Dématérialisation, Edition, une contradiction qui fait plutôt bon ménage !
A l’heure où les entreprises recherchent des solutions de dématérialisation afin de réduire leurs coûts et améliorer leur productivité, l’édition de courriers personnalisés à distance reste un élément différenciateur et permet de garder une certaine proximité avec ses clients.
La demande des entreprises en dématérialisation de documents est en pleine croissance (croissance de 3% du marché de la dématérialisation en 2013 selon une étude SerdaLAB). La dématérialisation concerne des centaines de kilos de courrier qui entrent quotidiennement dans les entreprises, adressés à la comptabilité (factures, relances) au service relation clients (contrats, courriers, opération couponing ou jeu concours) et bien d’autres services… autant de courriers que l’on peut dématérialiser !
D’un côté on dématérialise, de l’autre on édite…
D’un autre côté, les entreprises ne sont pas prêtes à renoncer à l’envoi de courriers papier personnalisés. Autant pour leur valeur probante que pour la proximité que le courrier traditionnel induit au regard du destinataire. Suite à cette demande forte des entreprises, des outils intuitifs et simples d’utilisation au quotidien voient le jour, pour une diminution des coûts et des délais de traitement ainsi qu’une meilleure efficacité de leurs collaborateurs.
Plus qu’un outil, une prestation de service
Différente du routage, une solution d’imprimante virtuelle pour les courriers égrenés.
Tout au long de la journée les collaborateurs en entreprise préparent au cas par cas des courriers pour des fournisseurs, des clients, des partenaires … Les différentes étapes du processus d’impression peuvent s’avérer très couteuses si ces étapes sont multipliées par le nombre de collaborateurs en entreprise et récurrentes au fil des heures. (Impression, déplacements, essais multiples, pliage du courrier, mise sous enveloppe et dépôt au service d’envoi)
Maintenant, grâce à l’imprimante virtuelle installée sur les postes des collaborateurs (simple application à télécharger), chacun pourra tout au long de la journée lancer l’impression de ses courriers, en choisissant le validateur qui apposera sa signature électronique, ainsi que les pièces jointes et le type d’envoi. Cliquez, validez, Mobiltron se charge du reste. Les courriers arrivent au fur et à mesure de la journée sur un serveur commun, on traite vos courriers au fil des envois et c’est posté dans la journée.
« Nos clients nous demandent souvent de traiter soit la dématérialisation des courriers qui arrivent dans leur entreprise soit la gestion des courriers qui émanent de leurs services (éditique). Au final, ils optent pour les deux. Le but est d’éviter la perte de temps sur des tâches peu gratifiantes alors que les collaborateurs doivent gérer au mieux leurs ressources et leurs compétences au service de leur entreprise. Nos clients travaillent dans le judiciaire, l’immobilier, l’énergie ou encore le e-commerce» Jean-baptiste FOURNIER Directeur commercial chez Mobiltron.
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