L’étude menée en France par IDC auprès des PME a confirmé les tendances enregistrées par les adhérents du SNESSII, principaux fournisseurs du marché de l’impression, à savoir une profonde transformation des pratiques vis-à-vis du papier au sein de ces entreprises.

Vers une réduction significative du volume d’impressions dans les 3 ans à venir

Deux tiers des PME interrogées tablent sur une baisse de leur volume d’impressions dans les trois prochaines années. Seules 5 % estiment qu’il devait augmenter, quand 29 % anticipent une stabilité.

La dématérialisation croissante des documents (92 %) joue le plus dans la réduction des volumes d'impressions.

Les considérations environnementales contribuent également fortement à la baisse attendue du nombre d’impressions dans plus de sept PME sur dix.

• 37 % des PME se sont déclarées prêtes à acheter des équipements d’impression d’occasion et 18 % le font déjà.

• 24 % des PME envisagent l’achat de cartouches remanufacturées, mais surtout 28 % le pratiquent déjà.

Quant au télétravail, son essor n’est pas suffisant en lui-même pour significativement peser sur la contraction du volume d’impressions au sein des PME.

Mais des marges de progression existent en matière de dématérialisation des documents

Les PME s’équipent de plus en plus de solutions leur permettant de réduire le volume de papier qu’elles ont à gérer et 64 % anticipent une augmentation du volume de documents scannés dans les 3 prochaines années.

Pourtant, 67 % des PME jugent élevé le volume de documents papier qui pourraient être dématérialisés au sein de leur entreprise.

D’autant que 56 % des PME se heurtent à des difficultés en matière de dématérialisation :

• la culture du papier et la résistance au changement de certains collaborateurs (pour 70 % d’entre elles)

• le temps passé à numériser les documents (48 %) 

• le volume persistant de documents reçus sous forme papier (39 %).

En outre, il demeure des domaines où les PME sont sous-équipées en solutions de dématérialisation et pour lesquels une majorité d'entreprises n'envisage pas d'y remédier.

C'est le cas :

• de l'automatisation des workflows documentaires, or automatiser une chaine de validation entraîne des gains d'efficacité et au final, des économies.

• des logiciels de capture, reconnaissance, nommage et classement des documents qui sont pourtant des solutions qui permettent d'optimiser la numérisation des documents papier et le temps à y consacrer.

• de la Robotic Process Automation (RPA ou automatisation robotisée des processus), même si ces outils s'avèrent d’autant plus intéressants pour les grandes entreprises confrontées à un volume important de tâches manuelles.

« Depuis plusieurs années nos adhérents ont anticipé et mis en place des offres logicielles de dématérialisation et de sécurisation des documents sur l’ensemble du territoire national, grâce à un réseau d’agences et de distributeurs disposant des capacités de conseil et de mise en œuvre au plus près des besoins des PME », explique Jean-Claude Cornillet, Président du SNESSII.

Des PME demandeuses de conseils de la part des fournisseurs de solutions d’impression

68 % des PME accordent désormais de l’importance aux critères environnementaux dans leurs décisions d’achat de systèmes d’impression. C’est donc en matière d’impact environnemental des systèmes d’impression que les PME (59 %) sont les plus demandeuses de conseils de la part des fournisseurs.

« Notre syndicat s’honore également de répondre à une autre préoccupation des PME à savoir l’aspect environnemental. Nous avons en effet créé de manière anticipée en 2000 un consortium, dont l’objectif est de collecter les cartouches usagées afin d’en assurer le réemploi ou la traçabilité de fin de vie. Dans la même volonté, nous sommes en mesure de proposer des offres de matériels reconditionnés et d’optimiser ainsi les coûts de fonctionnement des PME, » ajoute Jean-Claude Cornillet.

Par ailleurs, près d’une PME sur deux se déclare intéressée par un accompagnement des fournisseurs de systèmes d’impression pour mieux gérer ses coûts d’impression et / ou sa dématérialisation de documents.

Une assistance particulière nécessaire en matière de cybersécurité

Disposant en général de peu de ressources en interne pour gérer leur informatique, 53% des PME sont intéressées par les services managés susceptibles d’être proposés par les fournisseurs de solutions d’impression.

La sécurité informatique est un domaine où les PME ont clairement besoin d’assistance, notamment pour les systèmes d’impression.

En effet :

• 60 % d’entre elles considèrent que ces équipements ne sont pas à risque en cas de cyberattaque. Pourtant, comme tout système connecté au réseau, ils constituent une porte d’entrée aux attaques s’ils ne sont pas contrôlés et administrés. 

• Quant à ceux qui sont conscients des risques, 37 % se sentent mal informées sur les dangers que font courir les systèmes d’impression en cas d’attaque informatique.