Le concept de collaboration n’est ni plus ni moins, le travail simultané de ses collaborateurs permettant d’atteindre, collectivement, un objectif qui peut être commun.

Mais, pour en tirer des bénéfices, encore faut-il mettre en place une méthode de travail efficace au sein de son entreprise. Avec la COVID et le télétravail imposé aux activités qui le permettent, nous avons été forcés de changer nos habitudes de travail. Il a fallu s’adapter et essayer de trouver de nouvelles manières de faire les choses tout en essayant de conserver les fondamentaux du travail collaboratif comme la communication, la coordination et l’organisation.

Les vecteurs d’efficacité : la communication et la coordination

Il me semble important d’essayer de simplifier et de donner du sens à cette pratique de travail collaboratif. À titre d’exemple, le lancement d’un produit au sein d’une entreprise doit impliquer l’intervention de différents services (commerce, marketing, juridique…). Cette collaboration permet à chaque service d’apporter son expertise métier et d’éviter certains faux pas. Ainsi, une bonne collaboration écarte des erreurs de trajectoires et améliore le temps de production de son produit. Pour assurer une bonne collaboration, ces différents services doivent donc communiquer afin de se coordonner et atteindre efficacement un objectif fixé.

Aujourd’hui, la complexité réside dans le devoir d’assurer cette même coordination et circulation de l’information avec des collaborateurs, entièrement virtuelles. Beaucoup d’échanges entre collaborateurs, assurant la coordination de leur travail, pouvaient se faire de manière spontanée et informelle lors d’une pause-café ou simplement en travaillant en open space. Il s’agit donc de trouver de nouveaux moyens et de s’organiser afin de récupérer cette information pour la faire circuler à nouveau.

Il existe bien entendu des solutions afin de cultiver ces interactions informelles avec ses collaborateurs dans le cadre du télétravail. Il faut, bien entendu, mettre à disposition les outils nécessaires et penser à poser un cadre. En communiquant sur les règles à respecter dans le cadre du télétravail vous pourrez ainsi en tirer des bénéfices. D’ailleurs, si vous incluez vos équipes pour définir ces règles, vous obtiendrez facilement leur adhésion.

Par exemple, vous pouvez décider que vos collaborateurs soient joignables sur la plateforme collaborative de l’entreprise pendant les heures de bureau ainsi, vous pourrez joindre facilement vos équipes et échanger de manière spontanée en cas de besoin. De plus, en établissant ce mode d’échanges, les habitudes s’installent et j’ai même constaté que certains collaborateurs, au sein de notre entreprise, pouvaient rester en communication sur Teams toute une journée sans avoir même à échanger verbalement, un moyen comme un autre de rester disponible, de faciliter l’échange et de rendre aussi la journée plus conviviale.

Le vecteur opérationnel : l’organisation

Dans une entreprise, pour permettre à ses collaborateurs d’atteindre un objectif, rappelons qu’il est primordial de s’assurer que celui-ci soit clair pour tous. En impliquant différents services de son entreprise afin d’atteindre un objectif commun, il convient de bien identifier l’ordre d’intervention des missions affectées aux uns et aux autres et de bien comprendre comment doit s’articuler leur intervention autour du projet commun.

La mise en place de process opérationnels assurant la bonne articulation entre les différents services est une mission particulièrement fastidieuse mais, permet, par la suite, d’assurer la fluidité et le bon fonctionnement de son entreprise. Ce n’est qu’après qu’il sera possible d’en améliorer son mécanisme et sa performance.

Il convient de rappeler que l’organisation que nous avions en entreprise s’est trouvée directement impactée avec la COVID et, nous avons dû, de manière précipitée, mettre en place une nouvelle organisation dont nous avons encore du mal à mesurer l’efficacité. Par ailleurs, afin d’apporter plus de clarté aux salariés sur cette nouvelle organisation, certaines entreprises ont rédigé une charte spécifique dédiée au télétravail permettant ainsi d’établir, de manière explicite, et par service, les normes du télétravail de l’entreprise.

Ce n’est pas une évidence !

Adapter le travail collaboratif au télétravail n’est pas simple. Malgré la multitude d’outils et de solutions collaboratives mis à disposition, encore faut-il s’assurer que sa nouvelle organisation soit aussi efficace que celle d’avant COVID.

De plus, aujourd’hui, il ne s’agit pas de transformer son entreprise afin qu’elle se construise sur un modèle 100 % télétravail mais d’essayer de trouver un modèle hybride mélangeant télétravail et présentiel. Il semble donc évident que si nous souhaitons adhérer, sur le long terme, à cette nouvelle culture d’entreprise, il conviendra de remettre à plat l’intégralité de notre organisation pour en améliorer et en assurer ses performances.

Après tout, avons-nous réellement les moyens de revoir l’intégralité de nos méthodes de travail qu’elles soient d’ordre général, en équipe ou de manière individuelle. N’est-il pas plus raisonnable pour une entreprise de suivre l’exemple de Google en accordant le télétravail à ses collaborateurs mais en restant mesuré : 14 jours par an, et au-delà… on demande l’accord de son employeur ?

Par Stéphanie de Turenne, Directrice des opérations chez L&A Finance