Une enquête récente auprès des responsables de voyages d'affaires européens révèle que la politique voyages devient la grande priorité de cette année. Au travers de son livre blanc Traveler Management : How to influence your employees to plan, book and travel smarter, BCD Travel explique que le respect de la politique voyages dépend de la relation que le travel manager entretient avec les voyageurs. Une bonne relation mène le voyageur d'affaires à réserver son voyage plus rapidement, à évaluer de manière objective la pertinence d'une rencontre physique ou d'une vidéo-conférence, etc.

Il existe deux éléments dans la gestion du voyage d'affaires: la gestion de la demande de voyages et la surveillance du comportement d'achat. La gestion de la demande influe sur le nombre de voyages, la surveillance du comportement d'achat influence la manière dont les collaborateurs planifient leur voyage et le montant qu'ils y consacrent. La combinaison de ces deux éléments permet aux entreprises de faire des économies, d'améliorer la productivité de leurs collaborateurs et d'assurer la sécurité des voyageurs d'affaires.

Pour favoriser une gestion efficace des voyages d'affaires, BCD Travel recommande aux entreprises d'utiliser entre autres les médias sociaux et les technologies mobiles. Ces outils permettent d'améliorer le comportement d'achat du voyageur et d'influencer positivement son respect de la politique de voyage. Un exemple concret consiste à envoyer des textos ou des messages directs au moment où le voyageur arrive à destination, lui fournissant des conseils concernant le choix des transports publics, l'itinéraire à suivre pour arriver au lieu de rendez-vous, les conditions de circulation locales, etc.

En théorie

Une gestion efficace des voyages d'affaires se déroule en quatre phases majeures: le planning, l'achat, le voyage et l'évaluation. BCD Travel propose quelques trucs et astuces concernant la réalisation de ces étapes:

• Planning: une phase de planification approfondie permet de limiter le nombre de voyages superflus à un minimum et d'optimiser les voyages prévus.
• Achat: comment réussir à persuader les voyageurs de réserver auprès des fournisseurs préférentiels?
• Voyage: le livre blanc définit les moments où le comportement d'achat des voyageurs est le plus influençable.
• Evaluation: il est primordial de regrouper les commentaires des voyageurs d'affaires pour pouvoir mieux répondre aux besoins des collaborateurs et des employeurs.

En pratique: Ikea

En 2008, Ikea a implémenté un nouveau programme réglementant les voyages d'affaires, Meeting the Ikea way. Les voyages d'affaires y sont définis comme un moyen rendant possible les réunions physiques. Les réunions physiques ne sont qu'une possibilité parmi une offre plus globale de moyens de se réunir. Le but d'Ikea était de réduire les coûts liés aux voyages ainsi que les émissions de CO2 et d'atteindre un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Ikea a atteint ces objectifs. La part des coûts liés aux voyages dans le budget a baissé de 0,54% en 2007 à 0,35% en 2011. Le nombre de vidéo-conférences avait déjà augmenté de 58% en 2010.

Plus d'informations et d'exemples pratiques sont disponibles sur http://info.bcdtravel.com/Traveler_Mang_White_Paper_Request.html