Voyages d’affaires : des solutions et des services à décrypter
Le choix des prestataires de voyages d’affaires est stratégique à plusieurs titres et nécessite une connaissance pointue d’un secteur foisonnant. D’une part, les alliances entre acteurs sont légion, leurs offres de services souvent peu flexibles et leurs modèles économiques variables, avec des contextes pays variés en termes de niveaux de maturité ou d’obligations légales… Toutes les agences spécialisées dans le voyage d’affaires (TMC) ne sont pas, par exemple, en mesure de s’adapter de façon fluide à tous les outils de réservation. Le seul prisme de la réduction des coûts dans ce type de cas peut s’avérer totalement contreproductif.

D’autre part, les attentes des entreprises ont fortement évolué : elles expriment en particulier un besoin croissant de reporting et d’automatisation des procédures. Les notes de frais illustrent tout particulièrement ce besoin, avec une saisie multiple des données, à la fois par le collaborateur, qui engage les frais, et le service comptabilité, générant au pire des erreurs et au mieux une perte de temps. 

Voyages d’affaires : un secteur en pleine mutation
« La gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels est depuis un certain temps déjà un enjeu majeur pour les entreprises. Les coûts « apparents », liés aux déplacements et aux outils de gestion informatique par exemple, concentrent encore trop l’attention des départements concernés, qui passent ainsi à côté d’opportunités d’optimisation plus importantes que si le processus était appréhendé de bout en bout, voire même au-delà des frontières de l’entreprise » indique Nabil Aiouaz, associé, d’Axys Consultants.

Optimisation des déplacements : les éléments à prendre en compte
Aujourd’hui, les déplacements professionnels se doivent d’être supervisés par une fonction Travel Management, qu’elle soit centralisée ou diffuse. Les travel managers ont besoin d’avoir une vision globale des déplacements professionnels.

Il s’agit pour les entreprises qui ne l’ont pas encore réalisé, de « prendre la main » sur le pilotage de l’ensemble du processus en établissant un bilan puis une feuille de route basée sur les axes d’optimisation prioritaires, dans le contexte de leur société. Pour Amélie Berruex, Experte Travel Corporate, d’Axys Consultants, « il s’agit d’un prérequis afin que les entreprises puissent atteindre leurs objectifs de simplification et de réduction des dépenses ».

La démarche d’optimisation des voyages d’affaires ne peut se limiter à une simple réduction des coûts gérée via un appel d’offres traité de façon cloisonnée ; elle doit intégrer, entre autres, des questions relatives  à la réglementation (comme la responsabilité pénale du chef d’entreprise en matière de sécurité des salariés lors de leurs déplacements en France ou à l’étranger), au développement durable, ou encore à la fiscalité… La refonte et le déploiement d’un processus optimisé de gestion des voyages et des notes de frais permettront, à terme, de se doter d’une vision à 360° génératrice de gains pérennes et évolutifs.