Cette dépendance au papier impacte fortement les flux de travail car les processus manuels prennent du temps, sont source d’erreur, et mettent donc à risque le revenu. Elle ralenti la commercialisation de produits, retarde les processus bancaires par manque de dossiers sécurisés et auditables, ou encore restreint l'information pour les étudiants du fait de processus documentaires inopportuns.

Les résultats de notre récente étude sur « La digitalisation au travail » ont révélé que, si le concept de transformation numérique est attractif pour la plupart des entreprises, elles sont encore peu nombreuses à l’appliquer. Avant de prendre le virage du numérique, il faut se poser, prendre du recul, évaluer son environnement et intégrer ce qu’il faudra faire pour se libérer du papier.

Les idéaux numériques face à la réalité du papier

Nous avons récemment recueilli le témoignage de 600 décideurs informatiques travaillant au sein de grandes entreprises. Pour la plupart d'entre eux, l'environnement de travail du futur sera automatisé et digital. Par ailleurs, près de 85 % d’entre eux ont déjà identifié la comptabilité et la relation client comme étant les deux principales fonctions qui bénéficieraient le plus d’une automatisation des processus.

Ces ambitions sont intéressantes mais il reste un long chemin à parcourir puisque seulement 50 % des entreprises ont déjà totalement numérisé leurs flux de travail. De plus, pour respectivement 37 % et 40 % des sondés, leur entreprise n'a pas encore développé de stratégie concrète en matière de médias sociaux ni de solutions pour les collaborateurs nomades.

5 étapes clés pour prendre pleinement le virage du numérique

La question se pose alors : comment mettre en place un environnement de travail idéal dans lequel les flux de travail numériques et l'automatisation mèneront à des résultats concrets ? Les entreprises doivent ainsi intégrer 5 étapes clés dans leurs processus afin de leur permettre de créer des stratégies digitales durables.

1. Visualiser et évaluer les flux de travail papier
L’une des plus grandes surprises révélée par notre étude est que plus de la moitié des entreprises (55 %) n’effectuent pas en amont d'analyse de leurs processus papier et des habitudes d'impression de leurs salariés. Grâce à des outils d'évaluation adéquats, nous verrons dans les prochains mois, davantage d’entreprises tirer profit de la configuration et de la gestion centralisée des flux de travail numériques, à l'instar du fonctionnement des centres d'exploitation réseaux (NOC).

2. Analyser l’environnement actuel
Les processus deviennent plus intelligents et les outils analytiques plus avancés, ils mettent en lumière des données véritablement utiles sur les flux : quel collaborateur a accès à quel document et à quel moment. Il est donc important de s’assurer de manière régulière, que les entreprises possèdent les bons outils pour les bons processus.

3. Partager les mises à jour
De plus en plus d'entreprises vont tirer profit des mises à jour de statuts en temps réel fournies par les outils numériques. Une meilleure utilisation de ces informations permettra un suivi des tâches au travers de différents processus et, au final, changera donc de manière positive le fonctionnement du service dans sa globalité.

4. Se développer
A l'ère du numérique, il existe de nombreux outils d'automatisation sur lesquels les entreprises peuvent capitaliser rapidement pour prendre en charge des opérations additionnelles. Jusqu'à présent, 45 % des entreprises interrogées n’utilisent pas de technologies d'automatisation intelligentes. Mais inévitablement, nous allons assister à l'augmentation de l’utilisation de logiciels capables d'imiter les êtres humains pour manipuler des données, apporter des réponses et traiter des transactions.

5. Assurer la collaboration
Avec ces meilleurs analyses et évaluations, les entreprises seront armées pour prendre le virage du numérique. Les échanges entre les collaborateurs et les robots automatisés au sein d'un worflow spécifique deviendront de plus en plus fluides.

S'il est aujourd'hui urgent pour les entreprises d'identifier de nouvelles opportunités et de mettre en place de vraies stratégies et outils digitaux, il faut pour cela qu'elles s'appuient sur des partenaires experts qui s'assureront que ces outils aient bien le potentiel d'impacter positivement l'ensemble de leur activité. Face à un tel potentiel de transformation positive, il est temps que le poids du papier soit connu, reconnu et remplacé par des processus totalement digitalisés pour permettre aux entreprises de bénéficier pleinement des promesses offertes par la transformation numérique.

Par Andrew Morrison, Président de Large Enterprise Operations, Xerox Europe