Une solution enfin adaptée aux besoins de gestion documentaire des PME

L’idée de YooFind trouve sa source dans un constat simple : la révolution de la GEIDE (Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants) annoncée à l’aube du vingt et unième siècle n’a pas conquis les organisations de petite et moyenne taille.

Luc D’Urso, Président Directeur Général de Wooxo analyse ainsi que « la GEIDE est un outil peu adapté à ces structures : la mise en œuvre d’un tel projet nécessite des ressources financières et fonctionnelles que peu de PME peuvent allouer. D’autant que pour 80% d’entre elles, le besoin identifié est simplement de pouvoir retrouver des fichiers stockés sur le réseau informatique local ».

Car en effet la recherche documentaire sans solution logicielle adaptée fait perdre un temps considérable aux organisations professionnelles. Selon le cabinet d’étude IDC, chaque semaine, un employé type passe 9,5 heures à chercher de l’information, 8,3 heures à retrouver celle qu’il a repérée et 3 heures à recréer de l’information qui existe déjà !

« Nos équipes R&D ont donc travaillé à la conception d’une solution facile à déployer et suffisamment simple à utiliser pour dispenser l’utilisateur de toute formation », ajoute Luc D’Urso.

Ainsi est née YooFind.

Un moteur de recherche puissant et sécurisé

YooFind indexe tous les documents placés sur le serveur ou le Nas connecté au réseau et permet de les retrouver instantanément depuis n’importe quel poste de travail : il suffit d’effectuer une recherche par mots clés contenus dans le titre et/ou à l’intérieur même des fichiers. Grâce à son interface simple et ergonomique, semblable à celle d’un moteur de recherche sur Internet, les collaborateurs savent intuitivement se servir de l’outil !

Des filtres cumulatifs permettent également d’affiner la recherche : plage de dates, format du document, document personnel ou partagé, langue…

Tous les documents contenant le mot souhaité, quel qu’en soit le format (y compris les documents scannés), s’affichent alors instantanément.

Et afin de garantir la confidentialité des informations, une authentification par identifiant et mot de passe est exigée pour accéder aux documents dont les droits sont restreints.

La solution peut-être embarquée nativement dans toutes les box Wooxo ou proposée en mode SaaS à partir de 20€HT/mois par site (Jusqu’à 50 utilisateurs).