Le service comptabilité fournisseurs de Butagaz traite environ 20 000 factures fournisseurs par an. Gérées manuellement, les factures transitaient par courrier entre les sites, ce qui pouvait entrainer des risques d’erreurs dans le traitement et des retards pour le règlement des fournisseurs.

Dans une démarche d’amélioration continue de sa relation avec ses fournisseurs et de digitalisation de ses processus, l’entreprise s’est tournée vers la dématérialisation. Un projet mené de manière collaborative entre le service IT et le service comptabilité.

« Il devenait essentiel pour nous de digitaliser le traitement de nos factures fournisseurs. Le professionnalisme des équipes Esker, la simplicité de sa solution et son intégration à SAP nous ont rapidement convaincus. Nous avons abordé ce projet avec sérénité et sans aucun risque grâce à la confiance installée avec Esker. Tous les utilisateurs sont aujourd’hui conquis et nous bénéficions d’un excellent support avec un suivi sans faille », déclare Nicolas Rousseaux, chef de projet IT Butagaz.

Directement intégrée à SAP, la solution Esker a été implémentée en seulement quelques mois, avec pour objectif d’être opérationnelle avant la clôture annuelle des comptes.

Désormais, 42 % des factures fournisseurs sont reçues par e-mails sur une adresse unique, avec le but à terme, d’atteindre 90% grâce à une communication proactive auprès des fournisseurs.

C’est une nouvelle organisation qui procure à Butagaz de nombreux bénéfices :

· Une simplification du processus de validation interne grâce à la suppression des échanges courriers,
· Un gain de 2 heures par jour au sein du service comptabilité, les factures étant directement intégrées à SAP,
· Une meilleure visibilité et traçabilité sur l’ensemble de la chaîne de facturation grâce aux tableaux de bord,
· Une revalorisation des missions et l’acquisition d’expérience des équipes qui peuvent se concentrer sur l’analyse des données.

« Fonctionnelle, la solution Esker a été très facilement acceptée par les collaborateurs. Aujourd’hui, une fois saisie, la facture est instantanément disponible dans SAP et nos collègues sur les différents sites peuvent la voir. Autre avantage concret : payer une facture deux fois est quasiment impossible grâce aux nombreux écrans qui alertent ! », précise Tania Rousseau, Responsable Comptable Butagaz.

« Dans un projet comme celui-ci, la conduite du changement est essentielle en interne mais également en externe avec nos fournisseurs. Nous avons organisé des réunions d’information et des sessions de formation pour que chacun puisse apprendre et se familiariser avec le logiciel », ajoute Nicolas Rousseaux.