter une gestion dynamique des machines installées : si une grosse machine n’est plus suffisamment utilisée dans un service, on la déplace dans un autre qui en aura plus l’usage.
• Préférer rediriger les flux d’impression vers les copieurs multifonctions.
• Supprimer toute machine individuelle, sauf contraintes de confidentialité.
• Demander aux fournisseurs d’établir plutôt des contrats à l’usage (aux consommables réellement consommés), plutôt qu’à la page qui peut être parfois un mauvais calcul selon les taux d’encrage utilisés.
• Il vaut mieux « se battre » sur le TCO2 vrai et la qualité des services. Et n’oublions pas qu’une machine, sur sa durée de vie, absorbe en consommables de 10 à 15 fois son prix.

^{1. Selon le Cabinet IDC}

^{2. TCO : Total Cost Ownership/Coût total d'utilisation}

Philippe DERMAGNE