Dans un monde en perpétuel changement, avec des environnements de travail plus flexibles et de plus en plus d'employés indépendants, les entreprises sont plus sensibles que jamais à la « corporate amnesia ». Avec un taux d'attrition des employés de 23 % à l'international, cette tendance affecte les organisations, notamment lorsque leurs informations et différents contenus sont égarés, à cause d'une surcharge de données, du départ de collaborateurs ou de leur réaffectation. Une étude explique même que la perte de ces données institutionnelles représentait un coût de 430.000 $, soit l'un des principaux postes de dépense en entreprise, comprenant principalement le recrutement et la formation des remplaçants.

Selon l'étude Jive, 47 % de l'ensemble des employés interrogés, utilisant un ordinateur ou un smartphone pour certaines de leurs activités, citent la « corporate amnesia » comme l'un des principaux problèmes de leurs entreprises. En Allemagne, ils sont 54 % à penser ainsi, 47% au Royaume-Uni, 44 % en France et 42 % aux Etats-Unis.

L'étude indique également que, en moyenne, les répondants expliquent passer 29 % de leur journée de travail à rechercher les informations nécessaires pour leurs différents projets. En France, ce nombre atteint 33 %, contre 32 % aux Etats-Unis, 26 % au Royaume-Uni et enfin 24 %.

A cela il faut ajouter que nombreux sont ceux qui soulignent une overdose d'emails en entreprise. En général, 29 % des employés interrogés disent recevoir trop d'emails. Aux Etats-Unis, ce chiffre atteint 35 %, contre 27 % pour la France.

Enfin, si l'email est décrié, il n'en demeure pas moins le premier outil de recherche pour les salariés. Selon l'étude, 70 % des salariés utilisent les applications fournies par leur entreprise pour rechercher des informations relatives à leur organisation et parmi ces outils, l'email arrive en tête avec 34%. En France, 73 % d'employés français utilisent ces dits outils contre 69 % au Royaume-Uni et 68 % aux Etats-Unis et en Allemagne. Et si l'email reste privilégié dans ces pays, 39% des salariés de l'hexagone préfèrent utiliser les outils de collaboration et les intranets pour leurs recherches.

« L'essor de la corporate amnesia s'explique par le fait que de nombreuses organisations n'ont pas su tirer profit de leur meilleur atout, à savoir leurs employés, pour accompagner leur transformation digitale », explique Elisa Steele, CEO de Jive Software. « Sans outil efficace pour documenter, classer, partager et avoir accès à des données, dont le volume augmente sans cesse, ces entreprises prennent le risque d'effondrement de leur structure. Pire encore, beaucoup de sociétés font déjà l'expérience des effets préjudiciables de la perte de leurs connaissances institutionnelles. Ce que les employés déclarent ne constituent que la pointe de l'iceberg ».

« Le volume de données dans le monde va exploser d'ici 2020 avec plus de 44 trillions giga bytes. De plus, avec près de la moitié des employés dans le monde qui travaillent, quelques fois, à distance, il devient primordial pour les entreprises de trouver de nouvelles façons pour organiser et partager leurs informations. En investissant dans des hubs de collaboration modernes, qui facilitent la recherche, la visibilité et surtout la sauvegarde des dites informations, les organisations peuvent préserver leur mémoire corporate et ainsi aider leurs employés, actuels et futurs, à atteindre leurs objectifs et devenir ainsi plus productifs et compétitifs », conclut Elisa Steele.