Commencer par "couper le robinet"
Avant de s’attaquer au passif, il est parfois nécessaire de s’intéresser aux archives en devenir. Avec un nombre restreint de règles simples, facilement applicables par tous les salariés, il est ainsi possible d’en réguler l’arrivée. Un "juste effort" qu’il faudra bien entendu communiquer, pour ne pas entraîner de blocage mais au contraire l’adhésion.

Il s’agira par exemple de demander aux collaborateurs de l’entreprise de conditionner leurs archives dans des boîtes avant de les déposer ; de les identifier par des intitulés standardisés, comme un nom de fournisseur, une date et un numéro pour une facture – en leur expliquant qu’ils utilisent généralement ces critères pour la retrouver ensuite.

Ainsi, les archives nouvelles ne viendront pas s’entasser en vrac au pied des anciennes, mais serviront de base à une gestion future organisée de l’information de l’entreprise.

Classer par type de document
On distingue quatre grandes catégories d’archives vivantes, une dernière étant composée des archives historiques (conservation de la mémoire et de la culture de l’entreprise). Par ordre d’importance, et donc de priorité de traitement :
Les archives vitales. Si elles venaient à disparaître, elles mettraient en péril l’entreprise elle-même. Elles sont en rapport direct avec la stratégie, les décisions budgétaires : procès verbaux de conseils d’administration, assemblées générales, etc. Ces données doivent d’ailleurs être couvertes par le plan de reprise de l’activité de l’entreprise.

Les archives légales et auditables. En cas d’audit fiscal ou financier, la perte de ces documents entraînerait des amendes ou des sanctions : grand livre et journaux comptables, factures d'achats et de ventes, relevés bancaires, etc.

Les archives probantes. Elles sont le pare-feu de l’entreprise et lui permettent de se protéger d’éventuelles attaques extérieures, notamment devant les tribunaux. Par exemple, en cas d’accident du travail, si l’on ne retrouve pas le dossier du personnel, impossible de prouver que le salarié connaissait les risques, qu’il avait été formé, suivi, équipé, etc. Peuvent donc s’en suivre une perte de procès et ses conséquences financières.

Les archives internes. Elles sont le support de l’activité de l’entreprise, de sa stratégie et de son savoir-faire. Il est possible de travailler sans, mais cela revient à repartir de zéro et entraîne donc des pertes de temps et d’argent. Egarer le plan des turbines d’un barrage, par exemple, nécessitera de le vider entièrement pour en revoir la structure, soit un coût de plusieurs dizaines de milliers d’euros !

Bien entendu, ces différentes sphères peuvent se recouper : une archive peut ainsi être à la fois vitale et historique, probante et interne, etc. On lui confèrera alors la valeur la plus élevée.

Attention, par ailleurs, à ne pas confondre archives et documentation. L’archive a été produite par un salarié de l’entreprise dans le cadre de son travail, alors que la documentation s’apparente plus à une approche de collectionneur. Rien n’empêche de tout conserver, mais chaque document devra être identifié selon sa vraie nature et la documentation n’entrera pas dans le fonds historique d’archives de l’entreprise.

Conserver ou détruire : les règles et leurs exceptions
5 ans pour les livres de paie, 10 ans pour les talons de chèque, 30 ans pour les accords commerciaux, etc. En matière de conservation des archives, la réglementation en vigueur est exhaustive et explicite. A chaque document est associée une durée, à laquelle l’entreprise doit se conformer si elle veut rester "dans les clous".

Le bon moment de destruction d’une archive serait donc a priori celui imposé par la loi. Oui, mais… dans certains cas, la culture de l’entreprise, la nature de ses activités ou d’une archive en particulier peuvent faire exception à la règle. Ainsi, la facture d’entretien d’un véhicule transportant des produits dangereux devra être conservée au-delà des dix ans réglementaires, car elle pourra servir à prouver que le véhicule avait correctement été entretenu en cas d’accident.

De même, il est indispensable de s’intéresser à la question des originaux et des copies. Il peut en effet exister, dans deux services de l’entreprise, deux versions d’un même document. On conservera alors le document original, celui du service producteur. Sauf, bien entendu, si celui-ci a disparu. Auquel cas on fera exception et on lui privilégiera sa copie.

Papier ou électronique ?
Tout d’abord, il faut savoir que la numérisation a un coût non négligeable, qui surpasse de beaucoup celui de la conservation d’archives physiques, même pendant plusieurs années. Seule une haute fréquence de consultation d’un document (et donc la réitération de coûts de sortie des archives et de livraison) peut en justifier la dématérialisation.

Tout dématérialiser est aussi un piège, car certains documents peuvent devenir inaccessibles à long terme, à cause d’une incompatibilité de formats lors de changements de logiciels ou de systèmes d’information. C’est pourquoi, pour certains documents, il est important de garder une version papier.

Il ne faut pas non plus oublier que numériser un document n’est pas l’archiver. Il ne s’agit pas seulement de stocker de l’information, mais de garantir sa bonne conservation, de la gérer, de la rendre disponible, de respecter l’ensemble de son cycle de vie, de son entrée dans le fonds jusqu’à sa destruction.