Tout naturellement, les entreprises ont une vision restrictive du budget voyages et déplacements en se cantonnant aux seuls frais facilement identifiables comme ceux liés aux transports ou aux agences de voyages. Et c’est logique tant ce budget protéiforme est difficile à appréhender.

Cela tient en premier lieu au nombre important de sous-catégories de dépenses : transports (aériens, ferroviaires, taxis…), frais de bouche et d’hôtellerie, agences de voyages, outils de réservation en ligne ou de gestion de notes de frais, jusqu’aux notes de frais elles-mêmes, et ceux liés aux événementiels, à la location courte durée de voitures, sans oublier le carburant… Notons que ce dernier poste peut atteindre à lui seul les 100 K € annuels pour une petite PME !

Cette difficulté est augmentée car le budget voyages et déplacements est rarement consolidé. Comptablement parlant, l’outil de réservation en ligne, par exemple, est affecté au budget informatique ; la carte logée figure dans les moyens de paiements ; les agences de voyages dans la sous-traitance... Sans parler des notes de frais qui par essence échappent à l’exercice de consolidation tant elles sont diffuses.

Par ailleurs, les entreprises ne portent guère beaucoup d’attention à ce budget parce qu’elles le qualifient d’incontournable tant les déplacements sont au cœur de leur développement économique. Un manque de considération soutenu par des préjugés solides. En effet, la majorité d’entre elles pense que négocier avec les prestataires tels les compagnies aériennes est impossible. À cela s’ajoute une posture nouvelle : avec la digitalisation du secteur qui a permis l’avènement de nouveaux acteurs tels les comparateurs de prix, les entreprises laissent le soin aux collaborateurs de gérer eux-mêmes leurs voyages.

Ainsi, délaissé, le budget voyages et déplacements dérive silencieusement à la hausse.

De la nécessité de faire appel à un auditeur externe

Pour le maîtriser, à l’instar de tout autre budget, les entreprises sont invitées à en effectuer régulièrement un audit.

Et en raison de la complexité précédemment évoquée, faire appel à un expert externe est gage de succès. En effet, il saura jauger en toute objectivité la pertinence des outils, des process et des indicateurs de performance mis en place, trois leviers qui permettent de piloter le budget. Il est à noter qu’à cet effet, les entreprises perpétuent des process mis en place à leur création en oubliant qu’avec le développement de l’entreprise, ils sont inadaptés.

Un expert est, par exemple, en mesure de comparer la position de l’entreprise par rapport aux différents marchés. Ainsi, il sait identifier les frais moyens des nuitées d’hôtel de l’entreprise et les comparer avec la réalité du marché - dans une capitale majeure en Europe elles ne devraient pas excéder les 150 €HT. Concernant la location de voiture, de très nombreux frais supplémentaires s’ajoutent au prix de location à la journée (prise en charge gare/aéroport, carburant, frais d’immatriculation, GPS, one way, etc.), qui ne devraient pas dépasser le prix moyen de 50 €HT.

En outre, l’expert a les compétences pour détecter les leviers de performance. Au-delà de tous les aspects achats de négociation de contrats avec les prestataires, il conseille et met en place les process et les outils nécessaires à une gestion optimale du budget. Il est de plus de bons conseils pour configurer les outils de réservation en ligne et de gestion de notes de frais en fonction de la travel policy et saura vous assurer que ces logiciels dialoguent avec les systèmes comptables, RH ou tout autre logiciel à interfacer de l’entreprise.

Par Romain Dremaux, Consultant chez Euklead