1/ Un accès constant aux ressources
Aucune collaboration n'est possible si les employés ne peuvent pas avoir un accès constant et simultané aux fichiers. Ce constat est encore plus vrai lorsqu'une partie des effectifs exercent en télétravail. Les ressources de l'entreprise doivent être accessibles depuis n'importe quel terminal, à tout moment. Mais cela comporte un risque : sans outils adaptés, les différentes versions des documents peuvent rentrer en conflit et occasionner une perte d'informations.

La généralisation du Cloud a permis la mise en place de solutions de traitement de fichiers ou de prise de notes collaboratives. Ces outils permettent aux employés de travailler ensemble sur un même fichier et de prendre connaissance en temps réel des modifications de leurs collègues.

Comme pour toute nouvelle organisation de travail, des précautions sont à prendre pour sécuriser l'infrastructure informatique. Le travail collaboratif peut devenir une source d'erreur (suppression accidentelle d'un fichier ou de certaines modifications, etc.) –des sauvegardes automatiques fréquentes sont à préconiser. A tout moment, l'utilisateur doit pouvoir récupérer une version antérieure de son document.

2/ Renforcer la cohésion des équipes
Dans des entreprises dynamiques, où les projets se suivent mais ne se ressemblent pas, il est parfois facile de se retrouver absorbé par son travail au point d'en oublier de nouer des liens avec ses collègues – qui plus est lorsqu'ils ne partagent pas nos locaux. Mais, cette distance géographique entre les équipes peut être un frein à une collaboration efficace.

La cohésion d'équipe est donc un ingrédient essentiel. Cela passe avant tout par la mise en place d'objectifs forts mais réalisables, ainsi que par la définition claire des tâches et du périmètre de chacun dans le projet collaboratif. Les employés doivent tous comprendre, à la fois leur rôle dans le projet mais aussi celui de leurs collègues : les individualités sont alors au service du groupe.

Mais la communication est également importante pour favoriser le sentiment d'appartenance. Il faut pouvoir véhiculer aux employés, qu'ils soient sur site ou en télétravail, les valeurs de l'entreprise et son actualité. Pour ce faire, il est possible de créer un site intranet permettant de partager des contenus sur la vie de l'entreprise, voire de mettre en place des jeux concours ou bons plans à destination des employés. Pour aller plus loin, il est possible d'envisager une solution de livestream pour que chacun puisse suivre à distance, mais en direct, les temps forts de la société tels que les soirées, les annonces majeures effectuées par les dirigeants ou encore l'actualité des filiales.

3/ Ne pas oublier la sécurité

Dans la hâte, les entreprises peuvent adopter des outils de collaboration destinés non pas aux professionnels mais au grand public, qui ne respectent pas toujours les règles de sécurité habituelles. Cette pratique peut constituer une vulnérabilité, et donc une porte d'entrée pour les cyberattaques. Choisir des outils à destination des professionnels permet de s'assurer une certaine sérénité.

En interne aussi, des mesures de sécurité peuvent être prises. Les outils collaboratifs devraient ainsi proposer une bonne gouvernance des données : tous les employés n'ont pas forcément besoin d'accéder à l'ensemble des documents. Des droits d'accès doivent être mis en place pour s'assurer que les fichiers les plus sensibles ne soient accessibles que par les employés concernés.

Ces préconisations peuvent sembler nombreuses et difficiles à mettre en œuvre, notamment pour les petites entreprises n'ayant pas toujours le support d'un service informatique. Cependant des produits multifonctions existent sur le marché, ils peuvent prendre en charge la quasi-totalité de ces besoins. C'est par exemple le cas des NAS – serveurs de stockage en réseau – qui, en plus de proposer un vaste choix d'applications collaboratives, permettent d'établir des profils d'utilisateurs et de leur attribuer des droits d'accès spécifiques. Les NAS sont par ailleurs conçus pour consommer très peu d'électricité et donc être allumés 24h/24 et 7jours/7. Cela permet donc de mettre en place des sauvegardes automatiques régulières afin que l'entreprise soit certaine de toujours avoir les dernières versions de ces fichiers et, par conséquent, que les collaborateurs aient accès aux fichiers à distance à tout moment.

Véritable outil de productivité, les NAS automatisent aujourd'hui un grand nombre de tâches informatiques du quotidien ou de tâches liées au stockage des données, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur leur corps de métier. Sauvegarde automatique et centralisée des fichiers, des listes de contacts, des emails, des messageries, archivage automatique, prise de notes collaboratives dans le Cloud, serveur/client VPN, partage sans limite de taille de fichiers ou de débits font ainsi partie de ses attributs.

Par Anthony Geraldo, Directeur Marleting France chez QNAP Systems