Un intérêt confirmé mais des inégalités en matière de dématérialisation selon les processus

Face à un contexte inédit en 2021, 83 % des organisations ont accéléré leur digitalisation afin de fluidifier les échanges, améliorer la gestion des documents et gagner en productivité, notamment à distance. Certains projets, jusque-là oubliés, sont ainsi repassés au premier plan. La dématérialisation des documents entrants au format papier (courriers, contrats, dossiers, formulaires) et le déploiement de la signature électronique, entre autres, sont devenus des projets prioritaires, indispensables à la continuité de l'activité.

En parallèle seules 17 % des structures, considèrent que la crise sanitaire n'a pas accéléré leur transformation digitale. Elles invoquent en priorité le manque de budget (27 % chacun), et de temps (13 %).

Par ailleurs, en matière de dématérialisation, tous les processus ne sont pas logés à la même enseigne ! Si la gestion documentaire (dématérialisée dans 64 % des cas) et les bulletins de salaire (48 %) font office de bons élèves, les ressources humaines (32 %), les ventes (27 %) et les contrôles qualité (11 %) restent légèrement en marge.

Par ailleurs, seules 33 % des organisations disposent d'un outil de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs interconnecté avec leur ERP. Afin de combler leur retard, 32 % des organisations comptent dématérialiser en priorité les processus liés aux RH. Les finances et la comptabilité (19 %) et les achats (12 %) suivent, devant les activités commerciales (8 %), ou encore les contrôles qualité et les ventes (3 % pour chacun).

Signature électronique : 64 % des entreprises ont franchi le cap depuis 2020

Face au succès de la dématérialisation, la signature électronique n'a pas à rougir ! Cette technologie, elle aussi, a profité du travail à distance pour se développer considérablement. Pour preuve, selon les résultats de l'enquête "Facture électronique - État des lieux & usages du marché français" menée entre janvier et février 2020*, seulement 35 % des organisations étaient dotées d'une solution de signature électronique. Aujourd'hui, elles ne sont pas moins de 64 % à avoir franchi le pas.

Sans grande surprise, les services profitant de la signature électronique sont ceux qui gèrent le plus de documents à valeur probante. Dans ce sens, les finances et la comptabilité arrivent en tête, avec 22 % des suffrages, devant le service commercial (14 %) et les ressources humaines (12 %), pour les contrats de travail notamment. Parmi les autres réponses, les professionnels sondés citent également les marchés publics, le service juridique ou encore la direction générale.

Quant aux organisations qui ne sont pas encore équipées, elles sont malgré tout 64 % à faire savoir qu'elles comptent y remédier prochainement, alors qu'en 2020 elles étaient 75 % à ne pas l'envisager du tout.

Facture électronique obligatoire : les entreprises pas tout à fait prêtes

Aujourd'hui, 58 % des entreprises ont dématérialisé les processus relatifs aux factures fournisseurs, alors qu'elles étaient 60 % à ne pas être équipées d'une solution de dématérialisation l'année dernière. La popularité grandissante de la facture électronique ne doit rien au hasard ! En effet, elle sera rendue obligatoire en B2B, non pas en 2023 comme il était prévu à l'origine, mais en 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI et 2026 pour les TPE-PME. Interrogées à ce sujet, 58 % des organisations sondées se disent prêtes pour la facture électronique obligatoire. Néanmoins, force est de constater que toutes ne sont pas logées à la même enseigne...

Les ETI et TPE-PME ayant répondu à l'enquête sont au coude-à-coude : 61 % des structures de moins de 249 salariés estiment qu'elles sont déjà préparées, contre 60 % pour les entreprises de taille intermédiaire. En revanche, les grands comptes, qui seront pourtant les premiers concernés par le nouveau calendrier ne sont que 30 % à considérer qu'ils sont en état de respecter cette obligation dès aujourd'hui.

Un retard qui peut s'expliquer par différents facteurs : difficultés à gérer des flux de factures hybrides électronique et papier), traitement manuel des documents, workflows de validation complexe, etc. D'où l'intérêt d'opter pour une solution de GED intelligente, capable d'automatiser le traitement des factures afin d'accroître la productivité des collaborateurs.

Avec la crise du COVID-19 et la généralisation du télétravail, de nombreuses organisations se sont tournées vers la dématérialisation afin de maintenir leurs activités. En parallèle, la signature électronique, elle aussi, a largement gagné du terrain, permettant notamment aux commerciaux ou aux ressources humaines de faire valider des contrats tout en restant à distance. Un impératif aujourd'hui pour offrir de bonnes conditions de travail et garantir sa survie dans un environnement encore incertain.

Si la facture électronique est encore boudée par certaines entreprises françaises, son évolution au cours de l'année 2021 montre que la tendance s'inverse et que les entreprises y réfléchissent sérieusement.

* Étude menée par DocuWare, réalisée par Archimag de Juin à Octobre 2021