GPO : Quels sont ses domaines d’expertise ?
M. A-L. : Nous connaissons les tendances liées au matériel et à l’environnement courrier grâce à notre connaissance approfondie des flux et des services.
Nous disposons de plusieurs domaines d’expertise afin de répondre aux différents besoins de nos clients.
• Le diagnostic technique et opérationnel des activités documentaires passe par l’analyse des flux courrier, des moyens humains, de la qualité rendue, des équipements et surfaces disponibles. Il permet la réduction des coûts d’exploitation, la rationalisation et la sécurisation des surfaces dédiées à l’activité courrier, la maîtrise des prestations externes, la professionnalisation des compétences.
• L’audit financier, une analyse budgétaire de l’ensemble de la fonction courrier permet d’optimiser les budgets d’exploitation (GED/archivage/éditique) et là encore de gagner sur la maîtrise des coûts.
• L’audit organisationnel : il est nécessaire d’analyser l’organisation et l’aménagement du service pour permettre au client de traiter de manière optimale ses flux courriers.
• L’audit d’affranchissement : l’affranchissement est une dépense importante pour les services. Grâce à une analyse complète de ces dépenses, nous permettons à nos clients de réduire leurs coûts tout en augmentant productivité et qualité de service.
Pour accroître la productivité, il est important de mettre en place une organisation bien définie en amont. Nous sommes cerifiés Qualicert Courrier (norme métier courrier), ce qui permet à nos clients d’obtenir une certification de service «Documentaire» reconnue par les activités supports de l’entreprise.

GPO : Comment cela se passe-t-il in situ ?
M. A-L. : Après avoir bien défini les enjeux et problématiques de notre client, nous procédons dans l’entreprise à un diagnostic des services concernés. Pour réaliser ce projet, nous faisons une analyse détaillée de l’existant : les flux par typologie courrier, la qualité de service rendu / attendu, l’équipement, l’organisation actuelle, les délais, l’adéquation des moyens avec les besoins attendus des clients internes, les moyens et budget en cas d’analyse financière. Nous présentons nos préconisations et pouvons assurer l’accompagnement lors de la mise en œuvre. Lorsqu’il s’agit d’organisation, nous projetons la nouvelle organisation de la salle-courrier en 3D et l’accompagnons d’une réorganisation du travail si nécessaire.

GPO : Sur combien de temps ?
M. A-L. : La durée dépend de la salle-courrier, du domaine d’activité, mais surtout des problématiques de nos clients. Nous établissons un planning de réalisations avec le détail de chacune des phases (état des lieux, proposition d’amélioration, accompagnement) avant toute mise en œuvre de projet.

GPO : Quand fait-on appel à vous ?
M. A-L. : Nous sommes sollicités lors de création d’entreprise, de déménagements, fusion, réorganisation, recherche de productivité ou d’optimisation de l’organisation.

GPO : Combien cela coûte-t-il à l’entreprise ?
M. A-L. : Lors de l’organisation du service courrier dans une perspective d’aménagement mobilier, l’audit est inclus dans le coût de la prestation. En revanche, pour un diagnostic technico-financier, il s’agit d’un audit interne plus lourd qui touche à la structure opérationnelle et technique.
Le coût dépend de l’envergure de l’audit à réaliser. Chaque client a des problématiques spécifiques, c’est pourquoi nous étudions chaque dossier au cas par cas avant d’établir un devis.
Nos préconisations permettent d’autofinancer le coût de notre intervention, le retour sur investissement se fait très vite sentir.

GPO : D’après vous, les demandes sont-elles en développement aujourd’hui ?
M. A-L. : Il y a dans ce domaine de plus en plus de besoins car les directions générales et services de l’Etat ont des problématiques de productivité et de gain financier. Pour les administrations, le Ministère des Finances a comme objectif d’optimiser l’ensemble des coûts des services de l’Etat. Du côté du privé, il y a un besoin de productivité, d’optimisation «avoir le bon service au bon prix» et de recherche de partenaires pour apporter leur concours en tant que professionnel du système documentaire surtout en cette période sensible.

GPO : Le service courrier est souvent le parent pauvre dans les investissements, cette mentalité est-elle toujours d’actualité ?
M. A-L. : C’est en train de changer car le matériel se modernise, les enjeux d’un service courrier sont importants : imaginer que les factures ne partent pas, ou de perdre un jour dans les encaissements parce que le tri n’a pas été fait assez vite. Cela a un impact sur l’ensemble de l’entreprise. C’est un secteur qui se professionnalise de plus en plus.
Les entreprises cherchent aussi des environnements de travail pour les salles-courrier plus clairs, plus épurés, avec moins de risques physiques pour leurs salariés. Elles visent davantage l’ergonomie et le confort. C’est pourquoi nous proposons des mobiliers et une organisation qui visent à optimiser l’ergonomie des postes de travail. Ceci permet de prévenir les troubles musculo-squelettiques qui se font de plus en plus présents ces dernières années.

Web : www.satas.fr