Le nouveau monde du travail et des notes de frais

Cette étude révèle que les nouveaux modèles de travail hybrides et le contexte économique actuel influent considérablement sur l’approche des grandes entreprises quant aux frais de déplacements professionnels (T&E).

En effet, plus de 90 % d’entre elles déclarent que cela a, d’une certaine façon, affecté le processus. La surveillance accrue des notes de frais et l’introduction plus rapide de ces dernières (toutes deux à 41 %) se disputent la première place au rang des principales conséquences du travail hybride.

Une grande majorité des responsables financiers (69 %) s’attendent à une augmentation des notes de frais frauduleuses en raison de la situation économique actuelle.

Toutefois, certaines choses n’ont pas changé : les frais de déplacements professionnels sont toujours considérés comme un coût nécessaire par 57 % des répondants, et 40 % y voient un facteur essentiel à la croissance de leur entreprise, ces chiffres étant semblables à ceux rapportés par Neo en 2019.

Sans surprise, la réduction des coûts figure en tête de la liste des priorités pour les entreprises, et 76 % des équipes chargées des finances estiment que des politiques de dépenses pourraient être un moyen de faire baisser les coûts sans limiter les voyages.

Une gestion « sans intervention » des frais de déplacements professionnels pour favoriser la satisfaction des employés

Les grandes entreprises se tournent ainsi vers des solutions numériques avancées pour accélérer le processus et améliorer l’exactitude et la fiabilité de la gestion des frais de voyage.

Pas moins de 89 % des décideurs financiers indiquent faire confiance à l’IA pour gérer les frais de déplacements professionnels et plus d’un tiers (34 %) s’y fient même pour détecter les problèmes sans aucune intervention humaine. En fait, la majorité (65 %) des personnes interrogées s’attendent à ce que ces opérations T&E s’effectuent sans intervention à l’avenir.

Les deux principales raisons qui pousseraient les responsables financiers à modifier la gestion des frais de déplacements professionnels sont l’amélioration de l’expérience employé (près d’un tiers) et l’accélération du temps de traitement de bout en bout (26 %).

On observe par ailleurs une attention particulière envers l’engagement des employés, plus d’un tiers des répondants (36 %) déclarant qu’il s’agit de l’une de leurs grandes priorités pour 2023, juste derrière la maîtrise des coûts (45 %).

Le bilan financier cède la priorité aux voyages pertinents et responsables

À l’avenir, les décideurs financiers devraient revoir encore davantage leurs priorités en ne songeant plus seulement aux économies de coûts. Par exemple, 64 % des répondants pensent que les émissions de carbone associées à un voyage d’affaires auront plus de poids que le coût de celui-ci.

Parallèlement, 71 % estiment que le renforcement des relations grâce aux voyages sera plus important que la réduction des coûts.

Sébastien Bardin, VP Product chez Neo, explique : « Les entreprises n’ont pas peur de recourir à la technologie et à des systèmes intégrés de réservation et de gestion des notes de frais pour favoriser le respect de leurs programmes voyages. Lorsque les équipes financières investissent dans la mise à niveau vers des solutions intégrées de gestion des frais de déplacement, elles s’attendent à bénéficier de systèmes intelligents basés sur l’IA et à une excellente expérience utilisateur comme leviers d’adoption. Telle est notre priorité au quotidien chez Neo ».